会議が長い？その会議短縮できます

2023年1月16日 13:46

こんにちは、理事長の青柳です
先週の土曜日に理事会がありました。ちなみに、今年度からはオンライン同時開催もしています。家を空けられない・・・というかたでも大丈夫です！

理事会とは

文字通り NPO 法人の理事を集めた会議です、年6回開催されています。

うさぎっ子クラブは「保護者とともにつくる学童保育」という基本方針ですので、保護者の方にも理事になっていただいています。これは、保護者の方を理事に置くことで、利用者目線からかけ離れた経営になることを避けることが狙いです。

まあ、当 NPO 法人の理事会だけの話ではないと思いますが、会議がやたら長いというのはよく聞く話です。ご多分に漏れず、うさぎっ子クラブの理事会も2時間もしくはそれ以上かかっていました。

聞くところによると、人間の集中力は1時間持たないらしいです。ですので、長い会議というのは、後半集中力が切れている状態でだらだらやっているということらしいです。

2ヶ月に一回とはいえ、理事の方々についてはわざわざ休日に時間を割いて会議に出席して頂いています。なので、なるべく有意義な時間になるよう、会議にも工夫が必要です。

まずは、配布資料の見直しです。あとで資料だけ見てもなんとなく状況がわかるようにしないといけません。ですので、話が重複したり、あちらこちらにトピックが分散していたりというのは避けなければいけません。

こちらについては、資料の目次を作成してみることが大事です。私が資料を見るときは、目次と冒頭の説明から確認します。これをみて「おや？」と思う資料は大抵読む価値がありません笑

会議には大抵メインの議題があるはずです。それなのにその他の項目の説明で時間を取りすぎてしまい、重要なトピックの議論をする時間が足りなくなってしまったなんてことがあるかと思います。

これについては、予めメインの議題を明確にし、前述の資料で「今日のメインはこれ」としておくのが重要です。資料の並び順も、いきなり付録みたいな資料が先頭にあってはいけません。

よく、資料に書いてある文字を一字一句間違えなく読み上げる人がいますね。あれは不要です、やめてほしい笑。音読と黙読では、黙読のほうが圧倒的に早いので、各自が黙読したほうが効率が良いのです。これだけでかなり時間が削減されます。

ただ、補足説明が必要なこともあるでしょう。ですので、まず「これとこれについて補足しておきます」という具合に補足のみ説明して「あとは各自読んで、不明点があれば質問してください」というふうにします。

資料は当日に配布ではなく、事前にメール等で共有しておきます。別に宿題で見ておきなさい！というわけではありませんが、見たい人は事前に見られるので、当日の話の流れを把握しやすくなります。

上記を実践した結果、理事会は１時間で終わりました！

会議が早く終わったことで、その後の30分くらいを使って、その場で出たちょっとした議題について話をすることができました。理事会の議題＋αの議論ができるくらい余裕ができたということですね。