Notionで毎月同じタスク入れるの面倒だなという人向け【テンプレ配布】
私はNotionについて「タスク管理もできるツール」と捉えていて、タスク管理に特化しているとは微塵も思っていません。
正直なところ、たとえば「毎月15日にレシートまとめることにしよう」と思ったら、それをGoogleカレンダーで毎月繰り返しに設定したほうが手軽で間違いがないです。
だけど、これオートメーションぶちこみまくったらNotionでもなんとかなるのでは？と脳内がNotionでいっぱいの私は考えたわけです。
そして、できました。
一度日付を設定すれば、繰り返しタスクが完了するたびに自動で次の日付に書き換えてくれるタスクカレンダーです！
Notionで繰り返しタスクをいれることについて
通常、定期的に繰り返されるタスクやイベントをNotion内で管理しようというとき、以下のような方法をとる必要があると思われます。
① 今回タスク、次回タスク、次々回タスク…をそれぞれ手動で入れておく
② あるいは新規作成時のテンプレートに繰り返し設定をつけて、定期的に同じページがつくられるようにする
②の設定ができれば、Googleカレンダーでやるのとそう変わらない運用にできるのですが…
ひとつのデータベース内で同じようなデータがつくられると、検索したときにどれが最新かなどわかりづらい
Googleカレンダーみたいに完了済みがわかりやすく半透明表示になったりしないので、同じようなデータが複数あるとパッと見で情報がつかみにくい
以上のことが個人的にひっかかっていました。
そこで考えた理想形は、
期日が過ぎたもの、あるいは完了済みにしたものの日付自体を書き換えて、書き換えたときに別のデータベースにログを取り込む
です。
こちらがそのテンプレのスクショです。
イベントカレンダーとイベント履歴の2つのデータベースで構成されています。
繰り返し設定をしたいタスク（イベント）には「繰り返す間隔」と「繰り返しタイプ」という2つのプロパティを設定します。
その設定したプロパティに応じて繰り返し内容が決められ、次はいつこのタスクが発生するのかが確認できるようになります。
繰り返し設定用のプロパティを空にしていると「繰り返さない」イベントとして扱われ、Notionのオートメーションは適用されません。
繰り返し設定がされているイベントは、ステータスを「対応済み」にするとオートメーションで下記の処理が行われます。
イベント開始日・終了日が繰り返し設定に合わせて次の日付に書き換わる
ステータスが「日付チェック」に変更される
日付が書き換わるとき、カレンダービューだとこんな感じで見えます。
イベント履歴データベースにいつ、誰が、いつのイベントを対応済みにしたか記録を残す
「さっき、似たようなデータがいくつもできてほしくないって言ってたやないかー！」って思われそうなんですけど（？）
住み分けがきちんとできていればそれは気にならないかなと思っており…
カレンダーには、いつでも最新の情報を。
過去のデータは履歴データベースを見る。
という感じです。
カレンダーのデータベースでそれぞれのページを開くと、先ほどの履歴がこちらからも追えるように設定しています。
なので、基本的に履歴のデータベースを見に行ったりということは必要ありません（横断してまとめてチェックしたいときはぜひ履歴のデータベースをご活用ください！）。
テンプレ配布ページはこちら
ぜひこの機会により多くの方に使っていただき、Notionのオートメーションっておもろいやん、と思っていただけたら本望でございます…！（Notionの中の人ではない）
追記
今回から初めて有料のテンプレを配布するにあたり、サポート体制も整えていけたらな～と考えております。
現在整備中なのですが、できたらまたご報告させていただきます！
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