Excel で業務効率を改善していったことで得られたこと
はじめに
こんにちは。この記事は Excel を使っていくことで業務効率が上がった話を、私の体験を通じて書いていっています。
私は Excel が超好き！というわけでもないですが、Excel で資料作成をするときは芸術作品を”創る”感覚でやっています。
そんな Excel と出会って、仕事の効率が上がった話です。
社会人になる前に Excel を学びましたか？
突然ですがあなたは社会に出る前に Excel を学んだことがあるでしょうか？恐らく多くの方が No、学んでこなかったのではないでしょうか。学ぶというより、触る機会が少なかっただけだと思います。
これは私の勝手な推測ですが、学生のときの提出物といえばレポートだと思います。レポートを作成するとき、なにを使いますか？ Excel ではなく、Word を使うでしょう。なぜなら Excel は”表計算ソフト”だからです。理系で数字を扱う方はもしかしたら Excel を触る機会が多く、使うことが当たり前の方が多いかもしれません。
（毎年、新入社員と話したり実務を見ての予想です。今の学生の方、全てが Excel を使うことができないという考えではありません）
もし多くの方が Excel に触る機会が少なかったとしても、社会人になったら Excel はどんな職種でも必ず使用すると言っても過言ではありません。Excel どうこう以前に、社会で必要になるスキルを学生時代にどれだけ学ぶことができたか、学ぶ環境が整っているかが本質的な問題だと思います。日本の教育から見直すことが必要になってくるのではないでしょうか。
社会人になってから Excel を学び始める
少し話がそれたので、戻していきます。
冒頭で学生のときに「 Excel は学ぶべき！」みたいなことを書いていますが、私は社会人になってから Excel を使い始めました。Excel というよりキーボード入力すらまともにできませんでした…１０年以上前なので記憶が曖昧ですが、ブラインドタッチの練習から始めた記憶があります。
ブラインドタッチができないレベルなので、もちろん Excel の使い方なんて理解していませんでした。
ここで言う使い方とは ”Excel でなにができるのか、どんな目的で Excel を使うのかを把握していること" を指します。
私はサービス業の企業に勤めています。入社後は店舗配属でした。１日中パソコンに向き合うことはありませんでした。メールや資料確認にパソコンを使用する程度でした。
パソコンを使う時間は少なかったと思いますが、確認する資料のほとんどは Excel で作成されています。なので新入社員から Excel に触れる機会はとても多くありました。
それまで Excel を使ったことがなかったので、ある値を入力したら自動で数値などが自動で返ってくる。このような資料に触れたときはとても感動した記憶があります（笑）
社会人になって Excel は使わなくても仕事を進めることはできました。
雛形の数字を確認すれば分析もできましたし、特段困ることもありませんでした。
ですが、４年目ぐらいにフロアの責任者という役職がつきました。このときから仕事がどうやってもうまくいかない、自分の中で歯車がうまく噛み合わない感覚がずっと続きました。
役職につくと多くの部下をもち、部下の教育であったり、資産管理、事故対応など、諸々のタスクを同時に行わなくてはなりませんでした。
こうなると自分の時間が持てない。いや、自分の時間が欲しいというより、作業を終わらせてはやく家に帰りたい！子供に会いたい！と思っていました（笑）
仕事をはやく終わらせるにはどうしたらいいのか。単にはやく終わらせるだけでなく、部下を教育したり数字も作っていかなくてはいけない。どうしたらいいか。答えはシンプルでした。
Excel 学ぶしかないでしょ！！
作業計画、数値分析、部下への教育、Excel を使わなくても仕事は進められますが短時間で正確に、そして最大の効果を出すには Excel が使えないと話になりませんでした。
イメージしたことを Excel で表現する
Excel を学んでいくしかない！と気合を入れました、その時は簡単な四則演算（足し算、引き算、掛け算、割り算）しかできなかったと思います。
それでも仕事で改善していきたいこと、こうすればもっと作業が正確にはやく終わらせることができる、そういったアイディアはありました。このアイディアをどうやって Excel で表現していくのか。ここが一番大変でした。
もしろん初学者なので書籍は買いました。関数の書籍でどのような関数があるのかぐらいは学びました。あとはアイディアを実現するために覚えた関数を駆使していきました。
Excel を学び始めたときの資料はいまでも保存していますが、簡単な数式を組み合わせただけで、書式もバラバラで汚い資料です（笑）
それに作成するのにとても時間がかかったと思います。
誰だって最初は試行錯誤から始まります。資料は汚かったとしても、分析や意思決定するには十分な資料でした。Excel を使用して”目的”を達成することができたときは、純粋に嬉しかったです。
そして Excel が使えるようになると、仕事ははやくなりました。自分自身で資料作成をし効率をあげていくこともそうですが、Excel の操作自体もはやくなりました。
他の人が作成した資料でページ設定が正しくなく、欲しい範囲が印刷されないときどのように対処したらいいのか。最初から印刷するのではなく、印刷プレビューをチェックしてから印刷する。など、自分の中で１つ１つルールを作っていきました。
目的を達成するために自分のアイディアを具現化すること、Excel 操作でマイルールを作っていくこと、これらを繰り返していくことで作業効率は断然に上がりました。
業務効率があがるとみんなハッピー
ハッピーは言いすぎかもしれませんが、悪い話ではありません。
Excel が使えるようになり、単に自分の仕事がはやく終わるだけではなく、その当時の部署の雰囲気もよくなりました。
仕事をはやく終わらせることで自分の時間が確保でき、部下とコミュニケーションする時間、教育する時間を確保することができたことで、部署全体も成長していきました。
こうなると楽しくて楽しくしょうがない。仕事が終わるだけではなく、部下が成長していく姿はとても嬉しかったです。それだけでなく数字も上がっていく。この旨味を覚えてしまうと病みつきになります。もっと良くしていこうとなるわけです。
簡単な関数を使えるようになっただけで、こんなにも変わるとは思いませんでした。でも解決したい課題（イシュー）がしっかりしていないと意味はないですが…
Excel という道具を使えるようになることは、自分自身の仕事を改善するだけでなく、周りにとっても良い影響を与えるのだと確信しました。
ここから怒涛のように Excel で資料を作成していくことになります。
数十店舗へ配信する資料、数百店舗の作業をサポートする資料も作成しました。社会にでたときは Excel は初学者でしたが、それでもここまでできるようになりました。
最後に
Excel で作業効率を改善することで、私は仕事に対する考え方も変わりました。他の人も使う資料を作成するとき、相手の作業効率が下がらないように細部まで配慮するようになったりと、目の前の作業を”点”としてではなく”線”として見えてきました。Excel を学んだことで単に業務改善だけでなく、論理的な思考も養われたかもしれません。
Excel で業務効率があがったことで私はハッピーな経験をしてきました。少しでも皆さんにとってハッピーになる情報を発信していきたいと思います。