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ファックスもAIでラクラク検索可能に！

kazuya_saito/イデアルファーロ株式会社 CEO

ドキュメントインテリジェンス活用で始める“アナログ脱却”計画

はじめに：まだファックスで苦労していませんか？

「うちの会社、いまだにファックスを使うんだけど、届くたびにチェックするのが面倒…」そんな声は意外と多いもの。とはいえ、いまだに“紙文化”が根強い現場も少なくないですよね。本記事では、最新のAI×OCR（光学文字認識）ツールを使って、ファックスを効率的にデジタル化・検索可能なPDFへ変換する方法をご紹介します。
実際に、YouTube チャンネルで話題になった「ドキュメントインテリジェンス スタジオ」の実力や、Google Apps Script との比較も取り上げながら、そのメリットをわかりやすくまとめてみました。業務効率化やペーパーレス化に興味のある方は必見です！

目次

  1. ファックスがまだまだ現役な理由

  2. **Google Apps Script × OCR でも十分？

    • まずは現行の便利さを再確認**

  3. さらにパワーアップ！ ドキュメントインテリジェンス スタジオでできること

  4. **ファックス×AIでどんなメリットがあるの？

    • 実例と利用の流れ**

  5. 気になるコストや導入の注意点

  6. まとめ：AIを使ってアナログ業務を一気にスマート化しよう！

1. ファックスがまだまだ現役な理由

  • 地域性・業界性
    地域や業種によっては、いまだにメールではなくファックスでのやり取りが中心のところがあります。特に医療・介護・福祉などの業界は、相手先がファックスを希望するケースも多く、「仕方なく使っている」企業も少なくありません。

  • 現場スタッフの習慣
    長年、紙でやり取りしてきた現場にとって、送受信の手順をがらりと変えるのは抵抗があるもの。また、慣れた方法のほうがミスを減らせるという声も。

とはいえ、ファックスで受け取った紙を保管したり、探し回ったりするのは面倒ですよね。
そんな悩みを解決してくれるのが、AIを使ったOCR技術なんです。

2. Google Apps Script × OCR でも十分？

  • すでに実用レベルのGoogle OCR
    Google Apps Script のOCR機能を使うと、ファックスの内容をある程度テキスト化できます。実際、会社名や宛先、送信元など、主要な情報はかなりの精度で判別可能。

  • 300字要約も自動生成
    テキスト化した内容を“要約”し、Slackや他のシステムに通知してくれるフローを組めば、ファックスを見逃さずに処理できます。

でも、もっと精度を上げたい！ という場合は、さらに一歩踏み込んだサービスを使うのがおすすめ。それが「ドキュメントインテリジェンス スタジオ」です。

3. さらにパワーアップ！ ドキュメントインテリジェンス スタジオでできること

  • 高精度のOCR機能
    手書き文字や薄い印字、多少かすれたファックス原稿でも、正確に読み取ってくれる強力なAI。

  • 検索可能なPDF作成
    読み取ったテキストをもとに、自動で検索可能なPDFを生成。膨大なファックスの内容を後から振り返るのも簡単に。

  • バーコードやQRコードも読み取り
    企業が載せているQRコードのURLや問い合わせ先情報などを自動で抽出できるため、社内チャット（Slackなど）にリンクをシェアするときにも便利！

4. ファックス×AIでどんなメリットがあるの？

実際の利用イメージを具体例でご紹介します。

  1. ファックス受信 → 自動保存
    ファックスが届いたら、自動的にPDF化してクラウド（Google ドライブなど）へアップロード。

  2. OCR処理 → 要約生成
    ドキュメントインテリジェンス スタジオを活用し、テキストやQRコードを抽出。重要な箇所をピックアップしてSlackに通知。

  3. 検索可能PDFの作成・共有
    「あのファックス、どこにある？」と探す手間が激減。後からキーワード検索ができるので、業務効率が大幅アップ。

  4. すぐにセミナー申し込み！
    QRコード経由で申し込みフォームにアクセスできるため、わざわざ紙を見比べる必要なし。URLをクリックしてサクッと登録完了です。

5. 気になるコストや導入の注意点

  • 処理ごとに数円かかる場合も
    Google Apps Script のOCRは無料で使えますが、AIツール（Azureドキュメントインテリジェンスなど）は1件あたり数円の料金が発生することがあります。使う頻度やファックスの量に応じてコストを試算するとよいでしょう。

  • 導入まわりの知識が必要
    クラウド連携やSlack連携など、簡単なプログラミング知識・APIの設定が必要な場合も。外部の専門家や社内IT担当者と連携して進めると安心です。

6. まとめ：AIを使ってアナログ業務を一気にスマート化しよう！

ペーパーレス化やDX（デジタルトランスフォーメーション）が求められる今、ファックスだってAIで効率化できる時代です。検索可能なPDFを活用することで、

  • 情報の共有と管理がグッと楽に

  • 業務の抜け漏れが減り、担当者の負担も軽減

  • その場で申し込みや問い合わせが可能

…とメリットがたくさん。気になった方は、ぜひドキュメントインテリジェンス スタジオやGoogle Apps Scriptなどを組み合わせて、自社のファックス業務を“脱アナログ”してみてはいかがでしょうか？

もし詳しい操作手順や実際の画面が見たい方は、下記のYouTube動画でチェックできます。ぜひ動画をご覧いただき、チャンネル登録をしてみてください！

▼動画はこちら（イメージ）

ドキュメントインテリジェンス スタジオの実演動画

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