見出し画像

業務効率化の壁。デジタルツールを活用できない！

きなこ

こんにちは、きなこです。

いわゆるJTC(Japanese Traditional Company)と呼ばれるような、そこそこ大きくて古い日本企業で働いています。

仕事上、スケジュール管理は基本的にデジタルツール(Outlookの予定表)を使わなければいけません。

便利で効率的な反面、なかなかうまく活用しきれずに悶々としています。

デジタルツールで予定管理するメリット

デジタルツールでの予定管理は、メリットがたくさんあります！

※私の場合はOutlookを使っているので、ここではOutlookでできることについて書いています。

・他者の予定を確認できる

同じ組織に属していれば自分の予定を他者が見たり、他者の予定が確認できたり。
便利だなと思います。

会議や打ち合わせの設定も、わざわざ候補日を複数挙げて日程調整に時間をかける必要はありません。

・・・

・自動で会議の予定を入れてくれる

Teams会議などは、案内を受け取ったら自動で予定表に入力されます。

わざわざ自分で予定表を開いて、入力して…という作業をする必要はありません。

・・・

・修正や繰り返しの予定設定も簡単

予定の修正も、デジタルツールであればマウスでカチカチっとするだけでできます。

また、
毎週月曜日の13時〜チームミーティングなど。
決まった曜日や時間に繰り返しの予定がある場合は、設定すれば自動で入力してくれます。

もちろん、今週だけ月曜でなく火曜にします！となった場合でも、その週だけ修正することもできます。

・・・

それでも、デジタルツールが万能になりきれない理由

・使いこなし方に個人差がある

メリットでも書きましたが、デジタルツールは他者と共有したり、自動で入力されたりという点が強いと感じています。

ただし、それはメンバー全員がある程度使いこなせていることが前提条件として必要です。

全員がきちんとOutlookの予定表を活用していれば、前述のようにその予定を見て会議を設定できます。

が、実際は人によってかなり個人差があります。

全く何も入力されておらず、空いていると思って会議を設定すると、「この時間は他の予定がある！」と怒られてしまったり…。

・・・

・定期的なアップデートについていけない(人もいる)

Outlookに限らず、デジタルツールは定期的にアップデートされていくものです。

より使いやすく、便利になっているはずですが、得意不得意や世代によって、ついていけない人も一定数います。

(そして、使える人・使えない人の差がさらに開いていく…)

・・・

もっとデジタルツールを活用するには？

より効率的に仕事をするために、デジタルツールの活用は有効と思います。

ただし、そのためには…

  • チーム内で使用ルールを決めること。

  • メンバー全体のデジタルスキルの向上。

が、必要と考えています。

でも。
そんな気力も時間もない！
というのが本音。。。

何度か面談で提案してみたこともあるのですが、
「こういうのは人によって色々だからねぇ」
と言われてしまいました。

もっと活用したら効率的なのになぁと思いながら、悶々としてしまっています。

会社の方針としても、デジタルツールをもっと活用して業務を効率化することは重要視されているはずなのですが…。

「JTCあるある」なのかもしれませんね。

いいなと思ったら応援しよう！