規程管理担当者が語る自社プロダクトのここがスゴイ！
弊社の社内規程は、もちろん自社のプロダクトKiteRa Bizを使い管理・運用しております。
今回は、株式会社KiteRaの規程管理担当者である総務グループ マネージャーの井上さんにインタビューさせていただき、自社内での規程管理について、ご紹介いたします。
【プロフィール】
井上 敬太 （いのうえ・けいた）
コーポレートユニット 総務グループ マネージャー
これまで飲食業や不動産業で情報システム業務に従事し、前職の不動産業からは情報システム業務と兼務する形で総務業務も経験。
より顧客のためになる事業に携わりたいと思ったことや、KiteRaの「ミッション」実現に共感し、2021年10月にKiteRaに入社。一人目の情シスとして情報システム部門の立ち上げでjoinし、現在は総務グループのマネージャーを務めています。
KiteRa 総務グループでの規程管理業務について
― まずは、井上さんの担当業務を教えてください！
私が管轄している総務グループでは、総務業務と法務業務と情報システムの業務があります。
私の元々の本業は情報システムなので、SaaSの新規導入や、セキュリティ周りの管理運用がメイン業務ですが、総務業務としてはファシリティの管理、オフィスの環境整備やレイアウトの変更、庶務業務など。
そして、規程管理の業務が含まれます。
法務業務は契約書のレビューや管理、反社チェック・信用調査などの業務がありますが、それぞれの業務をメンバーと分担しながら、実業務とメンバー4名のマネジメントを行っております。
― 幅広い業務をご担当ですが、その中で、規程管理業務について詳しく教えていただけますか？
社内規程の総括管理業務を、総務グループが担当しております。
実際の規程作成作業については、例えば人事関連であればHRグループ、経理関連であれば経理財務グループ…など内容に関係する部署が作成していますが、作成・変更した内容は取締役会や経営会議の議題に上げる必要があります。
取締役会の運営は総務グループが取りまとめを行っているため、内容の要約を把握しておく必要があり、統括管理も任されています。
加えて、総務グループは作る規程数も多いので、数自体も私が一番作っていますね！
― 業務の流れを教えてください。
基本は、以下の2パターンで業務が発生します。
①新しい社内ルールが出来る時やルールを変更する時、または法改正が行われた時に、社内規程の見直しが必要となります。
②監査法人から、IPOに向けて用意すべき規程や内容変更の指示がありますので、その指示に合わせて社内規程を作成する必要があります。
例えば、社内の組織が変われば「組織規程」や「職務権限規程」を変更する必要がありますし、リモート勤務のルールが変われば「在宅勤務規程」やその他関連する規程の変更が必要となります。
いずれにせよ、社内規程とは会社ごとに定める社内ルールのことですので、社内環境が変わる際に、社内規程の見直しが必要というイメージです。
当社は設立からまだ5年のため、法改正に伴う変更は少なく、現状は改正された内容を織り込んだ上で規程を作成していることが多いですね。
作成完了した規程は、最終的に経営会議や取締役会に上げて承認を得て、最後に従業員に向けて通知メールをお送りし、一旦は完了です。
― 規程を「新規」から作ることと「変更」すること、どちらが中心なのでしょうか？
直近ですと変更の方が多いですが、去年は新規で20規程ほど作成しましたので、時期やタイミングによると思います。
現在、弊社は将来的なIPOに向け準備を進めている段階です。
去年は準備しておかなければならない規程が20規程ほどありましたが、今後も追加整備が必要と考えています。
プロダクト（KiteRa Biz）の活用と勧めたい機能について
― そもそもですが、これまでも規程業務に携わったことはありましたか？
前職でも情シスとして、セキュリティ周りの規程をごく一部修正したことはありましたが、ここまでメインで携わることはありませんでした。
ですので、規程管理業務ほぼ未経験・法律の知識もない私にとっては、KiteRa Bizは無くてはならないプロダクトです。
通常、新規で作成する場合は、社労士事務所から雛形をもらったり、DVD付の「社内規程の作り方」などの分厚い本を購入しDVDから雛形をダウンロードして作成することが多いと思うのですが、専門的な内容にも関わらず、条文に対しての説明や解説が書かれていないこともあります。
KiteRaでは社労士の資格を持っている専門家のグループがプロダクトの開発に携わっており、プロダクト内に、条文への説明や解説を用意してくれています。解説を参考にしながら作成することができるので、素人でも安心して作成することができます。
ほぼ未経験だった私が、通常のやり方で「一から規程を作って下さい」と言われていたら、結構きつかったなと思います…
―井上さんが、とくにお勧めしたい機能はありますか？
個人的には、作成や編集のエディター機能と、新旧対照表の自動生成機能ですかね。
社内規程の構成は、「第〇章・第〇節・第〇条・項」などで文章を標記することが多いですが、追加条文を入れたい場合に、標記を自動で作成し、番号も自動修正してくれます。エディター機能としては大変便利な機能だと思います。
新旧対照表とは、どこの条文を変更するのか分かるように、変更前と変更後の双方の条文を一覧にしておく表です。
一般的には変更前の条文と変更後の条文をコピペしながら一覧表を作らないといけないため、数時間～場合によっては1日以上かかる作業にもなります。
大型の修正が発生すると、かなり時間がかかりますね。
KiteRa Bizを利用すると表を自動生成する機能があるので、ワンクリックで表を作成することができて、とても助かっています。
社内の規程担当者としてユーザー視点で言えること
一言で「規程管理業務を圧倒的に効率化できるプロダクト」です。
私は総務業務の一部として規程管理業務を担当しておりますが、KiteRa Bizのおかげで、規程にかける全体的な業務割合は、1割程度で済んでいます。
おそらくほとんどの規程担当者は何らか他の業務をメインにしながら、平行して規程整備も行っていると思います。
私のように、プロダクトで解決できる部分は労力をかけず効率的に作業していただき、本質的な業務やメイン業務に集中していただければ嬉しいです。
またKiteRaの規程担当者として、プロダクトに対しユーザー視点で気づいた点や要望については、開発側にフィードバックするようにしています。
規程担当者だからこそ見える部分があると思いますので、一番身近なユーザーとして、プロダクトの発展に貢献したいと考えております。
今回は、KiteRaの社内規程を管理されている井上さんにお話を伺いました！
井上さん、ありがとうございました！
KiteRaでは、新しく仲間になってくださる方を大募集しています！