秘書のいない会社の社長がChatGPTを秘書代わりに使う「相手方との日時調整編」
ChatGPTの登場で、日常的にGPTな話題が飛び交う昨今ですが、まぁあらゆる分野で便利に使えていますよね。
私は今、表参道のIT会社を経営していますが秘書はいません。
もちろん仕事のさまざまなアシストをしてくれる社員もいるので、いわゆる「秘書」がやる仕事の２割くらいは秘書じゃなくてもやってくれる状況にはなっています。
それ以外のことはITツールを駆使すれば、いわゆる秘書の仕事のある程度は自分でできるじゃないか！などと思っていたんですが、それでも自分でやるにも案外地味な作業ってありますよね？
秘書どころか、うちの社員にその地味な単純作業だけを頼み難い地味な作業ありますよね。
これこそChatGPT君の出番なんですよね。
ここでは私が活用するGPT秘書にどんなことをやらせているかをちょっとご紹介します。
スケジュール調整を行う
今のご時世ほとんどがオンラインのカレンダーツールを活用し、スケジュール管理しているにも関わらず、なぜ今でもスケジュール調整ってこんなに面倒くさいんですかね？
GooleカレンダーのAPI使って空き時間を抜き出すツールとかありますが、どうも使いにくい・・・人数が増えると調整さんのようなツールなどを使い始める人もいる・・・
もちろん別のスタッフに「A社とのスケジュール調整やっておいて」と頼むこともありますが、スケジュール調整くらいは本当は自分でちゃちゃっとやりたいですよね。
候補日時をこちらからスマートに提案する
皆さんはカレンダーツールなどから自分の空き時間を抜き出して先方へ伝える方法ってどうやってます？
あまり自動的に空き時間を抽出されると
「あーそこは確かに空いているけど、ちょっとメール作業したかったんだよな」
「空きが30分しかないし、次のミーティングの準備もあるのでそこには入れてほしくないな〜〜」
とか色々ありますよね。
会社ではG-Suiteを活用したGoogleカレンダーなのですが、
Macのカレンダーで読み込むとこのようになっています。
メインの緑色の予定は社員全員に公開されている私の仕事の予定です。
オレンジ色の予定は自分用のメモなどに使っているのですが、
システムで自動的に空き時間を候補にするよりは、自身で空き時間として指定したいですよね。そういう候補を「日程調整候補」としてコピペして入れておきます。
この中で、今回先方へ候補として伝えたい予定を
「Shiftキー」を押しながら、複数選択しながらポチポチ選んでコピーをします。
それを、例えばメモあたりにペーストします。
そうすると以下のようになるんですよ。
日程調整候補
予定日: 2023/04/18 14:00から15:00、JST
日程調整候補
予定日: 2023/04/18 16:00から17:00、JST
日程調整候補
予定日: 2023/04/19 11:00から12:30、JST
日程調整候補
予定日: 2023/04/19 15:30から17:00、JST
日程調整候補
予定日: 2023/04/20 10:30から13:00、JST
日程調整候補
予定日: 2023/04/21 14:00から15:00、JST
でもこのまま先方へメールで送るのは丁寧じゃないですよね。
日本の会社に送るのに「JST」は必要ないし、
曜日が書いていないのも相手に対して不親切ですよね。
また同じ日付の複数候補時間は、うまくまとめて欲しいですよね。
ここからの地味な加工はChatGPTを使います。
まず、プロンプト例は以下の通りです。
以下の日時のリストから、「月/日(曜日) xx:xx-xx:xx」形式に変換し、日時順に並べて一覧を表示してもらいたいのですが、同じ日に複数の時間帯がある場合は、「月/日(曜日) xx:xx-xx:xx xx:xx-xx:xx」としてまとめてください。例えば「5/9(水) 11:00-11:30 16:00-16:30」という感じです。
これはよく使うのでどこかにコピーして置いておいて、ここに続けて先ほどコピペした一覧を貼り付け、ChatGPTに聞いてみましょう！
ということで、このようにして先方へメールで送ればいいですね。メール本文もChatGPTに書かせてもいいですが、まあそのくらいは自分で心を込めて書いてもいいですよね。
基本的にはこの話はこれで終わりです。
ただこの手の地味な作業は他にもChatGPTはパパッと数秒でやってくれるので、お願いしてしまった方が楽です。
単純作業:日付に曜日を追加する
単純に日付に曜日を追加したい時とかありますよね。
そういう作業は数秒で終わります。
こんな作業スタッフに頼めないですよねw
それぞれの空き時間から共通の空き時間を探す
これもよくやる作業です。ただし指示をちゃんとしないとChatGPTも間違えることあるんです。
ん？おかしい・・・
ということで、うまく指示しないと（しているつもりだけど）間違えちゃうことあるんですよね・・・
ということで、現時点では100%信じちゃダメ。
たまに間違うこともあるおっちょのちょいな秘書だと思って
そんな気持ちで使っていきましょうね。