企画書作成の舞台裏
こんにちは😃
瀬戸大橋🌉をマリンライナーで横断中の青山です。
(いつもパソコンで書いてるんですが今日はスマホなので絵文字がちょろちょろ登場しそう)
今日は企画書作成の舞台裏ということで書いてみようと思います。
そんなの興味ないよ😪と言わず、全体でシェアできているといいなと思う内容なので読んでもらえたら嬉しいです。
企画書とは
ちょっと前のnoteでも企画書作成に奮闘中と書きましたが、企画書って何なのか、なんでそんな作るの大変なのか。
今僕が夏セミのサポートメンバーの先生方や学会本部の方とやりとりしながら作ってるのは、35回夏セミの企画書です。
企画書にはどんなこと書いてるのかというと、開催形式とかプログラムとか参加費とか感染対策についてとか、まあ何となく想像つく内容かと思うのでその辺は置いといて。
この企画書は最終的に学会の一番トップの先生方の会議(正副理事長会議)に提出して、そこで承認される必要があるめちゃ大事な文書です。
そして企画書とセットで提出しなければならないのが収支案。
収支案…👛
収入を構成するのは現地・オンライン参加者の参加費と専門研修プログラム紹介(旧呼び名:ポスターセッション)に参加する施設から参加費としていただくお金です。
支出はというと、まずは今回の現地会場であるクロスウェーブ府中の会場費、宿泊費、ご飯代、あとはハイブリッド形式を実現する上で必要な機材面にかかるお金だったり、現地のセッションや企画で使用する可能性のある物品の購入に当てる予算だったり、印刷費やアルコール消毒代、300人近い参加者が入れるZoomの有料プランの契約代、受け付け等のお手伝いにきてくださる方へのお給料、機材・物品等を現地会場まで運ぶための輸送費、(託児所運営費) などなどといった感じです。
ここまでで何となくかなり大きな額のお金が動くであろうことは想像できたのではないかと思います。
そうなんです。
す～ごいお金かかってるんです。
ハイブリッド開催という挑戦🧭
そして、詳細はここでは書くの控えますが、この年1の夏セミというイベントをハイブリッド開催で黒字にするのってかなり大変な挑戦なんです。
オンライン開催時代の32~34回はさっき説明した支出のうち、Zoom代くらいしかかかっていなかったのですが、湯河原で現地開催していた時代の収支を見返してみても、やはり現地会場が絡んでくると収支面がかなりシビアになってくるのは明らかで、これから僕らが目指す35回ハイブリッド開催の夏セミでは、しっかりとお金の問題と向きあう必要があるなというのをしみじみと感じている今日この頃です。
これまでセッション局員、セッション局長とスタッフをやってきた2年間、夏セミにかかるお金のこと、収支のことを考えたことはほぼありませんでした。参加者募集期間も満員御礼なったらいいな～くらいのテンションでした。
ただここにきて、実長という役職についてはじめて、お金の問題に直面したので、この感情と気にしなければ気にならない夏セミのお金事情についてスタッフ全体で共有できていたらいいなと思ってこのnoteを書いてみました。
それでもハイブリッドにこだわる理由
そんな大変なら完全オンライン開催のままでいいじゃん…
現地のみの開催の選択肢もあったんじゃないの
と言われそうですが、
改めて僕らが今回ハイブリッド開催を目指すと決めた理由を再確認しておくと、
現地で直接会って共に学び、共に語らうからこそ生まれる感動をもう一度復活させたい。
いろんな事情で現地にこれない人にも、オンライン参加という選択肢を残すことで、一人でも多くの人に夏セミを通じて、家庭医療・総合診療の魅力を届けたい。
この2つに集約されるかなと思います。
開催形式については8月末~9月頃、コアメンバーで話し合い、そのときはすんなり決まった訳ではありませんでしたが、最終的にハイブリッド形式でいこうと決めました。
僕の中で、今回(35回)守りに入るなら、32~34回同様のオンライン開催の継続。攻めるなら、現地のみの開催ではなく、ハイブリッド開催を模索したいと考えています。そして、今年のメンバーはそれができるだけのメンバーが揃っていると思うし、ここでの挑戦が夏セミの未来に繋がることは確かです。
開催形式を考えるなかで、あの夏セミの羅針盤の内容も言語化されていきました。
最後に
そんなこんなで企画書と収支案はようやく提出できる状態まで仕上がってきました。
今月15日が例のお偉い先生方の会議なのでそこで無事受理されたら、また全体LINEで報告しますね！
いかに支出を押さえるか、費用対効果を踏まえつつ、満員御礼をチーム全体で達成するための広報戦略などまたいろいろ話し合いながら決めていきたいな～と思ってます。
それでは今回はこの辺で☺️
あ、最後に大事なお願いです。
青山が作った資料でハイブリッド開催がハイブリット開催になっていたら、優しくそっと ト に濁点を付け加えておいてあげてください。
Hybridなので ト ではなく ド が正解です⭕
皆さんもお気をつけて😋
最後まで読んでくれた方ありがとうございました✨