タスク管理ツール 抑えるべき4つの鉄則

今まで、タスクを管理するために、
様々なツール・ソリューションを試してきました。


多くの失敗や不満を経て、
タスク管理において、
抑えるべき4つの鉄則に辿り着くことができたので、
シェアをさせて頂きたいと思います。


そもそも、タスク管理の解決策を
調べている人達にはどのような、
WANTS(ウォンツ)があるのでしょうか？
WANTSとは欲求のことである。


結論からお伝えすると、
■タスク項目を可視化する
■日々のルーチンタスクの可視化
■自分以外のチームメンバー、スタッフ、従業員のタスクの可視化
■安定してタスク管理できるツールを使いたい

おおよそこれらの欲求にまとめることができる。
順を追って説明させてもらいます。


■タスク項目を可視化する
まず、これができないタスク管理ツールは
ないと言って良いほど基本中の基本である。
自分が登録したタスクが見やすいことが重要である。


■日々のルーチンタスクの可視化
実は、この項目が非常に重要である。
なぜかというと、日々の業務はほぼ
ルーチンの細かいタスクから構成されている。

ルーチンタスクをきちんと管理し、
進捗達成していくことが仕事の質を高めるからである。

ルーチンタスクには、
・毎日発生するタスク
・特定の曜日に発生するタスク
・特定の日付に発生するタスク
が挙げられる。

つまりこれらのルーチンタスクが、
きちんと可視化された管理の仕組みがあれば、
タスク処理の効率は飛躍する。


■自分以外のチームメンバー、スタッフ、従業員のタスクの可視化
多くの場合、人は組織に所属し、
自分で処理するタスクと人に任せるタスクを区別する。

つまり、自身のタスク処理は当然として、
他の人に任せるタスク(振るタスク)が
きちんと可視化され、処理状況の進捗を
常に把握できることがタスク処理の効率を高める。
また、操作性の観点でタスクを振りやすいシステムであることも重要。


■安定してタスク管理できるツールを使いたい
タスク管理ツールには実は安定性の良し悪しが
多いにあります。

ツールと聞くと、
動きが完璧なものが基本だと思えるのですが、
有名どころのツールを使ってきている中で、
分かったことはその認識が間違いであること。

使い慣れたツールの動きが不安定では
とてもストレスがたまるし、
問題発覚してからの他ツールへの移行することも
非常にエネルギーがかかります。


以上のことをまとめると、
タスク管理において、
下記の4つの鉄則が結論づけられる。

鉄則①
タスク項目が可視化され、
見やすいツールであること。

鉄則②
日々のルーチンタスク
・毎日発生するタスク
・特定の曜日に発生するタスク
・特定の日付に発生するタスク
が効率的に可視化され、進捗を追えるツールであること。

鉄則③
自分以外のチームメンバー、スタッフ、従業員のタスク
が効率的に可視化され、進捗を追えるツールであること。
タスク振りの操作性が直感的で簡単であること。

鉄則④
タスク管理ツールの動きが安定しており、
実績のあるツールであること。
ツール動作に不安定さが頻発したり、
急にツール自体が廃業になったりする可能性が低いこと。