【極意】堅物な上司を沼らせるスケジューリング術

日々の仕事で必ず行うのが段取りだ。
作業を分解、グループ化し、優先順位付けをする。一般的な段取りの手順だ。
では、段取りをスケジュールに「どう組み込むか」という意識は持っているか。
スケジューリングの意識が低いのなら、仕事は全て「点」になる。
全体を俯瞰出来る段取りのスケジューリングを紹介しよう。

順番は「月→週→日→時刻」

作業のスケジュールは、大きな時間単位から小さな時間単位に落とし込む。
・何月に行うか
・どの週に行うか
・何日に行うか
・午前/午後のどちらに行うか
・何時（何分）に行うか
大掛かりな作業なら、まず月単位から決定しよう。
関連作業はほぼ毎週行うというスケジュールになる。
それより小さい単位、何日に行うか、何時に行うかなどは個人を裁量に任せるのが一般的だ。
時刻までは決めず、「◯日に」「◯日の午後」など、多少曖昧な形で日程に組み込む方がやりやすい作業も中にはある。

「最長2時間」で一区切り

作業の内容により、まとまった時間をとってやるほうがよい作業と、分割しても問題ない作業の違いも考慮する。
柔軟なスケジュールが可能になるからだ。
では、一括処理型の作業行うには何時間を目安にするか。
高度な集中の持続は1時間、最長でも二時間が限度だ。
学校の授業が一時間程度なのは、集中が持続する時間だと考えられているからだ。

締め

本日は、誰も気にしたことのない段取りのスケジューリングについて紹介させてもらった。
マクロ→ミクロの順番に落とし込んでいくのは、「段取りの段取り」でも共通だということを押さえておこう。
この記事が、あなたの悩みを解決する導火線に火を点けることを、心から祈っている。

おうさまのひとりごと

今回の記事はいかがでしたか？
恒例となりつつある段取り記事ですが、今回はスケジューリングのテクニックを紹介しました。
スケジューリング術は「大→小」が基本となることをまず押さえてみましょう。
また、現代ではスマホと手帳の二刀流が主流ですが、MECEの視点を持つことを忘れてはいけません。記入漏れがあると、ズレが生じ、その分だけ時間をロスします。
おまけのスライドを参考に、スケジュールの見直しをしてみてはいかがでしょうか？
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いつも王様のハウツーをご利用いただき、ありがとうございます。