昭和なNPO法人を襲うDXの波！？

こんにちは、理事長の青柳です。
今回は、うさぎっ子クラブを突如襲った DX の波について書いてみます。
まあ、襲ったのは理事長なんですが 笑

DX ってなんですか？

DX（デジタル・トランスフォーメーション）とは何か？詳しく知りたい方は以下のリンクなどを御覧ください。まあ平たく言えば IT 化ですね。

「デジタル・トランスフォーメーション」DXとは何か？ IT化とはどこが違うのか？ | 経済産業省 中小企業庁「デジタル・トランスフォーメーション」DXとは何か？ IT化とはどこが違うのか？

紙の報告書はやめよう

まず理事長になって驚いたのは紙文化でした。実は私は IT 技術者でして、少なくともここ10年は電子化された資料しか扱っていませんでした。IT 野郎が格好つけやがってと思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、もはや紙の資料のメリットはあまりないと思います。例えば

• 二重三重のコスト

  • 学童支援員が紙の報告書を記入して事務所に持っていく

  • 紙の報告書の情報を本部の事務員がワープロで打ち直している

  • 報告書を収納するためにバインダーや棚が増える一方

• 参照が不便

  • 過去の資料はわざわざ事務所に行かなければ読めない

  • 検索できないので、全ページ読んでいかないといけない

  • 最終的に積んでおくだけになってしまう

• 情報伝達が遅いし限定的

  • 紙が来ないとわからない

  • 紙を読んだ人しか知らない

電子化して良かったことの具体例

一般論ではよくわからないので、実際に電子化してよかったことの具体例をいくつか挙げていきたいと思います。

怪我の報告

子どもに怪我があった場合は怪我についての報告書を作成します。以前は紙の報告書で、３営業日以内に作成して事務所に持っていくというルールでした。このやり方だと情報が一部にしか伝わらないし、伝わるスピードも遅いですね。

そこで、怪我報告専用の Web アプリ（Kintone）を作成し、怪我が発生した即日に一次報告だけは済ませるというルールにしました。本アプリでは新しい怪我報告が入力されると、役員と事務局には即時通知が届くようになっています。今まではすべて現場で対処しなければなりませんでしたが、現場以外の事務所からでもフォローが可能になりました。

また、今までは、怪我情報については他の拠点では知り得ない情報でした。しかし、今はすべての拠点での怪我情報が参照可能ですので、別拠点であった怪我報告を活かして「ウチも気をつけよう」ということが可能になりましたし、定期的に行っている怪我対応についての振り返りをするときにも、すべての情報がもれなく記載されているので役立っています。

電話文化からチャット文化へ

うさぎっ子クラブでは Google Workspace というツールを導入しました。支援員、事務員、全てに Google のアカウントを発行し、メール、チャット、共有ドライブ、カレンダー、オンラインミーティングなどを自由に使えます。ちなみに、NPO 法人は無料で利用できます！Thank you, Google

この中でも有効なのがチャット機能です。チャットにはスペースという機能があり、関係者に閉じたチャットができます。LINE でグループを作るのと同じですね。

いままでは、色々な問い合わせはすべて電話でした。電話も悪くはないのですが、効率悪い場合が多いのです。電話は基本的に１対１ですので、決まったことをいちいち別の人にまた電話して共有するということが必要になります。
チャットであれば、関係者すべてが相談の状況を見ることができます。どのように決まったか、どういった経緯でそうなったのか、などが一発で情報共有できます。伝言ゲームがなくなりましたし、誰かに情報共有漏れということもなくなりました。

会議はオンライン同時開催を標準に

法人ですので、色々な会議が必要です。また、保護者の方に参加していただく会議も多々あります。特に保護者の方については、家にお子さんを残して会議に来るというのは中々ハードルが高いですね。

そこで、基本的に会議はオンライン同時開催を標準としました。これにより、今までは参加できなかった方も気軽に会議に参加することができるようになりました。

手間を減らして子どもと向き合う時間を増やす

つまり、DX の目的は「手間を減らして子どもと向き合う時間を増やす」ということです。これは、支援員についてもそうですし、保護者の方にとってもそうです。
うさぎっ子クラブに関わる皆様が、より子供と向きあう時間が増えるよう、理事長は引き続き DX に勤しんでいこと思います。