タイムマネジメント⑧　スケジュールを立てよう

だいぶ間が空いてしまいましたが、タイムマネジメントの続きです！
前回は、業務の所要時間を正確に見積もる方法について書きました。

今回は、その見積もりを踏まえて、スケジュールを立てる方法について整理していきます。

大切なポイントが多くて、今回かなり長めになってしまいましたが、最後まで読んでいただけると嬉しいです！

⏰朝の５分でできる！その日の計画立て

みなさんは、勤務時間のスタート時、その日の計画を立てていますか？

なんとなくメールチェックして、とりあえず昨日の続きや、急ぎっぽいものからやっつけよう。そして、一つのタスクが終わるたびに、「次は何しようかなぁ」と少し悩みつつ選んで、また次の業務にとりかかる。

もし、そんな感じで仕事をこなしている場合は、今回の記事を参考にしていただければと思います。

その日の計画を立てておくことで、「次は何しようかなぁ」と迷うことなく行動できるようになります。その都度ちょっと悩む時間も、ちりも積もれば山となりますよね。その時間、もったいないと思いませんか？

業務を洗い出す際に所要時間の見積もりができていれば、その日のスケジュールは5分あれば決められます。

⏰退勤時間を決める＆拘束される時間を確認

まずは、「どうしても今日中にやらなければならないこと」などを踏まえて、退勤時間を決めます。

定時に帰るのか、ある程度残業するのか。

これを決めるか決めないかで、仕事の捗り具合が変わるから不思議なんですよね。

私は以前、保育園に子供２人を預けてフルタイム勤務をしておりましたが、保育園の延長保育には時間のリミットがありました。どんなに遅くても19時までにはお迎えに行かないといけない。

そのためには、遅くとも18:28の地下鉄には乗らないといけない。そのためには、18:20には職場を出なければいけない（職場から駅までは、自転車を使ってました）。

なので、よっぽどのことがなければ、必ず18:20には職場を出ていたんです。数年経ってお迎えが必要ではなくなった頃と比べると、そのリミットがあった当時は、日中の仕事への集中度や捗り具合が勝っていたと思います。

というわけで、お尻の時間を決めることの有効性は大きいと思います。

また、すでに決まっている会議や打ち合わせ、商談など、人との約束＝拘束される時間も確認しましょう。スケジュールにすでに入っていますよね。

この拘束される仕事のために、移動時間や直前に資料を読んでおくなどの準備時間が必要であれば、その時間をスケジュールに入れます。

そして、残った時間をどう計画するかがポイントです。
以下にやり方をご紹介していきます！

⏰シンプルな方法

一番シンプルなのは、特にやる時間を決めずにその日にやる仕事だけ決めておく方法です。

まず、上記の拘束される時間を除いた、その日に自分が使える時間をざっくり算出します。
そして、前回ご紹介したアイゼンハワーマトリクスに振り分けた業務リストを確認しましょう。

その中の優先順位の高いものから、その日に取り組むべきタスクを選びます。所要時間も勘案して、その日の自分が使える時間でこなせそうなタスクを選びましょう。

使える時間とそれぞれの所要時間次第ではありますが、優先順位が高い１～２つと、できそうならやるタスクをもう１つくらい選んでおくくらいでもOKです。

もちろん、その日でなければならない仕事があれば、それを含めて選びます。

後は、自分で使える時間が来るたびに、その日選んだ仕事をこなしていけばOK。

こうしておけば、何をやるか悩むことなく、選んだ業務に集中して取り組むことができます。選んだ１つ目が終われば、２つ目にとりかかる。
ただそれだけです。

⏰しっかりスケジューリングする場合