月次試算表を早く作るコツ。

お疲れ様です！

本日は月次試算表を早く作りたいときのコツをまとめます。

月次決算を早くするための仕事はもう10年以上やってきてまして、
プレイヤーとして、
マネージャーとして、
それぞれで携わってきましたが、

一番のコツは意外と『社長が月次試算表を早く出すことを決める』ことだと思っています。

早くするための手段は色々ありますが、
結構ボトルネックになるのが社長とか経営幹部が協力的でなかったりする部分だったりします。

月々の月次試算表に関するプロセスは、

①資料回収
②データ集約
③データチェック、分析
④報告

みたいな感じかと思いますが、
一番時間かかっているのが①の資料回収です。

経理の方が出しやすい通帳データだったり、
税金の納付書控えとかは比較的早く集まりますが、

社長の領収書だったり、
営業部長からもらう売上一覧とかが遅かったりします。

少額だったら月次試算表では一旦無視するという選択肢もありますが、
売上になるとさすがに無視できないです。

そうなると、
社長や経営幹部からいかに早く資料をもらうかが課題になりますが、
そもそも月次決算早期化を取り入れる意思が弱く、
協力的でなかったらある一定の効果はあれど、
それ以上に月次決算を早くすることは難しいです、
たぶん無理だと思います。

なので一番大事なのは、
社長に月次決算早期化を決定してもらうこと、
それに伴う対応の優先度を上げてもらって協力的に動いてもらうこと、
社長以下幹部も同様に対応させること、
を決定いただくのがキモだったりするかなと思います。

クライアントからオファーがあると、
この辺り当たり前に大前提として握れていると思いがちですが、
会計や財務の経験のない方からすると、
月次決算を早期化することに伴う業務プロセスへの影響は想像しづらく、
認識できてない場合が多いです。

なのでこの辺りを最初にきちっと握るところが意外とポイントだと思います。

資料さえ揃ってしまえば、
データ入力をなるべく早く行ってもらえるよう調整したりするだけで、
大体翌月15日から20日ぐらいには月次試算表は完成するようになると思います。

それより早くするなら、
記帳を内製化したり、
月明けてから資料を処理するのでなく週ごとに資料を処理したり、
各種経理系ツールを導入したりする必要があるかなと思います。

月次試算表の早期化は銀行からの評価も上がりますが、
自社の経営状況をより早く把握できる点が何よりのメリットです。

たいてい、社長が考える利益と実際に集計した利益はズレています。
売上は把握している社長さんが結構多いですが、
利益はズレていることが多いです。

社長さんによっては資金繰りの状況も追えてない場合もあります。

月次決算を早期に行い、
会社の利益状況、資金繰り状況を毎月早くに確認できる体制を作っていくのがお勧めです。

その際に、今日の内容をぜひご活用ください。

本日は以上です。