たけメモ式　Google DocumentsとWordの使い分け

Google ドキュメント、使っていますか？Microsoft Wordに慣れ親しんだ世代にはGoogle ドキュメントはいまいち使い所がわからないツールではないかと思います。今回は、たけメモ式、Google ドキュメントの活用法を紹介します。Google ドキュメントとMicrosoft Wordとの使い分けや、実際の作業フローなどを紹介します。

Google ドキュメントとMicrosoft Wordの使い分け

Google ドキュメントとMicrosoft Wordはいずれも文書を作成するためのアプリです。この2つにはそれぞれの特徴があります。この特徴による違いを考えて、次のように作業ごとにGoogle ドキュメントとMicrosoft Wordを使い分けています。

シンプルにまとめると、文書として書式などの体裁を整える・印刷して配布する場合などはWord、それ以外はGoogle ドキュメントで作業しています。この形に落ち着いた理由を説明します。

テキスト入力は音声入力できるGoogle ドキュメントが便利

Googleドキュメントのテキスト入力には、タイピングの他に音声入力があります。僕はこの音声入力をそこそこ使います。思いついたことをまず口に出すとある程度の精度で入力できます。

音声入力を開始するには「ツール→音声入力」を選択

音声入力の精度もそこそこ高いです。句読点などの記号も音声で入力できます。

音声入力中の画面　タイピングの代わりにプレーンな文を入力するには手軽で便利

ただ、音声入力だけですべてテキスト入力をするわけではありません。まずはざっと音声で入力してから、変換の確認をしながら書き言葉に変えていきます。まずは素材となるテキストデータをパッと入力できてしまうのがGoogleドキュメントの強みの1つです。最近はDX化が進み、文書なども印刷したものをファイル保管するのではなく、データのまま保管することが増えてきました。データのまま保管しておくメリットは、他のツールへのコピペや移動が容易になることです。元のデータに凝った装飾がされていると、移動先のツールでは互換性が不十分で修正が余儀なくされます。できるだけテキストデータは装飾しないプレーンな状態にしておくのが良いです。

Googleドキュメントでも体裁を整えた文書は作成できるがWordとは若干異なる

体裁を整えた文書として保存・配布する場合はWord一択

逆に作成する文書を体裁までしっかり整える場合は、Word一択です。Googleドキュメントでも文書の体裁を整えることは可能ですが、できることはWordの方が多いです。紙で配布する・PDF化して配信することが想定される場合は、Wordで作業を行います。

共同で作業をするならGoogle系のアプリが手軽

一つの文書ファイルを複数で共同で編集作業することが想定される場合は、Googleドキュメントを使用します。共有作業が容易なのが、Googleドキュメントの一番の強みだと思っています。

Google ドキュメントとMicrosoft Wordを使い分ける作業フロー

実際に僕が文書作成を行っている作業フローを紹介します。2つのツールの特徴を踏まえるとこのフローが最も良いのではないかと思います。

1. Googleドキュメントを起動、文書の基本的なテキストデータを体裁を気にせず入力する

2. （共同で作業する場合、Googleドキュメントで共有しながら作業する）

3. （ファイル内容を上長に確認してもらう場合：テキスト入力終了段階で共有して確認をもらう）

4. ①文書の体裁をほとんど整える必要がない場合、Google ドキュメントのまま文書を完成させる

5. ②文書を配布する・体裁を整える必要がある場合、GoogleドキュメントをWordファイルとしてダウンロードし、Wordファイルとして体裁を整える作業を行い文書を完成させる

文書作成のフロー図　入力はGoogleドキュメントで行い、体裁を整える作業でWordを使う

シンプルにまとめると、最初はGoogleドキュメントで共同作業や経過の確認をファイルの共有機能を使いながら文書の本文を作成してしまいます。そこから、どの程度体裁を整える必要があるかを見通して、必要ならばWordで仕上げ作業を行います。

Smart CanvasでGoogle ドキュメントをNotion的に使う

Googleドキュメントに追加された Smart canvasという機能をご存知ですか？このSmart canvasは、ページの切れ目がない無限キャンバス上にユーザーや予定、Google Drive上のファイルなど、あらゆるものをスマートチップと呼ぶブロックの形で無限キャンバス上にレゴブロックを組み立てるように置いていくことができるモードです。
このSmart canvasを簡単に表現すれば、Notionみたいに使えるGoogleドキュメントと言えます。

Smart canvasモードにするには「ファイル→ページ設定」と進む

Smart canvasの詳細な操作方法は、このYouTubeのまとめがおすすめです。

＠を入力するとスマートチップが選択できる　Notionの / と同じような感覚で操作できる

僕は複数で担当する授業の年間計画をこのSmart canvasで作成しています。担当者と共同編集しながら、毎回の授業の内容をまとめていきます。授業で使う資料なども全部まとめておけます。

実際の使用例　文書だけはなくプロジェクト管理ができるのがSmart Canvasモード

会議のレジュメはGoogle Documentsで会議を効率化したい

2024年度は会議を主催する立場にないのですが、会議のレジュメはGoogle Documentsで作成するのがよいと思っています。

• セキュリティは組織のGoogle アカウントを使っていれば問題なし、下手に印刷するよりも漏洩の心配なし

• 事前に配信しておけば、報告や各自が提出したい資料を書き込み、スマートチップで埋め込みでレジュメに必要な資料が揃った状態で会議を始められる

• 会議中もファイルを共同で編集しながら記録を作成、そのまま共有される

学校現場はDX化が遅れていますが、こういうことから始めるだけでだいぶ変わるのでは？　という提言で今回のメモを締めます。