ノー転記な経費精算システム（その２）

時は流れて、クラウド化やテレワークの時代になりました。そこにコロナがやってきて、経理も在宅で業務をこなす必要性が出てきました。

この頃には既に、経費精算も振込に変わり、インターネットバンキングにRPAを組み合わせたり、総合振込を利用したりして、経費精算業務がさらに進化していました。また、kintoneを導入して、自分でアプリ作成や簡単なカスタマイズもできるようになっていたので、コロナを機にエクセルマクロの経費精算業務をkintoneに置き換えることになりました。

経費申請アプリで申請者が支払項目を選択すと、マスターアプリからのルックアップで、勘定科目が『自動転記』されます。kintoneのテーブルは一行目だけ設定すれば良いので、エクセルに比べ構築が楽ですね。

上長による経費申請の承認は、Excelから印刷した紙に上司が印鑑を押していましたが、kintoneのプロセス管理に移行しました。上司が泊まりがけの出張に出かけていっても、クラウド上で承認されるようになりました。

エクセル印刷後の承認では、承認のタイミングが前後して申請データが編集されるトラブルが時々発生したのですが、kintoneでは承認のタイミングで編集禁止に設定できます。

また、Excelの頃は社員一人一人が別ファイルだったので、退職や新しい社員が入社した時は、特別な処理が必要でしたが、kintoneになってからは、そういった点も楽になりました。

会計ソフトに直接読み込ませるためのCSVファイルを出力するために、会計ソフトで定められたフォーマットの順番にカラムを並べたり、書式を合わせたりするところが若干面倒でしたが、昔エクセルマクロで試行錯誤した頃に比べると、総じてかなりの短時間に構築できました。

今回、経費精算を例にとってのお話でした。
いきなりkintone業務改善と考える前に、まずはノー転記（身の回りの転記作業を無くす、コピペを自動化する)という視点から始めると、取り組みやすいかもしれませんね。