kintoneアプリ作成のポイント5選
みなさんは業務改善のためにkintoneアプリを作成したことはありますか？アプリの作成時には各ポイントに注意しながら作成しなければ、業務改善に活用できるアプリはできません。
アプリ作成時の注意ポイント
アプリ目的の明確化
kintoneはさまざまなアプリを作成できる汎用性の高いクラウドサービスです。そのため何のためにkintoneを導入してアプリを作るのかを事前に明確にしておく必要があります。アプリ作成による業務改善と言っても関わる全ての業務量が改善するわけではなく、会社全体として最終的にその業務の効率が上がるといったことも多くあります。そのため誰の何のためのアプリなのかをしっかりと決めておかないと、結果業務フローがより複雑になりかえって業務効率が下がることもあります。
例えば、
会社の売り上げを蓄積してデータ分析に活用したい時には会社の売り上げ情報をkintoneに登録する必要があります。自動でできる場合もありますが、手動での業務があった場合に業務量は増えますが、売り上げ分析による戦力的経営判断の材料となります。
使う人目線のアプリ
kintoneアプリの失敗の最も多くの原因として挙げられるのが、アプリに実用性がないことです。
会社のkintone導入の経緯として以下の2通りが挙げられます。
・上層部の判断
・現場からの要望
前者の上層部による判断の場合の多くは、経営者側の意見主体のアプリが作られます。しかしこれは実際に実務を行っている社員にとって大きな負担となることが多いです。その理由としてアプリ使用者の目線に立ったアプリではないため、入力項目が多くあったり、アプリの想定外のことが現場であったりと実用的なアプリを作る上で、現場との連携が大変重要となります。
逆に現場からの要望での導入の場合は、現場に最適化したアプリを作成でき業務効率を向上することができますが、kintoneの強みとしてのデータ分析の機能をうまく活用できていないこともあります。
それぞれのkintone導入によるメリットを踏まえて、上層部側の意見と現場からの意見をうまく汲み取り、アプリを作成することが究極のkintoneアプリです。
事前のkintoneに対する理解
kintoneアプリを成功させるためには、まずは作ってみて現場の声のフィードバックによる改善の繰り返しによって完成を目指すことです。kintoneはさまざまな機能があるため、初めから複雑なことを想定してアプリを作り込んでしまうと想定外のことに対して対応することができないことや操作に手間どるといったことが発生します。そのためまずはシンプルなアプリを作り、その上で現場からのフィードバックと共により良いアプリに改善することが重要です。
しかしよくあることとして上層部がアプリによる成果物をすぐに望むといった事があります。そのためkintoneアプリ作成に対する理解が非常に重要です。
またアプリ試験導入の時には、アプリの挙動や間違いがないかを確認するために、一時的に二重で業務を行う必要がある場合があります。そのため現場からの否定的な意見が出ることがありますので、事前にそのことを伝えアプリによってどのような業務改善が望めるかを共有する必要もあります。
業務フローの見直し
kintoneアプリを作るにあたりまず現場の人からヒアリングをすることが重要です。どういった業務フローでその業務を行っているのかや何のための業務フローなのかを細かく聞くことでどのようなアプリを作る必要があるかを明確にしていきます。この業務フローを確認することで社内での業務フローの対する理解が深まり、これまで何のためだったかをあまり考えていないことも多く、実は必要のない業務フローであったり、もっと別の方法での業務フローがあったりと業務フローの見直しにも繋がります。
またアプリを導入することでの業務フローの変更もあり、これまでと業務フローが変わるため、しっかりと周りへの周知とサポートも非常に重要です。
小規模からのスタート
kintoneアプリの導入にはいきなり全社的に展開してしまうと、現場の負担や混乱を招くため、まずは1つ2つの部署やプロジェクトへ導入してフィードバックしながら、改善して少しづつ規模を大きくすることが重要です。
規模を大きくする上でこんらんを防ぐために社内のkintoneルールや運用方法を設定することも重要となります。
まずは営業部での顧客管理や経理部での請求書管理など比較的アプリ活用による効果を確認しやすい部署でスタートすることをお勧めします。
まとめ
kintoneアプリを作成する際には、目的を明確にし、使う人の目線に立った設計を心掛けることが重要です。特に、初めから複雑なアプリを作るのではなく、まずはシンプルに作成し、現場からのフィードバックを基に段階的に改善していくアプローチが成功への近道です。
また、アプリ作成においては事前のkintoneに対する理解や業務フローの見直しを行い、現場と上層部の意見をうまく融合させることで、実用的かつ効率的なアプリを構築できます。
さらに、小規模な部署からスタートして段階的に拡大することで、現場の混乱を防ぎつつスムーズな導入を図ることが可能です。適切な周知とサポートを行いながら、kintoneの導入効果を最大限に引き出しましょう。