あなたの普通は普通じゃない。チーム活動には「統一」と「気遣い」が必要。
チームで活動をしていくうえで
このお客様に関して・・
・やりとりはどこまで進んでるの？
・次のお支払いはいつなの？
・問い合わせに誰が返信するの？
・成約なの？未成約なの？検討中なの？
このタスクに関して・・
・完了しているの？
・進捗はどうなってるの？
・誰が担当しているの？
・誰が今抱えていてストップしているの？
MTGで・・
・それは今みんなで話し合うことなの？
・それはチャットで解決しないの？
・やることや方向性は決まったけど、誰がいつまでにやるの？
こんな場面に出くわしませんか？
その都度、
「どうなっていたっけ？」
って確認する時間が
発生してしまう。
"モッタイナイ" ですよね。
「言った言わない」問題も併発して
チームの空気も悪くなったり。
チームでやるだけでなく、
個人でやる場合でも
顧客やタスクの管理は不可欠。
セールスフォースなどの
顧客管理ツールなんて導入しなくても
無料でクラウドで
何でもこい！の
「スプレッドシート」が
今の時代はあるので、
スケジュール表や
タスク管理表、
お客様管理表を
さらりとした梅酒並に
さらりと作れちゃいます。
ただ、
管理表を作ったとしても
その管理の仕方を
簡単でもいいから
「ルール」として
統一しておかないと
結局、同じ事態を引き起こします。
例えば・・
成約、未成約、検討中の状態を
ちゃんと
赤、青、黄色って色分けしよう！
こんな感じで
↓
ん？
ちょっと待って。
DさんとEさんの
赤色と青色が違うのは何で？
何か意味があるの？
気にもとめない人もいるけど、
気にとめる人もいるはず。
もしかして
「別の商品を購入したってことかな？」
そんな疑問も生まれるはず。
「そんなの考えすぎ！」
って思う人がいるのもわかるけど、
可能性として考えられるだけで十分問題。
可能性が
余計な確認って手間を生んじゃう。
別な色で色分けした本人は
特に深い意味がない場合が多いけど、
気になる人にとっては
管理表を見ただけではわからないので、
結局、チャットで
誰かに確認することになる。
"モッタイナイ" ですよね。
管理表の意味がなくなっちゃう泣
これ、全部、気遣い次第。
管理表は
初めて見る人であっても
誰が見ても、
ぱっと見でわかるようにする。
報告書も提案書もそう。
チームでやるって
1人でやるよりも
大きな成果が得られるのに
1人1人の意識の低さや
好き勝手さで
生産性は半減。
半減どころか
「チームでやるって大変・・」
「1人の方がいいや・・」
「誰かに任せられない・・」
って
全部、自分1人で受け負って
自分の首を締めることにもなる。
チームの意味がなくなっちゃう泣
チームで活動していくうえで
というか
仕事をするうえで
生産性を上げる
スムーズに進める
ために
僕が大切にしているルールをシェアします。
ご参考までに。
・初見の人が見てもわかるようにする
・装飾は統一する（〇、◯、○、←こういうのも！）
・メモは日付や記入者名を明記する
・メモやチャットは誰が読んでも理解できる文章で書く
・こそあど言葉は使わない、省略しない
・管理表を無駄に増やさない、なるべく１枚に盛り込む（もしくはカテゴリ分けする）
・ルールをちゃんとチーム内で共有し、共通認識をもつ
・管理表に情報を入力するまでが仕事（後日だと記憶が薄れる）
・ホウレンソウは小まめに、しつこいぐらいやる
・誰かに確認しなきゃ解決できないことを1人で考えない（めっちゃ無駄）
・自分用のマニュアルだけ作る
・文字コミュニケーションの極意の徹底（過去に以下の記事で書いてました）
清瀬和規
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活動理念・取り組んでいる事業・ご提供しているサービスのご案内に関しては、以下の記事にてまとめております。
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https://note.com/kiyose_k/n/n6fa54a8f3958