プロのPMが教える議事録作成のコツ

小原和典／JQ／プロジェクトマネージャー

2020年12月2日 12:44

ミーティング後に議事録を書いていて
「どこまで発言の通りなぞって書けばいいんだろう」と悩んだり、
「1時間のミーティングの議事録に半日かけてしまった、、」と愕然としたりした経験はありませんか？

簡単なように見えて、意外に難しいというのは、議事録を書いたことがある人なら誰しも実感があるのと思います。

今回は、これまで弊社内のメンバー研修でのみ教えてきた「議事録作成のコツ」を紹介したいと思います。

議事録づくりはPMに必要な基本スキルが全て含まれている

「議事録」といえばジュニアメンバーがとるもの、という現場も多いのではないでしょうか。

実際、弊社でも新しく入ったメンバーにはまず議事録取りから始めてもらうことが多いです。

ただ、それは議事録が「誰でもできるから」ではなく、むしろ「聞く」・「理解する」・「整理する」・「書く」・「伝える」・「導く」といったPMに必要な基本スキルが全て含まれており、その人の実力を測る、あるいは育てるのに格好の仕事だと考えているからです。

ＪＱの議事録作成のコツ

１．議事録の目的を理解する

議事録は会議の後に書くものですので、議事録の目的を理解するには会議の目的を知っておかなければなりません。

■会議の目的

Q：会議の目的とは何か？可能な限り3つにまとめて答えてください。

A：会議の目的は、①意思決定をすることと、②次に誰が何をいつまでにするか（タスク）を決めること、そして③情報共有です。

■議事録の目的

それでは議事録の目的とは何でしょう。

議事録を作成する目的は、会議の目的に沿った証跡を残すこと、とプロジェクト関係者の記憶補助です。

(1) 証跡を残す
なぜ証跡を取るのか？それは、プロジェクトがうまくいかない時に責任の所在を明らかにすること、ひいては、裁判沙汰になったときの重要な証拠とすることです。

PMはモノゴトを仕切る立場ゆえに、スケープゴートになりやすい。だからこそ普段から自分を守るための努力＝メモ・回付を怠らないことが重要です。

(２) 記憶の補助
プロジェクトでは大量の情報がインプットで入ってきて、日々処理されてます。そのため先週起きたこと、議論したことを覚えている人はほとんどいません。
だからこそ議事録で思い返せるようにしておきます。

２．議事録のアウトプットのレベル感を意識する

議事録と議事メモは異なります。

(１) 議事録
誰が何を言ったのかを、やり取りを含めて記載します。

(２) 議事メモ
重要な報告、結論/決まったこと、ToDO、課題のみを記載する。やりとりは記載しません。

議事録と議事メモは、ストレートな言い方ですが、あとでうるさいことを切ってきそうか、によって使い分けたりします。

(３) 議事録のアウトプットのTIPS
議事録は文量が多くなるので、どこを見るべきかがわかりづらい。
そのため、★や■などの記号（黒い記号）をつけて、どこを見るべきか印をつけておくと、自分自身にとっても読み手にとっても便利です。
例）★：ToDO、■：課題
※決定事項は何が決定事項か微妙なものがあるので（ToDoと決定事項の違いがなんなのかという）、記号管理しないほうが無難でしょう。