Tableauを使った工数削減のお話
DATA Saber - Bridge 3rdで挑戦をしている中でURLアクションというものを学び、ピン★とくるものがあり取り組んだ内容となります。
機密情報等の関係で業務内容詳細等が記載できないため、ざっくりとニュアンスだけでも拾っていただけたら嬉しいです。 ところどころ分かりにくい部分もあると思いますがご了承くださいm(_ _)m
■工数削減のお話
「その人」にしかできない作業や業務というのは多くあり、実はそれが本質的ではないが多大なる工数がかかってしまうことはよくある話かなと思っています。
今回はTableauを使って生産性向上にチャレンジしたお話となります。 作成したTableau自体は非常に簡単だったのですが共有いたします。
■どんなことが問題点だった？
簡単にまとめると。
①営業が担当顧客向けに数〜十数件の文章を作成する業務が定期で発生
※文章の内容が顧客の成果に直結するため適当に作成できない
②また文章は顧客理解が深い営業しか基本的には書けない状況
③別部署に文章作成チームはあるが、下記理由でワークしてなかった
└依頼工数がかかる（フォーマットにたくさん入力しないといけない）
└文章がガチガチのフォーマットなので膨大な手直しが必要
やりたいこと
営業から文章を作成する業務を剥がしたい。
文章作成業務は本来は担当顧客が行うものだが、工数がないとのことで営業自身が作成しなければいけない状況になっていた。
実現したいこと（目指したい状態）
目指す状態に向けて作成したTableauとスキームについて
■作成したTableauについて
依頼顧客の成果が出ている文章を検索できるTableauを作成しました。
・成果順で文章タイトルが表示されるダッシュボードを作成
・また状況に合わせて適切な文章タイトルを探せるようにフィルターを設定（ジャンル、部署、時期、テイストみたいな感じ）
・URLアクションを使い、文章タイトルをクリックするとその文章ページ（社内システム）に遷移するように設定
上記Tableauを検索に利用し、成果が出ている文章を作業チームが参考にできるようなスキームを構築しました。（下記図参照）
これにより作業チームが依頼企業の成果が出ている文章をそのまま流用でき、目指す状態の「企業情報が無くても文章が作成できる」「質の高い文章を作成できる」を実現
また文章作成依頼も営業が「納期」と「企業名」だけを伝えれば作成できるように、Slack上にワークフローを作成し運用を実施。
これにより目指す状態の「質の高い文章を作成できる」を実現しました。
■文章作成スキーム構築までの取り組み
図の赤色部分の文章作成スキームに関しては下記フローにて部内展開まで持っていきました。
フロー①：実際に自分自身で５〜６件ほど文章作成の作業を実施しTableauを組み込んだスキームを作り上げる
フロー②：作業チームにスキームの内容をレクチャーし、実際に一緒に１件文章作成を行う
フロー③：レクチャー後に３〜４件ほどテストを実施
※テストで見た内容は
・Tableauで正しくフィルターをして検索できているか？
（作業チームはそこまでTableauに慣れていないため）
・成果が出ている文章をフォーマット通りに正しく流用できているか？
フロー④：営業担当２名に協力してもらいスモールで２週間のテスト運用
フロー⑤：テスト運用後に問題点の洗い出しと改善を実施
フロー⑥：部内展開
■どれぐらいの工数削減につながったのか？
営業一人の平均月間対応件数：約15件
1件にかかる時間：15〜20分
⇒月間3.75〜5時間の工数削減につながった。
部自体は数十名いるため、部全体で見ると大きなインパクトとなった。
恐らく気がついていないだけで、Tableauを活用することで生産性向上や工数削減につながる事案はまだまだたくさん有りそうなので、今後の取り組みも随時アップしていきたいと思います。