【結論から話す】とは相手のネクストアクションを分かりやすくすること

人と会話をする際に、
長く話してしまうことがあります。

人の集中は3分が限界と言われており、
聞き手から「結論は？」と
指摘を受けたこともあります。

では、
なぜ聞き手は結論を知りたいのか。

聞き手は「自分が何をしたら良いのか」を
知りたいからだと思います。

例えば、プライベートで友人に話す際は、
起承転結で(過程から)話すと
オチ(結論)が付いて話が発展したりしますが

日々仕事が立て込んで忙しい時に、
「ちょっとすみません」と話しかけられて
結論ではなく過程から話されたりすると、
「で、私は何をしたら良いのか」と迷わせます。

【結論から話す】ことができれば
相手のネクストアクションが
分かりやすくなるので相手を迷わせません。

ネクストアクションとは、
「次に取るべき具体的な行動」のことです。

例えば、
聞き手のネクストアクションが分かりやすくなる
コミュニケーションには以下の方法があります。

▼依頼(聞き手にまとまった時間を作ってもらう)
・書類などの確認依頼
　◯日◯時までに書類確認をお願いします。
・提案などの検討依頼
　◯日◯時までにプラン検討をお願いします。
・作業などの対応依頼
　◯日◯時までに入力対応をお願いします。

▼報告(聞き手は聞くだけ)
・確認報告
　◯◯の件、確認いたしました。
・検討報告
　◯◯の件、検討した結果進めることになりました。
・対応報告
　◯◯の件、対応いたしました。

▼相談(聞き手に考える時間を作ってもらう)
・相談
　◯◯の事象が起こり、◯◯したいのですが、
　◯日◯時までにご意見伺いたいです。

▼連絡(聞き手は聞くだけ)
・共有のみ
　◯◯が◯◯と言っていました。
・ブレスト
　私◯◯だと考えています。

▼質問(聞き手に多少の時間を作ってもらう)
・質問
　◯◯で合ってますか。
　◯日◯時までご回答をお願いします。

▼回答(聞き手は聞くだけ)
・回答
　◯◯で合ってます。

ちなみにnoteの記事は「連絡」です。

ポイントは、
・期日を決めること。
・聞き手が時間を作る必要があるか否か
　分かりやすくすること。

とりあえず時間を取られて話されてしまうと、
聞き手は、依頼なのか相談なのか迷います。

「連絡だと思ってたら依頼だった」
なんてことも経験したことがあります。

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仕事が上手くいくコツは一つで、
「自分が行動すること」にあります。

数は質を凌駕します。
何事も「次へ進めること」が大切です。

もう少し伝えると、
仕事が上手くいくコツはもう一つ、
「相手に行動してもらうこと」にあります。

聞き手が【意思決定】に必要な結論を
日々のコミュニケーションの中で探り、
相手のネクストアクションを伝えることで
「次へ進めること」ができます。

そこで課題となるのは、
社内は比較的動いてくれることがありますが
取引先など社外の人は【意思決定】をせず
動いてくれないことが多々生じることです。

ですが、
相手が意思決定に必要な結論は、
意外とシンプルで、

提案する場合は、
プラン(商品/金額/契約期間など)
だけで良かったりします。

◎BtoBの場合であれば
「この提案を受けて導入した場合
　弊社の利益はどれくらい出るのか」
　と考えますが、それ以外に、

「稟議に回して早くこの仕事を片付けたい」
　という場合があります。

◎BtoCの場合であれば
「この洋服を買った場合
　私はどれだけ可愛く/格好良くなるのか」
　と考えますが、それ以外に、

「じっくり時間をかけて選びたいけど
　限られているから最後は金額で決めたい」
　という場合があります。

相手が意思決定したいと思ってくれていても、
結論となるプランが分かりづらいため
意思決定されないことが意外と多くあります。

相手が【意思決定】をしやすくなるように、
相手に合わせて「結論から話す」ことが重要です。

そして、
結論から話した後で、なぜそう考えたのか
納得感のある理由(背景)を補足すればOKです。

その際は、納得感のある理由(背景)は3つ。
のように、抜け漏れが出ない形式で
伝えられると良いかと思います。

▼結論(相談)
◯◯の事象が起こり、◯◯したいのですが、
◯日◯時までにご意見伺いたいです。

▼理由
相談している背景は3つあります。
・①お客様観点では、◯◯がメリット
・②弊社の観点では、◯◯がデメリット
・③今後の観点では、◯◯がメリット
どのように進めると良さそうですか。

理由から話してしまうと、
「結論は？」となりますので
一度脳内で言語を整えてから話すと
相手のネクストアクションが分かりやすくなります。

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話し手が結論から話すことができないのは
話し手だけのせいではありません。

意思決定に必要な情報を共有していない
聞き手にも問題があります。
(コミュニケーションはお互いに問題があります)

「結論から話して！」と聞き手が
偉そうに話し手に伝えるのではなく、

聞き手自身が意思決定に必要な情報(結論)を
話し手に事前に共有しておくと

ネクストアクションを
相互に設定することができるため、

1人で仕事をするよりも
何倍も早く大きな成果を出すことが出来ます。

私もまだまだですが、
【結論から話す】習慣が身に付くと
最小工数・最大成果で仕事が進むので
仕事がもっと楽しくなります。