シーンに合わせたメールを瞬時に作成！ChatGPTの使い方と便利なプロンプト例

はじめに

メールの作成はビジネスの重要なコミュニケーション手段です。しかし、時間が限られている忙しいビジネスパーソンにとって、毎回ゼロからメールを書くのは大変な作業です。そこで役立つのがChatGPTです。ChatGPTを使えば、短時間で綺麗なメールを生成できます。この記事では、ケース別のメール作成方法と、効果的なプロンプトの書き方について解説します。

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ChatGPTでのメール作成の基本

ChatGPTでメールを作成する際の基本は、何を伝えたいのかを明確にすることです。ビジネスのシーンでは、曖昧な指示ではなく、具体的なプロンプトを提供することで、ChatGPTから的確なアウトプットを得ることができます。

効果的なプロンプトの書き方

プロンプトはシンプルかつ具体的であることが重要です。次のポイントに気をつけて書くと、より良い結果が得られます。

1. メールの目的を明確に伝える
   例: 「会議の日時調整についてのメールを書いてください。」

2. トーンやスタイルを指定する
   例: 「丁寧でプロフェッショナルなトーンで書いてください。」

3. 必要な要素を全て含める
   例: 「提案書の送付に関して感謝を述べ、次回の打ち合わせを調整する内容を入れてください。」

4. 不足があれば追加のプロンプトを使う
   例: 「このメールにもう少し感謝の気持ちを込めてください。」

効果的なプロンプトフォーマット例

ChatGPTにメールの作成を依頼する際、必ずしも返答の質が劇的に変わるわけではありませんが、Markdown形式でフォーマットを事前に作成しておくことで、毎回文章を考える手間を省き、依頼の効率を大幅に向上させることができます。

例えば、以下のようなプロンプトです。

# メールを作成してください

## 内容
取引先とのミーティングの日時変更依頼メール

- 当初の予定は10/7(月)10:00
- 日程候補
	- 10/8(火)10:00
	- 10/10(木)13:00
	- 10/11(金)10:00

Markdown形式を使うことで、ChatGPTへの依頼がスムーズになり、特にビジネスシーンでのメール作成において非常に役立つ手法です。

ChatGPTの出力結果例

件名：ミーティング日時変更のお願い

〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。
[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。

10月7日（月）10:00に予定しておりましたミーティングについて、私の都合により、誠に恐縮ではございますが、日程の変更をお願いできればと思いご連絡差し上げました。

以下の日程が候補となりますが、〇〇様のご都合はいかがでしょうか。

10月8日（火）10:00
10月10日（木）13:00
10月11日（金）10:00
ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。ご都合の良い日程がございましたらお知らせいただけますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。

[あなたの会社名]
[あなたの部署名]
[あなたの名前]
[あなたのメールアドレス]
[あなたの電話番号]

ちょっとしたテクニック

• メールフォーマットを指定して依頼する

メールを依頼する際、フォーマットを指定することで、安定して一貫性のあるメールを作成でき、効率が格段に向上します。実際、フォーマットを指定しない場合、ChatGPTがその都度異なる形式やトーンでメールを作成する可能性があり、出力結果にばらつきが発生することがあります。

プロンプト例

# メールを作成してください

## 内容
取引先とのミーティングの日時変更依頼メール

- 当初の予定は10/7(月)10:00
- 日程候補
	- 10/8(火)10:00
	- 10/10(木)13:00
	- 10/11(金)10:00

## 出力フォーマット
```
件名: {件名}

〇〇株式会社
{部署名} {送信相手の名前}様

{メールの本文}

---------------------------------  
〇〇株式会社  
△△  
メール: xxx@xxx.com  
電話: 000-0000-0000
---------------------------------
```

出力結果例

件名: ミーティング日時変更のお願い

〇〇株式会社
{部署名} {送信相手の名前}様

お世話になっております。△△株式会社の□□と申します。

10月7日（月）10:00に予定しておりましたミーティングですが、私共の都合により、日程の調整をお願いできればと存じます。ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。

以下の日程で再調整いただけますと幸いです。

- 10月8日（火）10:00
- 10月10日（木）13:00
- 10月11日（金）10:00

ご都合のよろしい日時をお知らせいただければ幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------------------------  
〇〇株式会社  
△△  
メール: xxx@xxx.com  
電話: 000-0000-0000  
---------------------------------

ケース別ビジネスメール作成のプロンプト例10選

ここでは、ケース別の具体的なプロンプト例を10個紹介します。これらのプロンプトを活用することで、メール作成にかかる時間を短縮し、コミュニケーションの質を向上させることができます。

なお、これらはあくまで例ですので、状況に応じて情報を追加・修正して、プロンプトを調整し、最適な結果を得られるようにしてください。

1. 営業メール（セールスメール）

新規顧客や既存顧客に対してサービスや商品を提案するメール。

# メールを作成してください

## 内容
新規顧客向けの営業メール

- 〇〇というサービスを提案する
- 読みやすく簡潔な文章
- 読者にサービスの詳細を理解させ、興味を引かせる

2. フォローアップメール

商談後や提案後に、顧客からの反応や意見を確認するためのフォローアップのメール。

# メールを作成してください

## 内容
提案後のフォローアップメール

- 先日の提案について確認する
- 顧客のフィードバックや質問を求める
- リマインダーのような内容で、友好的なトーン

3. 会議・ミーティングの招待メール

社内外の関係者に会議の日時や議題を通知するメール。

# メールを作成してください

## 内容
会議の招待メール

- 会議の日時と場所を通知する
- 会議の目的と議題を簡潔に説明する
- 出席確認の依頼を含める

4. クライアントとの打ち合わせ依頼メール

クライアントと直接の打ち合わせやビデオ会議を提案するためのメール。

# メールを作成してください

## 内容
クライアントとの打ち合わせ依頼メール

- クライアントと直接またはオンラインでの打ち合わせを提案する
- 打ち合わせの目的と目標を明示する
- 日程の調整依頼を含める

5. 納期確認や遅延通知のメール

プロジェクトや商品の納期に関する確認や、遅延が発生した際の通知メール。

# メールを作成してください

## 内容
納期確認のメール

- 〇〇プロジェクトの納期確認
- 進捗状況や変更点の確認を求める
- フォーマルで明確なトーン

6. 契約書・見積書送付メール

クライアントに契約書や見積書を添付して送る際の説明メール。

# メールを作成してください

## 内容
契約書送付のメール

- 契約書または見積書を添付して送付
- 内容の確認を依頼し、質問があれば対応する旨を伝える
- 丁寧でフォーマルなトーン

7. 進捗報告メール

プロジェクトの進捗状況やタスクの進行具合をクライアントや上司に報告するメール。

# メールを作成してください

## 内容
進捗報告メール

- 現在のプロジェクトの進捗状況を報告する
- 今後のステップやスケジュールについて簡潔に記載
- ビジネス向けのフォーマルなトーン

8. 感謝メール

商談や会議後の感謝を伝えるメール。これは信頼関係の構築にも有効。

# メールを作成してください

## 内容
会議や商談後の感謝メール

- 先日の会議や商談への感謝を伝える
- 会議の内容や決定事項を確認
- 友好的かつフォーマルなトーン

9. クレーム対応・謝罪メール

問題が発生した場合のクレーム対応やお詫びを行う際のメール。

# メールを作成してください

## 内容
クレーム対応メール

- クレームに対する謝罪と対応策を説明する
- 誠実な謝罪のトーンで、問題解決へのプロアクティブな姿勢を示す
- 落ち着いて信頼を回復するトーン

10. 人事関連のメール

新しい従業員の採用通知、内定通知、面接結果の連絡など。

# メールを作成してください

## 内容
新規採用通知のメール

- 採用決定の通知
- 次のステップ（契約書送付や入社日）について説明する
- 前向きで丁寧なトーン

受信メールへの返信内容を依頼する方法

ここでは、受信メールに対する返信内容を作成してもらうためのプロンプト例をご紹介します。このプロンプトを使うことで、ビジネスメールの返信作業がスムーズになり、効率化が期待できます。

プロンプトフォーマット例

# メールの返信内容を作成してください

## 返信内容
{返信内容の要点をまとめる}

## 受信メール
{受信したメールの内容を貼り付ける}

この形式を使うことで、返信内容の要点を伝えるだけで、無駄なく迅速に適切な返信内容が得られます。
読者の皆さんも、このテンプレートを活用してビジネスメールのやり取りを効率化してみてください。

必要に応じて、返信内容や受信メールの情報を適宜追加・修正して、自分に最適な結果を得られるように調整することも可能です。

プロンプト例

例えば、以下のようなメールに対しての返信内容を作成してもらうとします。

件名: ミーティング日程の再調整について

お世話になっております。〇〇株式会社の鈴木です。

先日のご提案の件で、ミーティングの日程について再調整をお願いしたくご連絡いたしました。当初の予定では10月7日（月）10:00を予定しておりましたが、都合が悪くなってしまいました。

以下の日程でご都合の良い時間がございましたらお知らせいただけますでしょうか。
- 10月8日（火）10:00
- 10月10日（木）13:00
- 10月11日（金）10:00

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

〇〇株式会社 鈴木

これに対して、返信内容を以下のようなプロンプトで作成してもらいます。

# メールの返信内容を作成してください

## 返信内容
ミーティングの日程変更について承認し、10月10日（木）13:00を提示する。

## 受信メール
```
件名: ミーティング日程の再調整について

お世話になっております。〇〇株式会社の鈴木です。

先日のご提案の件で、ミーティングの日程について再調整をお願いしたくご連絡いたしました。当初の予定では10月7日（月）10:00を予定しておりましたが、都合が悪くなってしまいました。

以下の日程でご都合の良い時間がございましたらお知らせいただけますでしょうか。
- 10月8日（火）10:00
- 10月10日（木）13:00
- 10月11日（金）10:00

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

〇〇株式会社 鈴木
```

このように、受信したメールを貼り付けて、返信内容の要点を簡潔に記載することで、効率的にメールの返信を作成することができます。ぜひこの方法を活用して、ビジネスメールの返信作業をスムーズに進めてみてください。

まとめ

ChatGPTを活用すれば、短時間でプロフェッショナルかつ効果的なメールを作成することが可能です。効果的なプロンプトを活用することで、明確な目的に基づいたメールを生成し、ビジネスシーンでのやり取りをスムーズに進めることができます。

また、メールのフォーマットやトーンを適切に指定することで、一貫性を保ちつつ高品質なメールを作成できます。この記事で紹介したプロンプト例やフォーマットを参考にしてみてください！