【仕事】ここ一番の大事なプレゼン／PowerPointを使う時に気を付けたい事
（全３，３３３文字）
皆さんおはようございます。
毎週水曜日の朝、仕事に関連する記事を投稿している、かけうどんです。
今日は『プレゼン／PowerPoint』について書いてみたいと思います。
過去の仕事に関係する記事はこちらのマガジンにまとめております。
１．はじめに
世の中には実用的なビジネスに関係する書籍やインターネットサイトが無数にあります。そして、どれもすぐに役立つ知識であふれていると思います。
ですので、ココに書いてることも、ひょっとしたらどこかで見聞きされたことがあるかも知れませんが、なるべく自分の体験や意見を交えて書こうと思います。
２．ここ一番の大事なプレゼン
新商品の開発、新しい企画の提案、他社との業務提携、決算報告…いろいろな会議があって、そこでプレゼンをするとなると、だいたいは『PowerPoint』を使っての説明をされることが多いのではないでしょうか。
PowerPointは優れたツールで、プレゼンに適していますが、活用のしかた一つで相手に物凄く伝わることもあれば、よく焦点が分からない話になってしまったりもします。
『ここ一番の大事なプレゼン』では、できれば、短時間に伝えたいことを漏れなく相手に理解して欲しいのは誰が聞いても『そうだよね』と言ってもらえると思います。では、どうしたら、効率よく要点を掴んだプレゼンができるのでしょうか。そこを簡単にいくつか紹介してみたいと思います。
３．パワポ資料を作る時の参考
結論：できるだけ少ない枚数でシンプルにする。
起承転結なら４枚、序・破・離や序論・本論・結論なら３枚。
（あくまで基本です。表紙とか帯などは含みません。）
（補足）
①文字は少なく・文字ポイントは大きく
②なるべく絵や画像を使う
③１枚のスライドに複数の情報を入れない
④枚数は、説明時間に応じた分量
⇒総じて見やすいこと
詳しく説明します。
①文字は少なく・文字ポイントは大きく
スライドに文字がたくさん書いてあると、相手に読ませることになります。
なるべく説明は口頭でスラスラ言えるようにしておくのはもちろんですが、パワポ資料の最大の利点は、『一目見て言いたい事が分かること』です。
なのに、文字が多いと、その利点が半減してしまいます。
どうしても文字を入れなければならないこともありますが、パワポ資料で文字を使うのは、表題（スライドの上にある文字）と、まとめで一行入れる程度がいいです。
（表示している資料のエビデンスや分析のもととなった参考資料などは、手持ち資料として机上配布するなど工夫も必要です。）
会議参加者の平均年齢が高めの時は、文字が小さいと読みにくいことも少なくありません。また、大きな見やすい文字は間違いを防ぐ意味でも重要です。
②なるべく絵や画像を使う
よくあるのが、１枚のスライドに複数の写真やイラストが貼ってある資料は、目線や注意力があちこち分散するので、『この１枚で一番言いたいのは何か？』を意識した絵や写真を１枚だけ使うようにすると伝わりやすいです。
ビフォー・アフターを見せたい時などは２枚使うこともありますが、基本的に、そのスライドを何のために相手に見せるのか？を考えると、使う写真の中身もおのずと決まってくると思います。
（小ネタですが、写真データは一般的に大きいサイズのものが多いですから、いったんデータを小さいものにしてから貼り直すようにすると、データが軽くなります。）
③１枚のスライドに複数の情報を入れない
プレゼンは、相手に何らかのことを説明し、理解してもらい、伝えることが大事です。
なのに、１枚のスライドに複数の要素が入っていると、その繋がりが切れたり、あちこちに飛んでしまいます。
★今後、AはBになります。なぜなら、Cと言う要素があるからです。
★今までAを使っていましたが、Cと言う問題が顕在化したため、Bと言う改善案を考えました。
★前々からCのことが深刻な問題で、それが明確になっていましたが、○○と言う技術の実用化に伴ってBが可能になりました。
一例として、このような説明を使用とした時に、よくあるのが、メインになる説明要素以外の情報が多く入ってしまっていて、注意力が分散することです。
④枚数は説明時間に応じた分量
１枚のスライドを何分で説明するかにもよりますが、１枚２～３分の口述原稿があるなら、３０分のプレゼンで表示できるスライドは何枚でしょう？
ここで、単純に３０分÷２～３＝10枚～15枚と答えた方は注意が必要です。
私の場合は、その１／２～１／３で勝負します。
時間が３０分の場合だと、数枚。多くても６～７枚くらいでしょうか。
（ここは経験や実績もあると思います…。）
４．資料作成要領
若い社員さんたちを見ていると、いきなりPCに向かって資料を作成しだす子が少なくない印象です。
なるべく、パワポ資料を作る時は、白い紙に手書きでササ―っとラフを書いて、思ったことや気付いたことをドンドン描き込んだり、人に見てもらって意見をもらったり、要すれば上司にメモ段階のものを『相談なんですが』と前置きして見てもらうなどすると、余計な時間が省けます。
（上司が相談に乗ってくれる雰囲気かどうかにもよります。そこは職場の特性に応じて使い分けてください。）
過去資料を焼き直して使うことも時間が無い時にやってしまいがちですが、必ず変化事項や要素があるはずなので、資料修正では最低限やっておくべきことはサボらずにやりたいところ。特に日付が去年のままだったり、存在しない社員さんの名前が入ってたり、取引先が変わっているのにそのまま…そんな資料を出してしまった時点で『信用』を失いかねません。
必ず出来上がった資料は一度同僚に見てチェックしてもらうような工夫も大事です。
５．私の失敗
若かりし頃、このパワポには非常に悩まされ、泣かされました（汗）
今はパワハラはダメ的な風潮が根付いてきつつありますが、昔はパワポの線が０．０１ｍｍズレていただけで「おめぇ５６すぞ！」的な勢いでシバキ回された時代もありました。
（強烈な上司のおかげで、今の私は資料の０．０１ｍｍの線のズレが一瞬で気付くようにもなりましたが…😅）
よくしてしまったミスをいくつか列挙しておきます。
★誤字脱字：もってのほか。チェックすれば防げる。
★説明したいことが書いていない：趣旨が相手に伝わらない。
★枚数が多い：複数のページにある要素を上手く整理すると1枚にまとめることもできる。（この時、１枚のスライドに複数の要素を入れないと言う心得とのジレンマもありますが）
★文字が多い、ポイントが小さい：スライドでのプレゼン時にほとんど読めなかったり、読みにくかったり、文字数が多いので相手に読ませないといけなくなる。
⇒総じてですが、よく怒られた時に共通していたのは『みにくい』、『わかりにくい』、『ごちゃごちゃしてる』、『一貫性や統一性が無い』といった指導が多かったと記憶しています。
頭の良い社員さんが作った資料は、とても見やすく、スタイリッシュで、多くの枚数を使わなくても相手に言いたい事が端的に伝わるものであることが多いです。
それを考えると、『つくりのよい資料』をよく見て参考にするのも一つの手だと思います。（私は積極的にそうするようにしてました）
６．最後に
パワポを使ったプレゼンは非常に画期的な方法なのですが、ここに見落とされがちな落とし穴もあると思います。
説明する側＝説明したつもりになる。
説明を受ける側＝理解したつもりになる。
…に、陥ってしまう恐れがあることです。
絵や写真を使った説明は分かりやすいのですが、気を付けないと、抽象的な説明になってしまい、大事なことが欠落することが少なくありません。
パワポ資料は分かりやすい反面、焦点がぼやけることも少なくなく、肝心なことが文字になっていないこともあります。
必ず、補足資料として、文字で要点をまとめたものなどを作成して配るなども必要かなと思います。
私の場合は、ワードで説明内容を網羅した文章を作成してから、説明用のパワポ資料をつくるようにしています。
要は、『抜け・漏れ』を出さないことが肝心ということでしょうか。
最後まで読んで頂いてありがとうございました。
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