業務改善任されてみた　Part3　～教育の標準化と生産性向上～

はじめに

日々の業務の中で「ああ、もっと楽に情報共有ができたら」と思ったことはありませんか？デジタルトランスフォーメーション（DX）と聞くと難しく感じるかもしれませんが、実は私たちの仕事をグッと楽にしてくれるものなんです。今回は、業務改善のツールとして「TeachmeBiz」を導入した理由と、その効果についてご紹介します。

TeachmeBizとは

TeachmeBizは、誰でも簡単にマニュアルを作成し共有できるクラウドサービスです。シンプルで直感的な操作ができ、動画や画像もサクッと埋め込めるので、面倒な手順書作成が驚くほどスムーズに。

公式サイトにも分かりやすい説明がありますが、特に導入事例が紹介されているYouTube動画がオススメです。実際の使い方や成果が分かるので、かなり参考になりますよ。

マニュアル作成・共有システム Teachme Biz｜マニュアルで生産性向上

Teachme Biz 導入事例

導入の背景

現状の課題と改善の必要性

我が社では、情報共有やマニュアル作成に時間とコストがかかり、常に「最新情報が伝わっていない」「現場が混乱している」といった問題に悩まされていました。そんな悩みを解決するために、「もっと使いやすくて効率的なツールはないか」と探していたときに出会ったのがTeachmeBizです。

TeachmeBizの特徴と利点

主な機能と特徴

TeachmeBizの特徴は、シンプルで直感的に使えること。具体的には以下のような機能が私たちの業務効率化に大きく貢献しています。

• クラウド上でマニュアルを簡単に作成・共有できる

• 動画や画像の埋め込みが簡単

• 現場でQRコードをスキャンして即アクセス

• AI機能でマニュアル作成がさらにラクに

最近追加されたAI機能を使ってみたら、本当に簡単にマニュアルが作れました。「専用の生成AIって強いな」と実感しました。音声を自動で文字起こししてくれる機能も便利で、業務のスピードが格段に上がります。

ChatGPTでも作れるって思うかもしれないけど、専用の生成AIってやはり強い
開発の経緯などは以下のYoutubeから見れます

音声の文字起こしとある程度考えながら切り取ってくれるっていう非常に良いものでした。　また、標準化したいものであればすぐ作れるようでした。

導入することのメリット

TeachmeBizを導入することで、情報共有のスピードが上がり、業務効率がグッと向上しました。

・「教えてもらってないからできない」
・「教えたいけど時間がない」
・「自学してほしいけど資料を作る暇がない」

どこの会社も悩んでいること

紙のマニュアルだけではなく、視覚的に理解できる資料を簡単に作れるのも、現代の忙しい私たちにはありがたいポイントです。多くの企業が導入している理由に納得です。

まとめと今後の展望

導入後の展望

TeachmeBizの導入により、業務のデジタル化が一層進み、さらなる効率化が期待されます。また、他の業務ツールとの連携も視野に入れており、今後の拡張性にも期待しています。

今後の課題と対応策

今後の課題としては、従業員のさらなる教育とシステムの定期的な見直しが挙げられます。これらを解決するために、継続的なトレーニングと改善活動を進めていきます。

まとめ

TeachmeBizの導入によって、業務のデジタル化が進み、業務効率も向上しました。特に、マニュアルの作成と共有が一気に楽になり、現場での混乱も減少しました。今後はTeachmeBizを活用するだけでなく、他の業務ツールとの連携も進めて、より大きなシナジー効果を生み出していきたいと考えています。

たとえば、他のプロジェクト管理ツールやチャットツールとTeachmeBizを連携させることで、情報の流れをさらにスムーズにし、全社員が必要な情報にすぐアクセスできるようにする予定です。また、定期的なフィードバックを収集し、社内での運用方法を見直して改善していくことで、使いやすさを追求していきます。

さらに、従業員のスキルアップも見据えています。TeachmeBizを通じて、従業員が自発的に学べる環境を整えることで、業務の属人化を防ぎ、チーム全体のパフォーマンスを底上げすることが期待できます。このように、TeachmeBizを中心とした業務改善を進めていくことで、全体的な生産性向上と働きやすい環境づくりに繋げていきたいと考えています。

私たち30代は、忙しい日々の中でいかに効率よく仕事を進めるかが大きな課題です。TeachmeBizは、そんな私たちの味方になってくれるツールだと思います。これからも、使えるものはどんどん使って、仕事をもっと楽にしていきましょう！