【獺祭の部屋】メールの書き方
私が初めて持たせてもらった携帯はガラケーでした。
当時はiPhone 4sが出たばかりのまだまだスマートフォンが普及していなかった時代だったため、ギリギリガラケー世代ですが、今このnoteを参考に大学生活を迎える方々は、初めての携帯からスマートフォンの世代かと思います。
普段はLINEでのやりとりが主かもしれませんが、今後は特にオンラインでの授業が進むことで、教授との連絡でメールを使う機会が増えてくるかと思います。
就職活動でもメールは活用するので、ぜひメールの書き方をマスターしてください。
基本的なルール
・学内メールを使う
au docomo SoftBankなどキャリアのメールではなく、基本的には大学から発行されている学内メールを使いましょう。
大学発行のメールアドレスを使用することは、その大学の学生であることを証明するものとなります。特に教授との連絡や就職活動における連絡は、学内メールを使用しましょう。
やむを得ない事情で学内アドレス以外を使う場合、プライベートを連想させないビジネスの場に相応しいアドレスである必要があります。
受信した人が送信者をすぐに把握できるよう、名前の入ったシンプルなアドレス(名前+誕生日など)にすることをお勧めします。
・改行して読みやすくする
これは多すぎても少なすぎても読みづらいため、慣れが必要です。
獺祭は一つの節ごと(文頭の挨拶、内容①、内容②、文末の挨拶)で一行ずつ開け、相手がモニターで確認する際に、一文の中で改行が生じない程度の長さに改行することを心がけています。
・丁寧な日本語を使う
話し言葉ではなく書き言葉を意識してください。
指導する中で、「〇〇ということ」を「〇〇とゆうこと」、
「すみません」を「すいません」と表記するケースをよく目にしました。前者が正しい表記ですので、注意してください。
また、絵文字や顔文字、☆や♪などの記号がふさわしくないことは想像できるかと思いますが、！や？も同様に相応しくない記号です。
疑問文も、文末は「。」で構いません。どうしても！で強調したい文章がある場合は、【隅付き括弧】や『二重鉤括弧』で目立たせるようにしてください。
名前
▷件名・本文・文末
LINEでは受信したメッセージが誰からのものかがわかりますが、
メールではアドレスしかわかりません。
どれも絶対に必要な情報ではありますが、最悪抜けていてもなんとかなります。しかし名前だけは絶対に忘れずに書いてください。もうこれがなかったら手の打ちようがないです。
①文頭
まずは名乗りましょう。
〜例〜
・お世話になっております。基礎演習Dクラスの獺祭です。
・いつもご指導いただき、ありがとうございます。比較制度を受講しております、立命館大学政策科学部4回生の獺祭です。
②文末
文末にも改めて名乗りましょう。後述の署名で代用してください。
所属
▷(件名・)本文・文末
所属は送る相手によって適宜変わります。あなたは「〇〇大学の学生」ですが、教授にとっては「〇〇の授業を受講している学生」、サークルの先輩にとっては「〇〇サークルに所属する1回生」であり、アルバイト先では「バイトの〇〇さん」、近所の方にとっては「〇〇さんちのお子さん」になります。
送る相手にとってどの所属で名乗ることが一番適切なのか、考えて記載してください。例えば、教授に授業の課題について質問するとき、「立命館大学の獺祭です」と名乗るのと、「基礎演習Dを受講している立命館大学4回生の獺祭です」と、どちらが適切でしょうか。一つの講義で何百人もの学生を指導する教授にとって、スムーズに自らの所属を伝えるために、もっとも適切である所属の記載をするようにしましょう。
内容
▷件名(・本文)
件名には簡単に内容を書きましょう。たくさんのメールの中から、受け手が一目で探せるようにするためです。括弧等を活用すると見易くなるので工夫してみてください。
〜例〜
【欠席のご連絡】基礎演習Dクラス/獺祭
【要返信】面談日程の調整について〈立命館大学 獺祭〉
挨拶
▷文頭・文末
文頭と文末に簡単な挨拶を添えましょう。
①文頭
名前のトピックで取り上げたため、割愛します。
②文末
〜例〜
・お忙しい中恐れ入りますが、宜しくお願い致します。
・今後ともご指導のほど、何卒宜しくお願い致します。
署名を活用してみよう
iPhoneのメールでお馴染み「iPhoneから送信」のように、どのメールにもあらかじめ特定の文章を挿入させる設定、『署名』があります。
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立命館大学 政策科学部 政策科学科
上久保 獺祭(かみくぼ だっさい)
TEL(個人携帯) 090−0000−0000
MAIL xxxxxxxx@ed.ritsumei.ac.jp
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上記のように、名前や所属を記入し、線で区切るなど工夫してみてください。
テンプレートはネットにたくさん転がっているので、ぜひ参考にして作成してください。
署名の設定方法
Outlook(PC)の場合、
設定→メール→作成と返信→電子メールの署名 から設定が可能です。
スマートフォンアプリでこの設定が適応されない場合は、スマートフォンからも同様に設定してください。
メールを使いこなしてデキる大学生の一歩を踏み出してみましょう！