想いを"カタチ"に、アイデアの深化！！
こんにちは、小売業で教育担当をしているくろです(*^-^*)
お酒は強くないのですが、体調が悪くなければ毎日お酒を飲んでおります🥂（ビール、ハイボールが中心です。新商品のお酒はほぼ飲んでします）
※SUPER BEAVERのコラボ缶が欲しい・・・
そんな私の自己紹介もぜひご覧ください🌟
近頃は研修が立て込んでおり、あわただしい毎日が続いております💦
年末に近づくと研修はないため落ち着くかと思いきや、来年度の教育計画や入社式の準備など落ち着く暇はなさそうです。。。
目の前の仕事に向き合いがんばります✨
今まで業務改善のアイデアを捻出したり、またデジタルを学びツールやアプリを開発したりとたくさんの学びを得ました👍
そこで今までのアイデアとデジタル技術を結び付け、身近な課題の業務改善につなげていきたいと思います❗❗
しかしながら、全てやるのは今の私には不可能・・・
今までのアイデアで、実現可能性と業務改善度などを加味し、
アイデアの選定と深化を考えていきます😊
今までのアイデアたちは過去の記事をご参照ください。
仲間たちへのヒアリング
私は非常にアイデア出しや深掘り・ブラッシュアップすることが苦手中の苦手です😥
ここはやはり仲間を頼りに進めていかなくてはいけません☝
アイデアを図にまとめて、これを使いヒアリングを行いました。
今回のヒアリングはただ意見を聞くだけではなく、アイデアを深化させるため、スパーリングという形をとることにしました👍
今回も直接会えるタイミングがなく、スプレッドシートを利用でのスパーリングになってしまいました。さらには全員とはできず。。。
いざ・・・スパーリング👊
アイデア①：研修資料集計ツール🖱
【背景】研修資料が色んなとこに点在し、メイン事務局じゃない人が担当すると、資料探すのにかなり時間がかかり非効率である。
【概要】まずは統合したい資料を洗い出し、それをGoogleドライブへ投稿。スプレッドシートに変換し、リンクや関数を使用し、ワンクリックで全ての情報を確認できるようにする。
フィードバックコメント🖊
F2（良い点）一度にパッと必要事項が確認できるのはいいですね。戦略部からいつどこで研修何時から？とか、誰に講師依頼しているとか、ある程度、定型で共通する部分だけでもすぐに確認ができると、探す時間が短縮されますね。
F2（いまいちな点）一元管理ができる＝メンテナンスがその分精密にしないといけないのでイマイチというより、ルール決め（習慣決め）が必要そうですね。どのタイミングで何を入力済にしておくか等
ブラッシュアップする点🧽
・連携する内容の選定をしていく必要があり（日時・研修名・研修内容・場所・講師・受講生など）
・メンテナンスの必要性
・アプリの入力ルール決め
作成方法（例）
①現在運用しているデータの集約場所をドライブのみにする
②そこからすべての各シートへ貼り付け
③各シートよりデータを引っ張ってくる設定を行い、
入力するのは各シートで、全体を見るのは1枚のシートで完結する。
④メンテナンスはそのスプレッドシートの修正箇所を触るのみとする。
懸念点：今はデスクトップ上のファイルサーバーで管理をしているのだが、それをドライブ管理に変更することで、セキュリティの問題や共有範囲の設定などメンテナンスの問題など多岐にわたるハードルが考えられる。
アイデア②：リマインドメール自動送信✉
【背景】リマインドメールはそもそも忘れがち。しかし、報告書提出率100%を目指しているためリマインドメールは必須である。この作業は一回辺り10分くらい費やす。
【概要】読んで字のごとく、研修報告書の未提出者へのリマインドメール自動送信。報告書のスプレッドシートと研修名簿があれば可能であると思われる。
フィードバックコメント🖊
F2さん（良い点）現状、リマインドさえもできていない研修もあるので、この作業が簡略化されるととてもありがたいです。
F2さん（いまいちな点）全員から回収することが目的にならないように注意をしないとですね。。。（自戒を含め）回収した報告書を分析するかのツールもあると嬉しいです。テキストマイニグ等？
ブラッシュアップする点🧽
そもそもこのツールを作成するときの目的の見直し
（報告書提出率100％⇒報告書の内容の分析および次回研修への活用）
作成方法（例）
① GoogleFormで得た回答をスプレッドシートで表示
② そのスプレッドシートへ名簿のシート（メールアドレス付き）の追加
③ GASで、回答者の名前と名簿の名前の突合を行い、回答済を名簿へ記入。
④ GASで、未回答者（回答済以外の方）へのメール送信を行う。
⑤ ③、④を各トリガー設定を行い自動メール設定終了。
懸念点：この様々な設定を保存でき一部のみ変更して使用できないと、この設定の方が時間がかかることになり、今まで通りの方が早いという結論になることが安易に予想できる。
アイデア③：電話引継ぎアプリ📞
【背景】本社で電話がかかってくると、大概自分宛の電話ではなく、繋ぐことが多い。しかし繋ぐ相手が離席していることが多く、相手の要件を聞き、折り返ししますという対応をします。そんなときに、聞いた内容を直接伝えにいったり、パソコンでメールを送ったりして引き継いでいます。
【概要】電話引き継ぎアプリを作成。アプリ一つで引き継ぎ事項を入力し、自動でスプレッドシートに書き込む。内容を共有でき、対応したかどうかまで分かる。そうすることで、聞いた聞いてない問題が解決できる。
フィードバックコメント🖋
F2さん（良い点）誰か伝えた内容で、回答内容を学習して、おなじようなお問合せ時に対応ができるのはいいですね。
F2さん（いまいちな点）電子メールでのＣＣやＢＣＣの方が早いかも？しれない。という懸念はありますね。
ブラッシュアップする点🧽
そもそも必要か・・・⇒業務上メールで確認することが多いため、メールの方が確実で早い。
スパーリングした結果、そもそも業務改善に繋がりそうにならないと思ったためボツにしました🎈
アイデア④：宿泊申請書管理アプリ🛫
【背景】研修を開催する際に、研修会場から遠い人が一定の条件に当てはまった場合、宿泊申請書を提出することで宿泊申請をメールで受理しています。
それを基に決まったサイトで宿泊予約をし、その内容をメールで申請者に返答します。この作業は誰が行っても良いのですが、管理されていないため、重複しないように各々の事務局が対応しているのが現状です。
【概要】
宿泊申請書の管理をするアプリ。申請書の内容や宿泊場所の内容をアプリに打ちこむことで、そこで一元管理。宿泊申請書はドライブ投函し、宿泊申請書のリンクをスプレッドシートに貼ることで、いつでも内容を確認できるようにする。
フィードバックコメント🖊
F2さん（良い点）：現状研修のメイン担当が予約を手配という感じですが、元の問題点としては、済かどうかがわからないという点ですかね。①と同様に研修名をいれると宿泊手配者と手配ホテルがみれるといいかもですね。
F2さん（いまいちな点）：上記の①と同様で、情報入力のメンテナンスが必要ですね。
ブラッシュアップする点🧽
・未/済などの選択肢を入れることで、申請済かどうかが判断できる
・手配ホテルのリンクや、手配者など情報を入れることで問い合わせや以前
のデータを確認する際に分かりやすい。
・メンテナンスを分かりやすく簡単にする
作成方法（例）
① 管理用スプレッドシートの作成（必要事項を明記：未/済、手配担当者も記入）
② 店舗より送られてきたエクセルデータを、
Googleドライブで研修ごとにフォルダへまとめる
③ ①へ、②のフォルダのURLとホテルのURLを貼り付ける
懸念事項：研修計画の追加修正など、メンテナンスが必須。それをどの段階で誰が行うのかも決める必要がある。
最後に
③以外のもので業務改善のブラッシュアップをしていきます。
ここまで協力していただいた仲間には感謝しかありません😢
ありがとうございます🙏
恩を仇で返すことにならないように、頑張って業務改善に努めていきます💪
皆さまからの🧡が勇気になります！！
応援していただけると嬉しいです😭
よろしくお願いいたします❗❗
最後に私の好きな言葉
「人は変えられないけど、人は変われる」
参考記事