正しくできてる？SharePointのファイル共有
皆様、こんにちは。
協立情報通信株式会社 教育チームのA.M.です。
今回は「SharePointのファイル共有」についてご紹介したいと思います。
リンク1つで相手にファイルを送ることができて大変便利な機能ですが、誤った設定にしていると大きな情報事故に繋がる可能性があり危険です。
ぜひこの機会に正しい共有方法をマスターしましょう！
本記事はSharePointの操作方法をご紹介しますが、個人向けストレージのOneDrive for Businessでも同様の操作になります。ぜひご活用ください！
こんな「あるある」が危険！
様々な手段でのファイル共有が一般的になった今日この頃ですが、一度はこのような経験をしたことがあるのではないでしょうか？
上記の例ではAさんにアクセス権を直してもらえば無事解決ですが、もしも社内のとても重要なデータが誰でも閲覧できるような状態になっていたり、そのリンクが誤って社外にまで流出してしまったらどうしましょう？
一度外部でダウンロードをされてしまうと、複製が繰り返され、完全にファイルを抹消することは大変難しくなってしまいます。
基本の共有方法
では、ここからSharePointの基本の共有の方法をご紹介します。
ライブラリから共有したいファイルを選択し、矢印が右上に飛び出たアイコンの共有ボタンをクリックします。
その後共有画面が出現します。[リンクのコピー]をクリックすると共有用のハイパーリンクがクリップボードにコピーされ、共有画面上部に共有したい方のメールアドレスを記入してから[送信]をクリックすると相手に招待メールが送信されます。
これで簡単に相手にファイルを送ることができます。
[共有]を選ぶこともできます。
共有の設定
続いて、更に踏み込んだ共有設定についてご紹介します。
共有画面を呼び出す部分までは先ほどと同様です。その後、リンクのコピーの隣にある歯車マークをクリックすると、[リンクの設定]画面が表示されます。
上半分のエリアでは、社外も可、社内のみ、社内の特定のメンバーのみなどアクセス権の範囲を設定することができます。
また下半分のエリアでは、編集/閲覧/ダウンロードの可否、それらの有効期限や、許可するためのパスワードの設定をすることができます。
これらの設定を上手く組み合わせることで「社内であれば誰でも閲覧は可能だが編集はNG」や、「有効期限やパスワード付きで取引先にファイルを共有」といったセキュアな管理が可能になります。
（注）Microsoft 365テナントの設定によっては、社全体で社外へのファイル共有が禁止されていて、そもそも共有権限を設定できない場合があります。
その場合は、自社の情報システム担当者の方にご確認ください。
SharePointは事前の設定が鍵！
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