報連相

《kiyopon》です。

仕事で「報連相」は大切だと思います。改めて「報連相」について語りたいと思います。

我が社では、「報連相」は出来ていません。上司が代表になりますが、「相談しても答えが返ってこない」、「報告や連絡しても面倒くさい」等の状況です。
問題が起きてもメーカーとお客様と連携しながら対応してるので、今のところは大きな問題に発展してません。

でも組織で働く上で、「報告、連絡、相談」は仕事をより効率的に進捗するために必要であります。
ほとんどの人が大切と思っていますが、意外と徹底出来ていないので、その方法と重要性、目的についてまとめてみます。

「報連相」とは

一般的に報告・連絡・相談のことで、今から30年以上も前に野菜のホウレンソウに例えた表現を使い、風通しのよい組織づくりのために考えられたものです。

報告……主に上司からの指示や命令に対して、部下が経過や結果を知らせる行為のこと
連絡……関係者に業務・作業情報を知らせること
相談……業務の過程で困った時や迷った時など、周囲に参考意見を求めること

仕事上でよくあるコミュニケーションですね。これらが円滑にできていない組織やチームは、仕事のミスやトラブルが多発する恐れがある為、今ではビジネスの必須スキルのひとつとも言えます。

「報連相」の目的とは

報連相の一番の目的は、組織・チーム内での情報を共有し、連携を強化するためです。仕事をするうえで、組織の一員である以上、1人ですべて完結するという内容はありません。必ず同じミッションを持った人が存在するのが組織です。

更に、縦と横にそれぞれ人間関係があり、情報共有と意思疎通ができていれば、問題が起こった際の対応もそれまでの背景が分かっていれば早いでしょう。

問題が無くても日々の業務がよく見え、改善点が見つかることもあります。チームプレーのレベルを上げるために、報連相を徹底する事が成功への近道なのです。

「報連相」の重要性

報連相の重要性は、情報を共有することでミスを最小限にして、業務を円滑に進める点にあります。そもそも会社の信用問題に発展するほどの大きなミスをするという展開は、普段から報連相を重ねていれば防げることでしょう。

上司も自分の性格や仕事スタイルをよく理解しやすくなり、必要なフォローを入れてくれることもある。

また、メリットがあるのは上司ばかりではありません。自分が取り組んでいる仕事を、第三者に伝えるという作業が発生する事によって、その全貌を分かりやすく整理する機会にもなり、回数を繰り返すほど説明レベルがあがり、あらゆる業務で効率化が図れます。

報告の方法

相手の仕事の仕方、スケジュールを把握しながら、報告方法を考える。

口頭……
急ぎの場合。結論から述べ、その後状況や原因を説明する。
自分の考えは、意見を求められたら発言する程度にする。

記述……
内容が複雑な場合や、グラフや図式を用いたほうが分かりやすい場合。
時間・数量・数値などを明確に表記する。

連絡の方法

対象・内容・緊急度・重要度によって異なるため、内容により使い分ける。
受け取る側が分かりやすいように端的にまとめる。

口頭
急ぎのもの、簡単なもの。対象者が多数の場合、朝終礼や会議等を利用する

文書
重要なもの
方針に関するもの
数字を伴い、グラフや図表を示すもの
要記録のもの
伝言だけでは、間違いが起こる恐れがあるもの
所定の様式が決められているもの
制度化されているもの（定例報告や日報等）

相談の方法

相談は事前の準備が大切です。良いアドバイスをもらうためには、自分の持っている情報を整理し、順番通りに分かりやすく伝える。

1. 現状と全体像の説明
2. 事柄の目指しているところ
3. 相談する前にすでにやったこと、その結果

この3項目を伝えることで、相談をされた側からは「どの部分に問題があって、どういうことをしたらいいのか」という事が分かりやすくなり、より的確なアドバイスを与えることができる。

「報連相」は役割を果たすために必要

仕事の方向はどんどん変化していくものです。報連相がしっかりしていれば、因果関係や時系列の流れを周囲や上司にも理解してもらえ、全体像を掴んでもらうことでつじつまが合い、混乱も防げます。
緊急性・重要性をうまくコントロールしながら、チームでの役割を果たすために日ごろから気を付けていきたいですね。