デジタル化が進んでいるのに、なぜかスマートに予定調整ができない問題

私たちの生活は、あらゆる面でデジタル化が進んでいます。デジタル化という言葉が恥ずかしいくらい何もかもデジタル/オンライン化が進みました。

紙の手帳でスケジュール管理する人も減りましたよね。
GoogleカレンダーやOutlookなどをつかって、スケジュール管理も一昔前とは比べ物にならないほど便利になりました。

にもかかわらず・・・
にもかかわらずですよ！

取引先や他社、友人との「予定合わせ」は、相変わらず面倒臭いです。
なんでしょうスマートに進みません。

「その日時はちょっと厳しいな…他は？」というやり取りを何度も繰り返す・・・これが繰り返される・・・

ありますよね・・？

特に１体１ならまだマシですが、
三人以上、特に三社以上跨った調整になると、まぁ大変です。

みなさん忙しいですしね。

結果、「調整さん」使いますか？！となったりします。
「調整さん」が悪いとは言っていませんが、もっとスマートにやりたいですよね・・・

なぜデジタルツールを使っているのに、予定調整がうまくいかないのか？

1. カレンダー管理の習慣の違い

GoogleカレンダーやOutlookを使っていても、各々の使い方や入力スタイルが違うため、予定調整が難航することがあります。
例えば、ある人は仕事やプライベートすべてをカレンダーに細かく記入しているのに対し、別の人は重要な会議しか入力しない場合もあります。
移動時間を入れている人や、入れない人。
そもそもどこにいるのかを入れている人、入れていない人。
表面的には空いているように見えても、実は隠れた予定が存在していることがしばしばです。

2. 柔軟性や優先度が見えない

まあ百歩譲ってオンラインカレンダーでは、予定が「空いている」か「埋まっている」かは確認できたとしても、その背後にある柔軟性や優先度まではわかりません。
例えば、相手が入れている会議が動かせるものなのか、絶対に動かせない重要なものなのかはカレンダー上では判断できず、調整に手間取ることが多いのです。

予定調整が仕事に占める大きな負担

それに予定を合わせるための調整は、仕事の中で一定のエネルギーを消費する負担となってもいますよね。

例えば、ある会議を設定するために、何度もメールやメッセージで候補日をやり取りし、その間に相手の都合が変わることもあります。特に複数の相手と調整する場合、この「予定合わせ」にかかる時間と労力は決して小さくありません。

秘書という仕事は、なぜ存在しているのかがよくわかりますよね。

企業の中では、予定調整を一度に多数の関係者と行うことが日常茶飯事です。
このプロセスは、ただスケジュールを合わせるだけでなく、調整そのものが一種の「交渉」となり、どの会議やミーティングが優先されるべきかを判断する必要があります。そのため、適切な時間を見つけるために割くエネルギーは、他の業務に充てたいリソースを消費してしまうことが多いのです。

スケジュール調整をもっとスマートにできないか？

この「予定合わせ」という問題を解決するためには、スケジュール調整自体をDXさせることが必要です。
現在のツールでは、まだ人間が介在する余地が多く、効率化の余地があります。

 AI(同士)による自動スケジュール調整

AIや機械学習を活用することで、関係者全員のスケジュールをリアルタイムで解析し、最適な時間帯を自動的に提示するツールがきっと出てくるでしょう。
というか個人情報や情報セキュリティの観点で、横断して確認することはできないため、普通に「AIが自動スケジュール調整」は難しく、
各々のAI同士が交渉して調整するというのがあるでしょう。

まぁすでにいくつかのスケジュール調整ツールがAIを使って提案を自動化していますが、これをさらに進化させ、予定の柔軟性や優先度も考慮できるシステムがでてほしいですね・・・

2. 完全自動化されたスケジュール提案

最終的には、人間が介在せずに、システムが全自動で最適なスケジュールを提案することが理想です。
例えば、AIが関係者の全スケジュールをスキャンし、最も効率的で現実的な候補をいくつか自動で提示する。これによって、何度もやり取りを繰り返す無限ループから解放されます。

ということで、とにかくスケジュール調整そのもののDXが早く進まないか・・・
予定調整にかかる無駄なエネルギーを削減して、もっとスマートで効率的にやりたいですよね・・・