お客様だけでなく社員も過ごしやすいホテルへ【オフィス改装プロジェクト・前編】
京王プラザホテル札幌は1982年に開業し、これまで客室や宴会場を改装しながら、お客様の過ごしやすいホテルを作ってきました。しかしこの40年近くの間、従業員の使う裏側のスペースは改装されずにきました。入社当時はその表と裏のギャップに驚いたものです。
そんな従業員スペースも、今年度ついに改装することになりました。今回は【オフィス改装プロジェクト・前編】として、改装に至った経緯や準備の様子を、総務担当やオフィス改装プロジェクトの皆さんにお話を伺いました。
「社員の働きやすい空間を」 ー オフィス改装で目指すこととは？
編集部
まずは、改装に至った経緯を総務担当の土方副支配人に伺いたいと思います。なぜ、客室や宴会場ではなく、あえて従業員のスペースを改装するのでしょうか？
土方副支配人
このホテルが開業してから40年以上経過していますが、ホテルという生業上、お客様の使う営業スペースの改装等は定期的に行ってきたものの、従業員のスペースは後回しになってきました。
デスクやキャビネットも開業当時のままのため、老朽化が目立つようになってきました。
土方副支配人
こうした現状を受け什器の更新を行うことになりましたが、昨今、人材の流動化は社会的にも大きく取り上げられており、従業員の働きやすさ、この会社で働きたい！というエンゲージメントの向上も無視できない課題となっています。
ただ新しいものに買い替えるのではなく、従業員の過ごしやすい・働きやすい空間を目指したいと思い「オフィス改装プロジェクト」を立ち上げました。メンバーは、今回執務スペースを改装する総務担当・経理担当・営業戦略室・宿泊担当から1～2名ずつ招集し、皆で意見を出し合いながらより良いオフィスづくりのために準備を進めています。
若手の社員を中心に、どんなオフィスにしていきたいか話し合いをしています。
編集部
「働きやすいオフィス」に向けて、どのあたりを変えていきたいと考えていますか？
土方副支配人
今の一番の課題は、永年の書類が山積みにされており、執務スペースを圧迫して打ち合わせスペースなどを取れていないことです。
まずは書類を最小限に減らしペーパーレス化を進めます。それにより業務の効率化と省スペースを図り、生まれたスペースで社員同士が気軽にコミュニケーションが取れるようなカジュアルな打ち合わせスペースを作りたいです。
デスクもフリーアドレスにして部署を超えたコミュニケーションの活性化ができないか検討しています。
フリーアドレスとは
オフィスの中で固定席を持たずに、ノートパソコンなどを活用して自分の好きな席で働くワークスタイルのことです。図書館の閲覧テーブルのように、個人席を決めずに空いている席を使う形式で、その時オフィスにいない人のスペースを有効活用できます。
フリーアドレスの場合は、基本的に、部署や組織の単位で席を割り当てるのではなく、空いている席に自由に座るという運用です。
毎日違う席に座り、日々、隣り合う人が異なることで、部署や組織を超えたコミュニケーションの活性化が期待できます。
「ほっと一息つける場所に」 ー 従業員食堂と休憩室も改装へ
編集部
今回は執務スペースのほかに、従業員食堂と休憩室も改装すると聞きました。こちらはどんな狙いがありますか？
土方副支配人
業務を行う場所が綺麗で過ごしやすいことも重要ですが、仕事の合間にリフレッシュできることも重要だと考えています。
居心地の良い休憩スペースは仕事に対するモチベーションを高めることにもつながると思いますので、食堂・休憩室も併せて改装することにしました。
編集部
食堂・休憩室の改装後、どのような効果を期待していますか？
土方副支配人
異なる部署のスタッフ同士がコミュニケーションを取り、情報交換をしたりそこから新しいアイディアが生まれる場になるといいなと思います。
あとは、接客業という業種柄、お客様の前では緊張感も強いられますが、ほっと一息付ける場所にしたいですね。
プロジェクトメンバーで意見を出し合ってより良い空間へとブラッシュアップしていきます。
「40年前からタイムスリップ?!」 ー 最新オフィス見学で気付いたこと
編集部
ここからは、オフィス改装プロジェクトの皆さんに、改装に向けた準備について伺いたいと思います。昨年11月ごろから情報収集のためにオフィス家具の会社に見学へ行っていたとのことですが、どうでしたか？
総務担当・高杉さん
当社のオフィスと違いすぎて驚きました！1人1台デスクがあるのが当たり前ではなく、毎日違うデスクで作業をしていたり、立ったまま作業できるハイデスクがあったりと現代のオフィスの多種多様な在り方を学ぶことが出来ました。
営業戦略室・高橋さん
衝撃を受けたことはいくつもありますが、自由なスペースがとても多いことに驚きました。オフィス見学の際、「改まって打ち合わせ、というような堅苦しい場ではなく、気軽に雑談できる空間でこそ柔軟な発想で良い案が出る」と聞き、まったくその通りだと感じました。
通りかかった他の部署の人も気軽に声をかけられるため、
一つの部署だけでは生まれない多様なアイディアの創出の場に。
経理担当・吉田さん
当社の事務所がいかに古いかを実感しました。今の事務所に慣れてしまっているので、最新のオフィスを見学してまるでタイムスリップしたかのような気持ちになりました。
「こんな風にしたい！」という空間がたくさんありました。
「ペーパーレス化が一番の課題」 ー ワクワクを形にするための準備
編集部
これからオフィスの改装に向けてどんな準備がありますか？
宿泊担当・小笠原さん
フリーアドレスにするために各個人で持っている書類のデータ化をしていきます。他にもたくさん書類があるので、少しずつ整理整頓を進めていきます。
経理担当・吉田さん
昔ながらの書類山積みな部署なので、データで保存できるものはスキャンを取るなどペーパーレス化していきます。
編集部
紙で保管しているものをデータ化するのは大変だと思いますが、部署の皆さんの反応はどうですか？
宿泊担当・永見さん
今まであって当たり前だった各個人の書類をなくすことへの不安はあるようです。しかし、紙を減らし業務を効率化した新しい働き方への期待も感じるので、皆で協力して進めていきたいと思います。
経理担当・太田さん
改装し新しい事務所になることにワクワクしてはいますが、大量の書類を片付けるにはどうしたら良いのか困惑している状態です。現在、事務所周りにある資料の整理方法などを検討しています。
「明るく働きやすい空間に」 ー プロジェクトメンバーの熱い想い
編集部
最後に、どんなオフィスを目指していきたいかお聞かせください！
営業戦略室・高橋さん
明るく開放的で、あちこちで自然なコミュニケーションが生まれるような雰囲気にしたいです。日常の中の一言からアイディアを膨らませられる、そんな空間にしたいと思っています。
宿泊担当・永見さん
また明日も仕事しに来ようと思えるオフィス作りを目指しています。今までの当たり前を見直し、これからの当たり前を考えていきたいです。
経理担当・太田さん
明るい雰囲気で気軽に相談できる、部署の隔たりがないようなオフィスにしていきたいです。
総務担当・高杉さん
社員全員が居心地がいい、働きやすいと感じられる空間を目指したいです。ハイデスクや集中スペースなど、作業内容に合わせて働く場所を選べる多様性のあるオフィスにしたいです。
プロジェクトメンバーの皆さんの熱意を感じます。
オフィス改装は3月予定！お客様だけではなく社員も過ごしやすいホテルへ
執務スペース、従業員食堂・休憩室の改装は3月中旬に行われる予定です。プロジェクトメンバーは現在、壁や床の色・素材の選定や、デスク・キャビネットのレイアウトの検討を進めています。
従業員食堂の改装もあり、会社全体の雰囲気も明るくなることが期待されます。
新しいオフィスのイメージを膨らませながら色を選びます。
コミュニケーションを取り活発に意見を交わしあう場面、一人で集中して作業をする場面、仕事の合間にほっと一息休む場面。メリハリを付けた働き方で、お客様だけではなく社員一人ひとりが過ごしやすい会社へと変化していきます。
オープン社内報では、改装後のオフィスの様子や、社員の働き方の変化について【オフィス改装プロジェクト・後編】として掲載予定です！
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