【文章最大の欠点】あなたの資料がゴミ箱に捨てられる理由

「君、資料をただ読んでいるだけだろ」決済者へのプレゼン中、こんなことを言われた経験はないだろうか。
徹夜してパワーポイントで作成した10枚のプレゼンの資料。資料を見てみると、用紙いっぱいに、これでもかと文章が詰め込まれている。あなたはただ国語の授業のように、資料を淡々と読み上げるだけ。これでは聞き手が苛立つのも当然だ。

文章には欠点もある

現在でも、プレゼン資料や企画書は、文章が主体の会社は多い。だが程度問題というものがある。資料の改善を指示されているようでは、文章を使いこなしているとは言えない。
そもそも、文章には４つ、欠点がある。
①  全て読まないと内容が分からない⋯最初から最後まで文章を読み込まないと、内容の意味を読み取れない。小さい文字で書かれている場合は更に悲惨だ。相手の意欲を削ぐだけだ。
②  ごまかしが効く⋯自分に都合が悪い情報は、言葉を濁してごまかす事が出来る。これでは内容の透明性に欠けてしまう。
③  文章を書くのが苦手⋯学校の授業で、作文を書く機会がある。読書感想文など、文学作品を読み、自分の気持を文章にする。その影響で文章を書くことが苦手になっている。
④  作成に労力がかかる⋯パソコンやスマホが普及し、書くストレスは大幅に減ったが、文章を作ることがそもそも一仕事だ。書いて、見直す。この繰り返しと、元から高くもない文章力が、更に完成を遠いものにする。

図解でバランスさせる

文章力はビジネスマンに求められる素養のひとつであることは疑いようがない。だが、能力を高めるのに時間がかかる欠点もある。文章を作成している間に、相手が求める文章力の水準に達することはない。スピードと効率が同時に求められる現代、図解を使うことが、最も簡単で合理的な方法なのだ。

終わりに

本日は、文章が持つ致命的な欠点を4つ紹介させてもらった。文章ばかりの資料が好まれない理由をもうひとつある。視認性が低く、見づらいという点が挙げられる。また、デザインのレイアウトを崩す危険性もある。文章と図解のバランスを意識しよう。
この記事が、あなたの悩みのひとつを解決する導火線に火を点けることを、心から祈っている。

おうさまのひとりごと

今回の記事はいかがでしたか？
文章力に長けた人や、図解に慣れていない人ほど、資料に文章を詰め込みがちです。
「相手が最後まで読んでくれるだろう」という前提がそもそもズレていることに、気づいていなかったりします。
どこの会社も、決裁権を持つ人はヒマではありません。
「一分で伝えろ」なんて本もあるくらいです。
冗長な理屈を聞くより、イエス・ノーのジャッジをしたいんです。
決して文章が悪いわけではなく、図解と文章のメリハリを効かせなければなりません。
テーマを資料に落とし込む前に、図で表せる所は、図解してみましょう。
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