オンライン配信初心者が試行錯誤したオンライン勉強会の開催手順〜プランニング編〜

世の中がオンラインでのミーティングで溢れ返り、ウェビナーなどのオンライン配信が爆発的に増えて1年ほどたちました。

エンジニア向けの技術勉強会も、以前は会場を借りて行うリアルな場のものが当たり前でしたが、今ではほとんどがオンラインです。
良し悪しはありますが、少なくとも会場へ足を運ぶ時間が短縮され、開始ギリギリまで仕事片付けることができるのは個人的に嬉しいです。
反面、懇親の場で登壇者の方などに声かけづらく、仲良くなりづらくなりましたよね・・・

そんなオンライン勉強会を主催してみたいなと常々思っていて、この間ついに第一回目を企画&主催することができました。
Technical Director Meetupという、上流工程エンジニア達の交流の場、プログラマー・コーダーなど下流メインの方々が上流にチャレンジするためのスキル向上&知見共有の場となるようなコミュニティを目指しています。

Technical Director Meetup!

今回は、オンライン勉強会を開催するまで自分が行ったことを手順としてまとめました。大まかに、どのような勉強会にするか決めたり下準備などを行った「プランニング編」と、勉強会開催までの具体的な事前準備「タスク編」の前編後編に分けてまとめたいと思っていまして、こちらの記事は前編となる「プランニング編」となります。
オンライン勉強会を開催してみたいと思っている人たちへの参考になればいいなと思っています。

5/23追記：配信設定・タスク編の記事を作成しました。こちらも是非ご覧ください。

なお、僕の気質的にある程度かっちり決めごとをして進めている節があり、「あくまで僕の場合」として捉えていただけると幸いです。人によってはここまで準備をせず、ある程度ノリと勢いでまずはやってしまった方がいい場合もあると思いますので、自分にとってためになりそうなところだけかいつまんで読んでいただけたらと思います。

コンセプトを決める

まずは、自分がどのような勉強会を開催したいのかを決めて、明文化します。
勉強会にもいろいろな種類があります。複数登壇者のLT会や、講師の方を呼んだ講演形式、もくもく作業する形式、ハンズオンなどもありますね。
また、取り扱う技術や、どの程度のレベル感を目指しているのかを決めます。初心者大歓迎でゆるくやるとか、有識者同士で高め合うとか。
あとは身内だけで行うのか、外部の人と交流するのか。単発だけやりたいか、継続してやりたいかなども。自分がやりたい勉強会の形式を定めていきます。

ただこれは決めていくというよりは、勉強会やりたいと思う人は何かしら自分の中でコンセプトはある場合がほとんどだと思うので、どちらかというと明文化していくという意味合いが強いです。
ざっくりこんなことやりたい、という思いを詳細に深ぼっていく感じです。

僕の場合は、

・LT会にしたかった
・技術領域にとらわれない会にしたかった
・外部の人と交流したかった
・コミュニティ作りに興味あった

などの思いが最初にあって、そこからコミュニティのコンセプトを考えることになりました。

自分が上流行程にチャレンジする時に他の技術領域(僕の場合だとバックエンド領域以外)が分からなさすぎて苦労した経験があって、そこと結びつけて「他技術領域の知見が共有される場」「上流行程スキルの知見共有の場」というコミュニティのコンセプトができました。

コミュニティのコンセプトができたので、そこに沿う形で勉強会の趣旨も考え、「技術領域にとらわれない会にしたかった」という思いと「上流設計に専門外領域の知識って必要になるよね」というのを掛け合わせ、第一回目は「推し技術LT」というものに決めるまで至りました。

主催経験者に相談する

やりたい勉強会が決まった後、具体的にどう進めていくかという話に入りたくなるのですが、僕の場合はすでにオンライン勉強会を開催している経験者にアドバイスをもらいました。

実際、オンライン勉強会の始め方、特にYoutubeLiveなどでのオンライン配信手法は調べれば結構やり方出てきて一見なんとかなりそうなのですが、やってみてはじめて分かることって結構あります。
実際にすでに一度配信を経験している現在の僕も、やってみてはじめてわかったことは結構あります。配信中に細かい失敗をたくさんしました。

失敗しなくするためにはたくさん経験積むのが一番だと思いますが、とはいえできるだけ失敗したくないじゃないですか。
経験者に2、3点アドバイスをもらうだけでも、新しい発見があると思いますし、アドバイスをもらうことでする必要のない失敗を防ぐことができると思います。もし周りにオンライン勉強会主催経験者の方がいらっしゃったら、是非質問してみてください。

協力者を募る

主催経験者の方にいただいたアドバイスの中で個人的に一番ためになったのは、協力者を作った方がいいという点です。
主催の立場を僕以外にもう1人作るということですね。

運営側が複数人いると、勉強会始めるにあたりいろんな事前準備を行なっていくことになるのですが、そのタスクたちを分散させることができます。

また、配信中は何が起こるかわかりません。手元のPCが固まってしまうかもしれないですし、家のWi-Fiがいきなり死んでしまうかもしれません。そんな時自分1人だけだと、配信環境の復旧作業と参加者への連絡・ケアなどを、全て自分一人でやらなければいけません。かなり大変です。そのようなことが起こってしまった場合でも、最低2人いれば片方が復旧、片方が参加者対応と役割を分けることができます。またもし相方の配信環境を上手く用意できれば、仮に自分の環境が死んでも相方の配信環境で配信を再開することができます。

またトラブルが起きずとも、配信中に1人が司会をしつつ1人が裏方作業をするなどの役割分担もできます。

僕の場合は1人お声がけして2人体制で運営したのですが、結果的には大正解でした。
事前準備を仕事の合間で進めなければいけない中作業分担ができたのはだいぶ助かりましたし、配信中の役割も分けることができたので心に余裕を持って配信ができました。

以上までがオンライン勉強会立ち上げの開催手順「プランニング編」でした。
次回はより具体的な事前準備「タスク編」の話をしたいと思います。