電子取引データに関する取り扱いの確認
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令和6年1月1日以降、電子取引データを紙で保存することができなくなりました。これにより、企業は電子取引データを電子的に保存する義務があります。このブログでは、電子取引データの保存方法について詳しく解説し、必要な対応を整理します。
1. 制度の概要の確認
改正電子帳簿保存法により、電子取引データの保存方法にはいくつかの重要な要件があります。例えば、保存するデータは検索可能な状態で保存しなければならず、検索機能を有していることが求められます 。
また、タイムスタンプの付与や、データの訂正・削除記録が残るシステムの利用、訂正削除の防止に関する事務処理規程の策定・運用が求められています。これらの要件を満たすことで、法的に有効な電子データの保存が可能となります。
2. 電子取引データの有無の確認
以下のチェックリストを使用して、受領している領収書や請求書の中に電子取引データがあるかを確認しましょう。
電子メール：メール本文や添付ファイルで請求書や領収書を受領している
Amazon、楽天などのオンライン購入：インターネットサイトで物品購入している
公共料金の請求書：インターネットで確認している
クレジットカードの利用明細：インターネットで入手している
スマートフォン決済：電子決済サービスを利用している
交通系ICカード：インターネットでデータを入手している
航空券・乗車券：インターネットで予約している
音楽や動画の配信サービス：電子データで購入している
ペーパーレスのFAX受信：電子データで注文書を受け取っている
電子領収書：電子データで受領している
特定の会計システム：電子データを交信している
運送会社の伝票データ：インターネットで入手している
3. 電子取引データの保存方法
電子取引データの保存方法は大きく2種類あります。
対応策1：専用ソフトウェアを利用する
法律の要件を満たすソフトウェアを利用する方法です。この場合、国税庁の認証を受けたソフトウェアを使用することで、適法な保存が可能となります。当事務所では、FXシリーズ（証憑保存機能）の導入を支援しています。
対応策2：一定のルールを定め、任意のフォルダに保存する
自社で独自の保存ルールを設定し、任意のフォルダに保存する方法です。この方法では、データが消失しないようにバックアップを含めた対応が必要です。
電子取引データの保存義務が強化されることで、企業は適切な対応が求められます。専用ソフトウェアの利用や、自社ルールの設定など、各企業に最適な方法を選択し、適法かつ効率的に電子データを管理しましょう。
お問い合わせ
高木会計事務所では、電子取引データの保存方法に関するご相談や、企業のデジタル化を支援するサービスを提供しております。当事務所はTKC全国会に所属し、最新の税務情報と高い専門知識を活かして、お客様に最適なソリューションを提案いたします。FXシリーズ（証憑保存機能）の導入支援も行っており、法的要件を満たすための具体的な対応策をご案内いたします。税務や会計に関するお悩みをお持ちの企業様は、ぜひ高木会計事務所にご相談ください。我々は、お客様のビジネスの成長と発展をサポートするために全力で取り組んでいます。
この記事を通じて、電子取引データの取り扱いについて理解を深め、適切な対応を進めていただければ幸いです。