選定直前集中投稿#6: 即決即断、本部の一貫性

こんにちは、理事長の青柳です。
とりあえず言えることは、ねぷたの山車作成は順調です。完成を楽しみにお待ちください！

相次ぐ建て増しで構築された組織は歪みが生じていた

50年続く学童は、幾度もの運営体制変更を経て

うさぎっ子クラブは昭和50年（1975年）にスタートした組織です。個別運営、連絡協議会、NPO法人化ときて、現在のNPO法人による指定管理制度に落ち着きました。

保育の現場でやっていることに関しては、そう多くは変わらないのかもしれませんが、本部組織については大きく変わる必要がありました。なぜなら、組織は元々は独自運営でしたが、徐々に行政の補助金が入るようになりました。そういった行政との関係が変化する中で、色々と組織変更をせざるを得ない状況があったわけです。

不明確な責任体制や業務範囲

そういった運営体制の変化とともに、内部組織も変更されていきました。しかし、そういった継ぎ足し式の組織は、おかしな体制になりがちです。御多分に洩れず、うさぎっ子クラブもそのような感じになっていました。

一番致命的だったのは、意思決定プロセスが不明確だったことです。大袈裟に言えば、判断を仰ぐ人というのが「なんとなくその場にいる人」になっていたのです。こうなると、どうしても責任体制や業務範囲などが不明確になります。コミュニケーションロスが生じて、無駄や、事故が発生しやすいですね。

運営会議は月に一度だった

うさぎっ子クラブでは、三役会という会議体があります。法人理事で運営について議論する会議です。ちなみに、いまも継続しています。

この問題ですが、検討事項の粒度がまちまちだったことです。例えば、事務用品の稟議から、学童の大規模化と人数超過問題をどうするか？という議題が混ざった会議だったわけです。まず、事務用品の稟議を経営会議的な場で話のも場違いです。

次に、会議の頻度が月に一度だったことです。大規模化問題をどうしようという規模の大きい話を、月に一回話したところで何も進展しません。継続的に活動するワーキンググループがないというのも問題でした。

理事長、GM、SV で構成される本部5人衆

1ヶ月も待てない、会議は即時開催

話し合いが必要であれば、基本的にすぐに行います。月に一度なんて待っていられません。必要な会議はすぐに行います。

一昔前であれば、会議を行うのは大変でした。事前にスケジュール調整して、場所を決めて、という準備が必要でした。しかし、現代はチャットもWeb会議システムもあります。ある程度のことはチャットでことが済みますし、必要ならWeb会議、本当に大事なことは対面で行う、といった選択が可能です。

本部5人衆でスピーディーで一貫性のある判断を

大人数の集まりでよくありがちな話の流れで「一応、皆さんに確認をとってから・・・」というステップを入れるのはよく聞く話です。しかし、その後は大体決まっていて「誰も意見なし」か「ごく少数の反対意見が出てきて話が停滞してしまった」のどちらかではないでしょうか？

程度問題はありますが、ある程度スピード感を求められるような決断に、全員へのお伺いをたてるのは良い方法とは言えません。代表となる人間が、失敗したら責任を取る覚悟で「一旦こう進めさせてください」と、進めるのがベストだと私は思います。

そういう考え方から、通常の業務判断は、責任を持って本部5人衆が即断するようにしています。

本部の一貫性の無さは現場を混乱させる

あの人はああいったのに、この人はこう言った、どちらを信用すれば良いですか？よく聞くような話ですが、これはあってはいけません。
現場がスムーズに業務を行うためには、本部の一貫性はMUSTです！