結局、何するの？電子帳簿保存法のポイント

2024年1月から電子取引データの保存が完全義務化された電子帳簿保存法（以下、電帳法）。多くの経営者や個人事業主の方々が対応に悩んでいることと思います。

今回は、電帳法の概要と具体的な対応方法について解説します。

電帳法の保存区分について

電帳法では、保存が必要な書類を3つの区分に分けています。一つ目は仕訳帳や総勘定元帳、貸借対照表、損益計算書などの帳簿類。二つ目は請求書や領収書などの証憑書類。三つ目は電子メールやWebサイトでの取引データです。これらは、それぞれ電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存という形で保管する必要があります。

電子帳簿等保存の取り扱い

自社で作成する帳簿や決算関係書類、請求書などが対象となる電子帳簿等保存。これらは出力した紙または電子データでの保存が認められており、対応は任意となっています。会計ソフトで作成した帳簿類を電子保存する場合は、国税庁が定める要件を満たす必要があります。

スキャナ保存の概要

取引先から受け取った請求書や領収証などの原本を、スキャナで電子化して保存する方法です。こちらも対応は任意で、原本の紙またはスキャンデータでの保存が認められています。ただし、スキャナ保存を選択する場合は、タイムスタンプの付与や画質・解像度などの技術要件を満たす必要があります。

電子取引データ保存の義務化

2024年1月から完全義務化された電子取引データ保存。メールやWebサイトでやり取りした請求書や領収書などの取引情報は、原本となる電子データを保存する必要があります。保存にあたっては、タイムスタンプを付与するか、事務処理規程に基づく運用が求められます。

取り組むことのメリット

電子化に取り組むことで、次のようなメリットが期待できます。まず、保管場所が不要となることで、保管コストを大幅に削減できます。また、データの共有や検索が容易になり、業務効率が向上します。さらに、経理の透明性が高まり、財務管理の見える化にもつながるでしょう。

罰則規定について

電子データでの悪質な不正が発覚した場合、追徴課税の対象となります。また、青色申告の承認が取り消されたり、会社法による100万円以下の過料が科されたりする可能性もあります。ただし、税務署長が相当の理由があると認める場合は、猶予措置が適用されることもあります。

具体的な対応方法

まずは完全義務化された電子取引データへの対応です。国税庁のホームページから事務処理規程のフォーマットをダウンロードし、自社の状況に合わせて必要事項を記入することから始めましょう。
その上で、現在の業務フローを見直し、必要に応じて電子帳簿保存に対応したシステムの導入を検討することをお勧めします。

今後の対応のポイント

電子取引データの保存義務化は、デジタル化が進む現代のビジネス環境において避けては通れない課題です。以下のステップで対応を進めることをお勧めします。

1. 現状の取引形態の把握
2. 対象となる電子取引の特定
3. 保存方法の決定
4. 必要なツールやシステムの選定
5. 社内規程の整備
6. 従業員への教育

以上を勘案し、自社が無理なく継続できる運用体制を構築しましょう。

まとめ

電子帳簿保存法への対応は、一見すると煩雑に思えるかもしれません。しかし、これを機に業務のデジタル化を進めることで、業務効率の向上や経営の透明性確保につながるでしょう。

まずは自社の取引実態を把握し、できるところから段階的に対応を進めていくことが重要です。必要に応じて税理士等の専門家に相談しながら、確実な対応を心がけましょう。電子化への移行は、将来的な経営力強化につながる重要な投資と捉えることができます。