バックオフィスを強化することで、在宅支援診療所（訪問診療クリニック）のドクターが医療に集中していただける環境を用意する。
バックオフィスを強化することで、在宅支援診療所（訪問診療クリニック）のドクターが医療に集中していただける環境を用意する。
インキュベクス上村です。
私たちは新横浜ヒロクリニック訪問診療のバックオフィスを担当しています。
ここで言うバックオフィスとは、事業計画を練ったり、ケアマネに挨拶に回ったり、病院の退院調整。室にもご挨拶をしたり、
採用計画を練ったり、ときには金融機関等との折衝をするのも私たちの役割です。もちろん請求事務まわりも私たちの業務範囲です。
ちなみに、私自身の役割はドクターの採用です。新横浜ヒロクリニック訪問診療はまだまた開業間もないクリニックですが、2024年4月からドクターは4名体制、2025年からはさらに2人のドクターが加わる計画です。
◆在宅支援診療所（訪問診療）のバックオフィスに関わる人員は、このようなメンバーです
ドクター4名に対してこのような体制でバックオフを守るのです。
①事務長
②事業戦略担当者
③営業・医療連携
③請求事務
④総務庶務
⑤経理
⑥システム・IT担当
圧倒的な長期でものを考えているのでこのような配置で医療サービス提供をバックアップしています。
◆新横浜ヒロクリニック訪問診療の診療科目は、内科、呼吸器内科、消化器外科となります。
呼吸器内科は肺がん、肺炎等がメインでしょうか？。院長は楠本ひろし。実にコミニケーションの高く利用者思いのドクター。代わりはいないですね。それほど頼もしいドクターです。
ちなみに、楠本ドクターと話をしているのはこれからはCPAP（睡眠時無呼吸症候群）あたりにも注力したいなんてお話をしをしています。
◆ドクターを支えるクリニック定例経営ミーティングひとこまをご紹介いたします。
私たちバックオフィスは週に1度、クリニック経営に関する課題や対策を定例経営ミーティングで院長に報告します。
所要時間は、およそ30分、この短時間で、重要な事項をすり合わせていきます。
⓪前回の宿題
①課題に対する対策
②損益計算
③②の背景や単価推移
④営業活動と利用者推移
⑤営業目標、営業計画
※対病院、ケアマネ、その他連携先開拓等
⑥ケアマネ事務所併設スケジュール
⑦オンライン診療開始に向けたシステム、費用、スケジュール等
⑧プロモーション活動
⑨採用計画（ドクター、ナース、診療アシスタント）
⑩内部プロセスその他
このような順で話し合いが進められています。
その目的は、院内以外で発生している状況をつぶさに共有しますが、、非常にユニークなのはクリニックの現状や課題そして対策案ある程度のところまでチーム全体で検討してしまうのです。ドクターの手を煩わせないと言うところが特徴です。
様々な判断の最終的な決断は当然院長に委ねるわけですが、決断するまでの情報整理は私たちがし検討を重ねていくわけです。
◆ 2024年からはドクター4名体制になります。
ヒロクリニック訪問診療は2023年6月にいよいよドクターは4名体制となります。
気が早いお話ですが、2025年からはさらにドクター2名が新たな入職者として手を挙げてくれています。
こういう状況ですが、うれしい反面、かなり緊張。ドクター1人でさえもクリニック運営は多忙を極めますので、、ドクターが4名に増えるとなると、あらゆる関連業務や事務処理業務が急激に増加するからです。
特に内部プロセスや、関係者との連携強化はもちろん推進の方法論(いわゆるマニュアル化と言うんでしょうか？)は急務。
◆ご利用者様の増加に対応するために医療連携を専門にすすめるナースの配置が必要になってきました。
クリニック経営においてドクターによる医療の質を確保することは第一優先。
そして私が考える次に優先すべき事項はドクターによる医療の質を担保するためにもバックオフィス強化が極めて重要だと思うのです。
最大の目的は、ドクターの時間を医療に特化できる環境づくりなのです。
最近つくづく思うのはクリニックのバックオフィスを担当する私たち民間企業で訓練を受けてきた人間ですがその経験は無駄ではなかったなぁと。
今となってはクリニックの視察や経験者のヒアリングだけではわからなかった業務効率化の必要性や内部プロセス強化をスピーディに進める必要を感じています。
IT化やシステム化。言い方を変えると無駄を省く効率的な手順作りについては、民間出身者が自信を持って取り組めるマネジメントと言えるかもしれません。
◆ 在宅支援診療所（訪問診療クリニック）の成長はバックオフィスへの投資が鍵なんじゃないかとおもいます。
後期高齢者が爆発的にする今、訪問看護ステーションや訪問診療へのニーズは計り知れません。
だからこそ、在宅支援診療所ご成長はバックオフィスの充実にかかっていると言っても過言ではありません。
利用者の増加に対して発生する様々な課題に対応できる環境整備が必要なのです。
例えばご利用者様からの時間変更の依頼やキャンセル、ドクターの急な欠勤、車両の事故やカンファレンスの重複、その他クリニック内でも、小さな事件が発生する可能性は否めません。その都度院長の判断を仰ぐなんて事は、院長の時間の無駄使いでしかないのです
しかし、未来を予測することや、現在の課題を抽出し、対策案を練り続けることで、関係者や専門人員の教育や育成ができてくるのです。
◆訪問看護ステーション経営で培った課題解決スキル。
私はこれまで訪問看護ステーションを経営してきましたが、看護師がおよそ20名、PT (理学療法士)が25名ほど在籍する訪問看護ステーションです。ちなみに利用者は400名を超える大規模と言われるステーションです。
しかも、私が経営するステーションは在籍する。医療者への待遇は相場以上。稼働率は100%前後を推移します。
つまりは収益性と働く人の満足を両立させる必要があるです。
誰でもできるとは思いませんし、簡単ではありませんが、それほど困難とも言えません。
解決方法はシンプルです。実私はこの問題の両立をバックオフィスの充実を図ることで実現してきたのです。
具体的には訪問看護ステーションの管理者やPTのリーダーとして事業責任者を配置、もちろん民間出身でKPI設定やマネージメントにたけた人材を配置します。
小さな会社で言うと経営者のような存在。
◆在宅支援診療所（訪問診療）の
事務員には、その能力にもこだわるのです
例えばですが、事務員1名で何名までの請求処理ができるのか？
この質問は経験者であれば、面接でお伺いをする質問です。
答えは300名位までの医療請求ができる人員を欲しいのです。