仕事の依頼は要件定義をきちんとする

ぼやき。

会社の 上司/先輩 はこの令和の時代であろうとも 部下/後輩 に対して要件定義が曖昧な(指定のない)仕事の指示をしがちである。

「○○やっといてくれる？」「△△まとめておいてくれる？」

これだけでは仕事の依頼としては25%程度である。正直こんなものただの大枠である。仕事の依頼において一番重要なのは納期である(社内で納期というと堅苦しいので期限と言い換えたほうが聴こえはシンプルである)。私の場合はよほど目に見えてわかっているようなもの(例えば週次で依頼されているようなもの)以外は最初に必ず「いつまでですか」と聞き返す。逆に私が依頼する際は必ずいつ頃までには欲しいと最初の段階で明示する。次に重要なのは範囲。これは一般的には数字をまとめる際に必要な変数である。これも私の場合は「いつからいつまで欲しいですか」と聞き返す。逆に私が依頼する際は範囲を指定する。例えば202101-202112分など。月次のデータ12ヶ月分という意味である。これで依頼としては70%程度であると思う。さらにここに補足として、例えば数字が欲しいなら、「何にまとめるか」「グラフにする必要はあるのか」「平均値、中央値などの値が必要か」の要素もあると良い。

簡単な例を上げると、
テレワーク/事務所出社　をハイブリッドで行っている企業の総務部管理職が週次の事務所出社人数を知りたいとき、
ダメな例「○○さん、事務所に出社している人数まとめておいてくれる？」
良い例「○○さん、20220314-20220318の期間で事務所に出社した全部署の社員の人数をxlsxでまとめておいてくれる？明日の午後に管理職のミーティングあるから明日の午前中までに欲しいかな。平均値もあるとありがたい。」

部下側が必要な要件定義を補完できるような人間になったほうが良いか、上司側が補完する必要ないくらい要件定義を明確にして依頼できるような人間になったほうが良いか、難しい問題ではあるが、両側が補完/明確できるようになったほうがハッピーだと思う。要件定義という能力は、システム開発をする際や、何らかの目標設定をする際などにも重要となるので、気付いた時から能力を磨いておくと良い。

小難しく書いたが、これって5W1Hのことか。