理想の姿、どこにある？～チームメンバーと探す「共通認識」の地図～
みなさんこんにちは！
最近、姪っ子とスポッチャでトランポリンをしていた際に、
見事に腰を痛めてしまった、きんたです！！
私生活に支障はないので、なかなか病院に足が向かず、
結局行かずじまいになっています。
（はよ行けやっ！ってみんなに言われる今日この頃）
そんな私の自己紹介も、よろしければご覧ください！
最近私は、会社でデジタル研修に参加していて、
日頃の業務においても、デジタルを通じた課題解決の視点を今まで以上に持つようになった気がします。
今までも、色々なアイデアを考えてみたり、初心者ながらにプロトタイプを作ってみたり、、、よろしければこちらもご覧ください！
（きんた奮闘しています！）
ただ！！
自分で考えたアイデアやプロトタイプは、
自己満になってないですか？？ということ。
仕事もサッカーと同じで、チームプレーが求められるシーンは山ほどあります！
そう！ここで肝心なのは、、
業務課題ひとつとっても、自分が感じていることだけでなく、
部署メンバーが抱えている業務課題は何なのか？
共通認識を持っている課題はどれだけあるのか？
ということが大事なわけです！
ということで、、
今回は、部署メンバーと一緒に業務課題について話してみました。
メンバーとのスパーリング
課題の共有から始まる改善への道
私の部署は、上司のAさん、同僚のBさん、私の3人で構成されていて、
とある週末に実施した、学生とのオンライン採用イベントの終わりに、
時間を設けて話し合いを実施！
まずは、部署メンバーが抱える課題を整理し、共通認識を持つことが重要だということをメンバーと共有し、上司のAさん、同僚のBさんとともに、現状の課題を模索しました。
業務効率化の必要性
私：「まずは、些細なことでもいいので、業務の中で課題に感じていることを洗い出していきたいと思うのですが、、うちの部署だと月末に大量に送られてくる人材派遣などの請求書の処理が煩雑になっている気がしますよね。」
Aさん：「そうだね。例えば、請求書の振り分けとシートへの内訳入力は時間がかかるし、ミスも発生しやすい。RPAを活用できれば、もっとスムーズになるかもしれないね。」
私：「そうですよね、それならPower Automate Desktopを活用して、自動でフォルダ整理やデータの入力ができる仕組みを作れそうですね。それなら出来そうな気がします！笑」
Aさん：「それができれば、確認作業に集中できて全体の精度も上がるはずだね。」
～気づき～
✓手作業が多い業務は自動化することで精度とスピードが向上する
✓派遣請求書のフォルダ振り分けとシート内訳の自動化は、ミスを減らし、確認作業に集中できる環境を整える
※請求書の振り分け自動化は早速やってみたので、至らぬ点は多いですがご覧ください！
新卒採用プロセスの見直し
Bさん：「新卒採用でいうと、アウトソーシングから送られてくるエントリー状況報告のシートだと、プロセスごとのデータが分かりずらいので、どのプロセスでどれくらいの歩留まりが発生しているかがひと目で確認できるようになるといいですよね。」
私：「そうだね。エントリーからインターンシップ、説明会、面接、内定などプロセスごとの歩留まりを簡単に見れる仕組みやツールがあるといいね。」
Bさん：「それなら、どこで課題が発生しているのか一目で分かるし、今まで以上に打ち手が考えやすくなりますよね。」
私：「これなら、Appsheetで簡単な管理アプリがつくれるかも！」
～気づき～
✓データの可視化が意思決定のスピードを上げる
✓プロセスごとの歩留まりを簡略に見える化することで、分かりやすく改善すべきポイントが明確になる
適性検査と新しい採用手法の最適化
Aさん：「パートさんを採用する際、試験や適性検査のプロセスも簡略化できないかな？」
私：「確かに、現在の方法だと手間がかかってますよね。試験用紙や適性検査の用紙など事前に印刷してて、、紙からデータに変更できれば、時間短縮や経費削減につながりますね。何か新しいツールの導入を考えてもいいかもですね。」
Aさん：「そうだね。あとは、当社版スキマバイトのように、日払いで好きな時に働けるような、自由度高く大規模なシフト管理ができる仕組みができたらいいよね！」
私：「それはなかなか規模が大きいですね！会社の仕組みや制度を変えていかなきゃいけない話ですよそれ！笑」
Bさん：「たしかにそうですね！笑」
データの自動反映とZoomリンクの管理
Aさん：「他には、特に新店採用のとき、応募者の履歴書データをExcelに打ち込んでるけど、自動反映できればいいよね。」
私：「いつも一人ひとり入力してますもんね。履歴書のデータの名前と住所だけでもExcelに自動反映されれば、手間も減りますし、入力ミスもなくなりそうですね。GoogleスプレッドシートやRPAを活用すれば、自動でデータを整理できそうですが、、」
Aさん：「ただ、履歴書の書式もバラバラだから、決まった書式じゃないと難しいのかもしれないね。。」
私：「そうかもですね、、」
Bさん：「それと、新卒採用に関していえば、一次面接や説明会などのZoomリンクの管理も煩雑だから、システム化できないですかね？設定したZoomリンクをアウトソーシングに共有する際、Excelに張り付けて共有してますが、あの作業が意外と手間なんですよね。」
私：「確かに！それ意外と手間！！盲点だったわ！！今の時期になると面接とか説明会も増えてくるからね。一回触ったことあるけど、GASとかPower Automate Desktopを使えばいけるかも。手動で管理する手間が減るかもしれない。」
～気づき～
✓新しいツールや仕組みを取り入れることで、無駄な作業を削減できる
✓適性検査の簡略化や、Zoomリンクの自動反映など、デジタルツールを活用して業務負担を減らす
最後に
共通認識を持つことで、理想の未来へ
このように、私たちの部署には、様々な課題が存在していることを改めて感じました。
自分だけでは見落としがちな課題にも気づくことができ、チームとして共通認識を持っている課題の再確認もすることができました。
今までの私は、業務課題を考える際に、メンバー視点ではなく自分視点で考えることが少なからずあったように思います。
しかし、業務の見直しは、
一人ではなくチームで進めることが重要なのだと気づきました。
今回のようにチームで話し合い、共通認識を持つことで、より実現可能なアイデアが生まれると思うので、これからは、私の想いも乗せつつ、メンバーの想いも形にしていきたいと思いました！