毎日15分のmtgが生み出した3つの効果

2021年10月5日 21:42

Leaner Technologiesの吉岡です。支出管理領域のスタートアップで、HRをしています。

4月からHRチームで始めた「Daily sync」という名の、毎朝15分のショートミーティングが思っていたよりも効果的で、他のチームでも実施されてきています。

非常にシンプルな取り組みなのですが、業務改善という面でも、精神的な面でも効果があったので、まとめてみたいと思います。

「Daily sync」ってなに？

その名の通り、Daily（毎日）でsync（同期する）ためのミーティングです。

1週間や1カ月走ってから振り返るのではなく、日々のカイゼンを効果的に行うための取り組みとして、HRチームで始めました。

採用を強化する中で、本格的にダイレクトリクルーティングに取り組み始めたことがきっかけでした。

マッチする可能性のある方を探し、メッセージを送り、リーナーのことを知ってもらい、魅力に感じていただけたら選考に進んでいただく。そして、お互いにいいマッチングであると判断したら一緒に働きたい旨をお伝えし、意思決定いただく。

当たり前ですが、上記のように、いかにCVRの高いファネルをつくれるかが成否を分ける取り組みにおいては、それぞれのプロセスの完成度をいかに早く高められるかが、勝負の分かれ道です。

そのため、行動計画を立てると同時に、日々のカイゼンが徹底される仕組みとしてDaily syncの実施を決めました。

シンプルすぎて説明するほどでもないのですが、以下のように運用していました。

・事前に10分くらいで、PIを集計
・毎朝10時から15分で、PI・良かった点・カイゼンすべき点を共有
・フィードバック（実働していると気づけない観点がどうしてもあるため、フラットな目線で意見をもらう）

ポイントは、追うべき指標を明確にし、振り返りに時間をかけないようにすること。そして必ず15分以内に終わるようにすることです。あくまでも業務をカイゼンするための取組であるため、業務に支障が出ないことはもちろん、継続していける座組にすることが大切です。

上記の通り、時間もかからず、非常にシンプルな取り組みでしたが、3つの嬉しい効果が実感できました。

①毎日カイゼンができる

半ば強制的に、毎日振り返りができたので、週次や月次だと細かくて気づけないGood/Badにも気づくことができました。

今回のように、一定オペレーショナルかつ、分量が多い業務は、発射角で着地が大きく変わるため、なおさら効果的でした。

ポイントは一人ではなく二人で振り返ること。シンプルに、カイゼン速度が2倍になりました。同じ業務を繰り返していると気づけなくなることが多いので、フラットな目線からのフィードバックがカイゼンを加速させてくれました。（多すぎると逆に時間がかかるので、複数人でやる場合はチーム分けや会議体の整備が必要）

②チームメンバーとのミスコミュニケーションがなくなる

毎日同じもの見て、一緒に思考しているため、何かの意思決定をするときにも前後の文脈含めて、認識を共有することができました。

結果的に、月次や四半期での振り返りでもほとんど認識の齟齬が生まれることがなく、目標設定や戦略を決めるときも、スムーズに意思決定できるようになりました。

認識を揃えることは簡単なようで、案外時間も体力も使うことが多いですが、1日15分という無理のない時間でこれができたことは発見でしたし、その後のHR業務にも活用できています。

③熱量が高まる

色々書きましたが、なんだかんだこれが結構効いていたような気がしますｗ

良かったこと/良くなかったことを共有して、一緒に喜んだり悔しがったりしながら、「今日も頑張ろう！」と言い合えることが、思っている以上に大切だと感じました。

リーナーでは、「いかに高い熱量で頑張り続けられるか」という点は、Valueとしても掲げているくらい大切にしています。

特にリモートが増え、顔を合わせる回数が減っているからこそ、同じ目標に向かっているメンバーと毎日切磋琢磨し、みんなで熱量を高めあえることの意義が増してきていると感じます。

色々書きましたが、毎日15分のミーティングが、日々のカイゼンの加速や、熱量を高めるといった意味で、意外と効果的という話でした。

上記に挙げたようなケース以外にも、以下のようなケース等では特に効果的に働くと思うので、ぜひ試してみてください。

・あまりチームメンバーと顔を合わせることがない
・日々業務遂行しているが、このままで良いのかわからない
・チームメンバーがどんなことをしているのかわからない
等

リーナーというチーム・事業に、少しでも興味をもっていただけたら、
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