【新刊紹介】会社員がフル活用できるプロンプト集
こんにちは。かみうちです。
今回は、私の新刊の紹介をさせていただきます。
こちらの書籍は、新入社員から経営層まで、あらゆる会社員の方が活用できるプロンプトを１５個紹介しています。
本記事では、多くの会社員が悩んでいる「残業削減」をする方法をChatGPTに質問してみました。
プロンプト
私は、都内で大手メーカーの営業職の部長をしています。
2023年から仕事が忙しくなって、部員の毎月の平均残業時間が30時間を超えてしまっています。
部員の中には、体調を崩して求職する人も出てきている状況です。
先日の経営会議で、営業部の残業時間を削減するように指摘が入ってしまいました。
そうはいうものの、案件の受注は増え続けており、仕事量は増え続けているのが現状です。
人手不足ですが、今すぐに人を採用することは難しいです。
なんとか今の人員で残業時間を減らして行く方法を教えてください。
よろしくお願いします。
#主な仕事内容
・客先（主に大手企業）への新規提案と案件受注時の打ち合わせ
・新規プロジェクトの進捗管理
・売掛金のチェックと入金チェック
・社内会議の資料作成
・経営資料の作成
#現在の課題
・社員のスキルがバラバラであり、優秀な社員に仕事が集中してしまう。
・プロジェクトの件数が多く、管理が難しい
・月末と月初めは売掛金と入金チェックに人員が取られてしまう。
・先月の社員の残業時間は20～60時間
ChatGPTの回答
もちろん、経営陣に説明する際に分かりやすい言葉で伝えることは重要です。
以下は日本語での説明の詳細です：
1. 業務量の評価:
・現在の業務量を見直し、タスクを緊急性と重要性に基づいて分類します。
・後回しにしたり削減したりできる非本質的なタスクを特定します。
2. 優先順位付けと委任:
・チーム内で役割と責任を明確に定義します。
・個々の強みとスキルに基づいてタスクを割り当てます。
・優秀なパフォーマンスのメンバーを過度に負担せず、業務をより均等に分散させます。
３．プロセスの合理化:
・ワークフローを分析し、効率の向上が可能なボトルネックや改善できる箇所を特定します。
・可能な場合、繰り返しのタスクを自動化します。
・プロジェクト管理ツールやソフトウェアを導入して、プロジェクトを効率的に管理します。
4. トレーニングとスキルの向上:
・チーム全員のスキルギャップを埋めるためにトレーニングとスキル向上に投資します。
・従業員をクロストレーニング（多能工化）して、より広い範囲のタスクを対応できるようにします。
・チームメンバー間でベストプラクティスを共有して全体のスキル向上を図ります。
5. 効果的な時間管理:
・従業員に時間管理テクニックを使用するよう奨励し、タスクの優先順位をつけ、
時間を効果的に管理します。
6. 柔軟な勤務体制:
・リモートワークや勤務時間の調整などの柔軟な勤務体制を提供することを検討し、
個人のニーズに合わせます。
7. 定期的なフィードバックとサポート:
・個別面談を通じて従業員の課題を理解し、サポートを提供します。
・オープンなコミュニケーションを奨励し、従業員が自身の懸念を話しやすい環境を作ります。
8. プロジェクト管理と締め切りの設定:
・プロジェクトをより良く計画、追跡、制御するために堅実なプロジェクト管理手法を導入します。
・現実的な締め切りを設定し、業務を月末や月初めに一気に積み上げるのではなく、
時間内に均等に分散させます。
9. 採用と外部リソース活用:
・新しい従業員を雇うことが難しい場合でも、一部の非コアタスクを外部委託する、
ピーク期に臨時スタッフを雇うことを検討します。
10. 健康と福祉の取り組み:
・ワークライフバランスの文化を推進し、従業員の健康と幸福を優先します。
・定期的な休憩を奨励し、過度の残業を抑制します。
11. 継続的なモニタリング:
・これらの変更の影響を定期的に評価し、必要に応じてアプローチを調整します。
12. インセンティブと報酬:
・過度な残業をせずに業務を一貫して管理する従業員に対する報酬や
認識制度を導入することを検討します。
13. 人事部と連携:
・ヘルスケアや従業員の幸福に関する懸念を解決し、
人員不足に対処するための解決策を模索するために人事部と協力します。
残業時間を削減し、増加する業務量を効果的に管理することは時間がかかるかもしれませんが、
チームの健康と生産性のために重要な一歩です。
進捗を定期的に評価し、増え続ける業務量に対処するための戦略を
適応していくことを忘れないでください。
実際には、日本語プロンプトを英語に翻訳してからChatGPTに投げています。
この他にも値上げ交渉や人手不足解消のヒントになるプロンプトを掲載しています。
ぜひチェックしてみてください。