質問「会議が予定より短くなることってありますか？」

皆さま、いつもありがとうございます。今日は目黒の二郎で大豚ラーメンでギルティ(残す)寸前まで追い詰められた、かとけんです。

よくクライアントに「会議が短くなりますか」と質問することがあります。

会議の種類によりますが、おおよそ「そんなことはない」と回答があります。むしろうちは長く会議をやるのがいいと思ってる！と豪語されることもあります。

会議が長くなるかならないかで、意思決定のスピードやその会社のカラーがわかります。日本企業はみんなで意思疎通してかる決めることが多い。それに対してアメリカはトップダウンで物事を進めることが多いです。もちろん希望によりますが。

そこで会議が長くなる原因を分析したいと思います。

１．ゴールが決まってない

どんな会議でもゴールがあります。長く擦り合わせるような会議は会議じゃなくて意見交換会になってしまいます。

結局、なんなん？となってしまうので参加者の集中力が途切れてしまい、何にも決まりません。

いわゆる「アジェンダ」が事前に共有されて、何について話すのか分からないと濃い話し合いが出来ません。必ず私はアジェンダを共有して事前に何をするのかをメンバーに伝えるようにしています。

２．タイムスケジュールが決まっていない

13:00〜15:00 営業会議

上記のように上司から会議の連絡ってありませんか？私も以前にその連絡があって落胆したことを覚えています。

会議は15分区切りがいいとされているので、長くても1つのセグメントで15分までにするようにしています。特に営業会議に関しては、自分以外の人は無問題となることが多いので、必ず事前に顧客情報を共有すべきです。

つまり、15分ごとにどのお客さまについてどこまで話すのかを明確にしないと濃い会議はできません。

３．決済者を決まっていない

議論が煮詰まった時に、最後に決断や決済を下す人を決めなくてはいけません。通常だと上司にあたるパーソンですが、若手同士の会議だとこれがなぁなぁになってしまい、会議の意味をなし得ません。

会議では実行のアプローチスケジュールまで落とし込んで終わりにするのが基本です。つまり、決済者が居ないと議論がまとまらないので早急に解決したほうがいい問題も先延ばしになってしまいます。

必ず、リーダーやマネージャーのようなポジションの方を同席させるか、決済者を事前に決めておく必要があります。

会議ってあっという間のものと、ダラダラ続くものと二極化すると思います。日々の会議では、スパッと終わらせられるようにしたいですね！