オンライン会議のプロ直伝！Webミーティングで気をつけるべき３つのポイント
皆さんこんにちは、エグゼクティブ・コーチの林健太郎です。
新型コロナウイルスの影響を受け、在宅勤務やリモートワークなどの体制を導入する会社、あるいは採用面接をオンラインで行う企業などが増え、同じ空間に関係者が集まらない環境でコミュニケーションを取る機会が増えています。
実際に会ってはいない状況で発生するコミュニケーションでは、いわゆる「空気感」だったり、身体的な動きなどの情報量が制限されます。その結果コミュニケーションの齟齬が起きることや、大事な情報を取り漏れてしまうことへの不安を抱く方もいらっしゃるのではないでしょうか。
しかし、あるポイントを抑えれば、そのリスクを回避できるとともに、むしろオンラインだからこそ得られる成果を享受することも可能です。
私は普段「コーチング」という仕事をしているのですが、実はこの仕事は「オンラインで成果を上げる」仕事の筆頭と言っても過言ではありません。
コーチングを対面で行うことの方が多いですが、海外にいるクライアントや、国内でも遠方にいるクライアントとのコーチングセッションでは、オンラインで実施するのが普通です。
しかし私たちコーチには「オンラインだから」という理由で、セッションの効果を下げることが許されているでわけはありません。
だから私は、コーチになってからの十数年で「オンラインでも成果を上げる方法」について常に注意を払い、また実践を繰り返してきました。
コーチングセッションのみならず、海外のクライアントとやり取りをすることも多いため、オンラインでの会議も日常茶飯事です。
今回は、私がこれまで培ってきた知見をもとに、オンラインコミュニケーションで成果を上げるポイントを、3つにまとめてお伝えさせていただきます。
【 大前提 】 必ず映像をONにする
当たり前のようですが、まずはじめにお伝えしなければならないこと、それは映像をONの状態でコミュニケーションをしましょう、ということです。
自宅にいる際には、「身だしなみ」や「家がきたなくて」などの理由から、映像なしを希望する場合もあると思います。
しかしこれはおすすめできません。
オンラインになることのリスクそれは「視覚情報が減る」ということです。相手の上半身しか基本見えない状態ですし、どういう状況なのかの共有する難易度が上がります。
ただでさえ情報量が少ない中で、映像による視覚情報を絶ってしまうことは下手すれば命とり。
オンライン会議利用に便利なzoomというシステムには、背景を変えられる「バーチャル背景」なるものがありますので、もし背景が気になる、という方はこちらをご活用ください。
この大前提を踏まえた上で、以下3つのポイントをご紹介します。
ポイント①：会議が始まる前に「チェックイン」を実施する
オンライン環境で難しくなるのは「相手が今どういう状態なのか」というのを互いに共有することです。
同じ部屋にいれば、相手が今どこにいて、どんな状態でということは共有・把握しやすいのですが、オンラインになるとそれが難しくなります。
もしかして、隣の部屋でお子さんが泣いていて気が気ではない、という状況があったとしても、画面越しでは伝わりにくいかもしれません。
そこでおすすめしたいのが、会議の冒頭で実施する「チェックイン」と呼ばれるもの。これは会議に参加するメンバーがそれぞれに
・今日はどんな状況で会議に参加していますか？（環境の確認）
・今どんなことを感じていますか？（心理的な準備状態の確認）
をシェアしてから始める、というもの。これを実施することで、オンラインによって失われている情報を補完することができます。司会進行役の方がそれぞれの参加者に問いかけてみてください。
また少し上級編となりますが、参加者により能動的な参加を促したい場合には、こんな問いかけも有効です。
・会話に積極的に参加するためにはどんなことができそうですか？
これらのチェックインに関する問いかけは、まず冒頭での実施をおすすめしますが、もし途中で気になったことがあった際は、互いに声がけすることも有効です。
ポイント②：「オープンクエスチョン」を意識する
普段の会話であれば、より互いの文脈や感情を理解しやすいため、例えば「売上の進捗率は何％？」、「予定通りに進んでる？」といった、いわゆるクローズドクエスチョンを使っても問題にならない場面も多いと思います。
しかし、ポイント①でもお伝えした通り、オンラインだと相手の情報が掴みにくくなります。
ついては、普段は確認のためにクローズドクエスチョンを使う場面でも、オンライン上では少し意識して「売上の状況を教えてもらえますか？」、「進めていくにあたってどんな懸念点がありますか？」といった形で、より「相手が広く解釈し発言できるように問いかける」ことを心がけてみてください。
ポイント③：内向的な人に意識して話を向ける
普段会議などで、自分から積極的に話をしない内向的な方っていらっしゃいますよね。
かくいう私もそのタイプで、なかなか自分から意見を言うことが少ないタイプです。
オンライン会議の場合は、互いに「空気を読む」ということが比較的難しく、会話のスピードも早くなる傾向にあるので、いわゆる内向的な人は参加することが難しくなる傾向にあります。
こういった方々の傾向としては、会議中徐々に口数が少なくなり、次第に会議自体に対する興味度合いが薄れたり、意見を聞き入れられないことで感情を害したりするというパターンががあり、最終的なモチベーション低下に繋がる恐れがあります。
特に会議の司会進行役の方は、そんな状態にありそうな人を見つけたら、ぜひ名指しで「○○さん、なにか意見はありますか？」とか、「○○さん、ここまで大丈夫ですか？」と能動的に声をかけていくようなファシリテーションをしてみてください。内向的な人が改めて参加意欲を高めるきっかけになります。
最後に：この機会を生かし、やさしい社会へ
最後までお読みくださり、ありがとうございます。ここに挙げたポイントは特にオンラインでは大事なポイントとなりますが、対面であっても意識していきたいポイントでもあります。
対面だと、相手が自分のことをわかっている、相手のことを理解している、と思いがちですが、実際には別のことを考えていることも少なくないかもしれません。
そこを互いに聴き合えるような丁寧なコミュニケーションが溢れる環境が、私の目指している社会であり、「やさしい会話」だと思い活動しています。
そんな、やさしい会話の手法をまとめた2時間半の動画を完全無料で全編公開しています
（何の登録もいりませんし、何かを販売する商法でもありません 笑）
もしお時間ある方は、こちらのページで学びを深めてくだされば、こんなに嬉しいことはありません。
新型コロナウイルスが早く収束に向かい、皆さんの豊かなコミュニケーションが広がっていくことを願っています。
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