コミュニティ内の情報交換をFacebookグループからslackに完全移行した話。

一般社団法人かかみがはら暮らし委員会という地域コミュニティの、今期委員長をやっています。

コミュニティの日々のことを、たまにこちらで書いていきます。

メンバー間での情報交換は現在slackを使っています。

こんなイベントやるから来てね！とか、こんな仕事があるけど一緒に手伝ってもらえませんか？とか、情報のやりとりが活発化しています。

またチームごとに分かれて進めるプロジェクトなどでも便利に利用できています。

同時に、「今日の夕食何作る？」とか「このテーブル誰かいりませんか〜」とか「トークイベント前の緊張する〇〇さん」で写真が上がったり、ワイワイと楽しい雑談室もあります。

今日はコミュニケーションや連絡をとるためのツールとしてFacebookグループからslackに移行した、その方法をメモしておきます。

------------------------

暮らし委員会は現在メンバー68名。

コミュニティ部門としては部活動やイベント企画など個人個人の活動は常にどこかしらで起こっています。

そういった、事業の進捗、相談、イベントの告知や仲間集め、コミュニティとして個々の活動、運営で決めていくことなど、日々様々な活動が活発化する中で、このやりとりをどうしたら視覚化してみんながわかりやすく、参加しやすくできるか・・・と考えた時に「slack」を使うことを選択しました。

最初にみんなで使っていたツールは「Facebookの非公開グループ」でした。

初期はオンラインでの活動や情報交換がそこまで活発ではなかったため、Facebookグループでやりとりすることが特に問題ではありませんでした。

ただ、情報が流れていってしまうことで、あのイベントってどこに書いてあったっけ・・・？とか、誰かが何か手伝ってって書いてたけどわかんなくなっちゃった・・・！とか、情報が増えるにつれだんだんと「情報を振り返る」作業が難しくなってきました。

そこで「チャンネルごとにカテゴリ分けして情報共有できる」slackを検討。

はじめは試験的に一部の人たちから使い始めました。

------------------------

＜phase 1　数人で試す＞

2020年2月（約1年前）

委員長（私）と、コミュニティ事務局（津川さん）とメンバーの1人（澤田さん）でたまたま共通する一つのプロジェクトがあり、3人でその進捗報告などをslackでやってみることに。

全員使い方がわからないなりに、調べながらコツコツと。

興味のある人たち、解決したいと思っている人たちから始めると、学びながらやれるので慣れるのも早いですよね。

------------------------

＜phase 2　チームごとで使う・利用者を増やす＞

2020年4月

かかみがはら暮らし委員会としてslackのワークスペースを初めて設置。

まずは一部の機能だけslackを使ってみることに。

具体的には、その頃活発になり始めていた「運営チーム」「動画チーム」「発信チーム」など、ある程度決まったメンバーで動く「チーム」を、slack上でやりとりすることにしました。

今まではチームごとに、メッセンジャーを使ったりLINEを使っていたものを、slackにすることで、チームを兼任している人たちが非常に管理しやすくなりました。

また、チーム以外の全員での情報交換は引き続きFacebookグループで行っていました。

使い分けとしては、基本は全員参加のFacebookグループ、チームができた時点で参加メンバーのみslackを利用、という感じです。

------------------------

＜phase 3 周りに相談・学ぶ機会を作る＞

2021年1月頃

情報交換がさらに活発になり、メンバーも60名以上と増えてきて、いよいよFacebookグループではやりづらくなってきたな・・・という実感がありました。

イベントの告知や仕事の相談などだけでなく、共有物やKAKAMIGAHARA STANDのレンタルのやりとり、会議の議事録や打ち合わせのライブ配信、チームの進捗の全体共有、雑談などまで、、、

毎日複数の投稿があり、コメントがあり、いいね！があり、流れが早くなってきたので、そろそろslackに完全移行した方がいいかもね、となってきました。

＜番外編：コルクラボのコミュニティ運営の話を聞いた！＞

ちょうどその頃、「コミュニティを研究するコミュニティ」コルクラボさんとオンラインでの交流会をさせていただく機会をもらいました。（感謝）

コミュニティ運営に関してたくさんの学びを受け、その中で具体的なslack活用方法を聞いて感銘を受けた運営メンバーは、すぐに取り掛かりたい！と意気揚々と。笑

#雑談 チャンネルがあると日々のみんなのやりとりがしやすいよ、とか。

チャンネル作ったら慣れるために最初にわかる人たちが投稿したりコメントしたり、盛り上がりを作ろうね、とか。

単にslackやろうぜ！ではなく、きめ細かくチャンネル設計し、丁寧にみんなを誘い込み、離脱や抵抗感を抑えるために「slack使いやすい！」となるまでは、わかってる人たちが細かくサポートしながらやるべきだ、という教えてもらいました。

＜番外編：slackの使い方講座をしてもらった＞

メンバーの繋がりから仲良くなった、佐藤まきさんというソーシャルワーカーさんに、オンラインで「slackの使い方」をレクチャしてもらう機会を作りました。（感謝）

団体運営をいくつかされている方だったので、コミュニティとして有効的で具体的な使い方を教えてもらいました。

チャンネルにこうやってナンバリングすると使いやすいよ、とか、オリジナルスタンプ作るとコミュニティの結束感強くなるよとか、有料版の特徴やそもそもslackとはみたいな話まで色々聞いて勉強。

運営メンバー内でイメージややり方が共有できた瞬間でした。

------------------------

＜phase 4　一気に全員移行・メンバーがサポートする＞

2021年2月

コルクラボさんと佐藤まきさんのお話を聞いた瞬間に、すぐに着手したくなった私たちは、2月末にはFacebookグループからslackに完全移行することを仮決定。

チャンネル研究チームを作りそこを中心に、チャンネルの整理整頓を開始。

同時に、メンバー全員に「slackへ完全移行するよ」のお知らせを通達。

1ヶ月の間に全員がslackに移行して、慣れて行くまでは積極的にチャンネル活用やコメントをしていこうと決めて、それぞれができる範囲でサポートすることに。

新しくslackに入ったメンバーには、slackの使い方やチャンネルの見方などをメッセージで各自に送ったり、誰かがチャンネルに投稿してくれたら盛り上げるようにコメントやスタンプを入れたり、、、、。

やっているとあっという間に運営メンバーだけでなく、みんながどんどん投稿、コメント、スタンプできるようになりました。

現在、3月になってほぼ9割のメンバーがslackに無事入れて、日々のやりとりをしています。

Facebookグループは現在は生かしてあり、打ち合わせなどのライブ配信などで利用中。（slackにその機能がないため）

ただ、こちらの方法も今後考えていけたらと思っています。

youtubeの限定公開とかでもやれそうかな・・・など検討中。

------------------------

＜コミュニティ内でslackを使いやすくする、盛り上げるポイント＞

①抵抗感を少なくする

地域のコミュニティではネットリテラシーやネットの利用頻度なども人によって大きく差があります。

そもそもネットやSNSなどあまり使っていない人が、slackを使うとなると「わからなくて怖いとか」「めんどくさい」という気持ちになりがちです。

それでも、最低限の見方さえわかれば、自分が投稿しなくても他のやりとりが見れたり、何かあったときにここからメッセージが送れるとわかるだけでも、参加する意味があります。

最低限「見れる」ようにするために、細かいサポートはしたいなと思っています。

②使いやすい！楽しい！と実感できるやりとりを設計

slackはあくまでもコミュニティ内での活動が円滑になるようなツールなので、使いにくく感じられたら残念です。

なので、はじめに使い方がわかる人たち、積極的に活用できる人たちが、なるべくサポートする気持ちで利用すると、全体が活性化し、楽しくて便利なツールになります。

具体的には上にも書いたように、

・まずは自ら投稿する（こんな投稿でもいいんだ！というサンプル）

・投稿には必ずスレッドで返信する（みんなへの習慣づけ）

・返信やスタンプを積極的にする（いつも見てるよ！）

などをやることで、周りも「ああ、こうやってやればいいんだ」とわかりやすいサンプルになります。

返信やスタンプがあると嬉しいし、また投稿したくなると思うので、自然に返信やスタンプがつくようになるまではあえて誰かが積極的にやるようにすると、促せます。

③時にはリアルで会う機会を作る

slackだけのやりとりでは伝わらなかったニュアンスや、補足したいこと、もっと深めたいことなど・・・リアルで会うことでオンラインではできなかったやりとりができます。

当たり前ですが、オンラインでなかなか話が進まなかったことも、顔を合わせて話すとスムーズになることって多いですよね。

基本はオンライン、たまにリアルで会うことで、実はslackも盛り上がり、加速しやすくなる印象です。

slackだけでなくコミュニティ運営全体に言えることですが、「会える」というのはやはり大きい気がします。

------------------------

長くなりましたが、かかみがはら暮らし委員会の情報交換の仕方をメモしました。

何かの参考になれば嬉しいです。

いつも積極的に新しいツールを使って、活動を盛り上げてくれるみんなにも感謝！

------------------------

noteのサークルでは暮らしやお店運営に関わるお話を毎日書いています。

暮らしとお店の雑談室｜オゼキカナコ

↑こちらから。月額500円、どなたでも、いつでも入退会できます。

会員になると過去の記事約200本がご覧いただけます。

最近の記事は「「差別化思想」は戸棚にしまっておこう。」です。

------------------------

お店の運営相談のお仕事依頼　長月のLINE

日々のいろいろ オゼキカナコのTwitter

暮らしの提案ブログ 長月ブログ