ユニット統合による業務フローの統一と明確化

こんにちは。介護士のyooshです。

友人の相談

今回は僕の職場での業務改善の話ではありません。

先日、友人から相談を受けました。

その友人も僕と同じ介護士です。

職場は全然違います。

で、その友人からの相談は以下のようなものでした。

簡単に箇条書きにすると

・2020年4月から２つあったユニットが1つに統合された。（職員が減りすぎて、2ユニットを維持できなくなってしまったらしいです、、、）
・統合されるまでは、各ユニットが各々の業務フローに基づいて仕事をしていた。
・統合されてから、『なんとな～く統一された』業務フローが一応はある。
・『なんとな～く』業務フローは明文化されていない。（口頭だけで『あーしよう、こーしよう』的な感じ）
・で、職員によって『統合前』の業務フローに従ったり、『統合後』の業務フローに従ったり、、、適当にやっちゃったり、、、
・結果、職員の動きがバラバラ、ぐちゃぐちゃ、、、

ということみたいなんです。

『統合して2カ月ちょっとになんねんけど、、、キツイわ、、、』とのこと。

加えて、『統一した業務フローを作ろうと思うねんけど、どう思う？？』（友人）とのこと。

答え、出てるよね

『統一した業務フローを作ろうと思うねんけど、どう思う？？』って。

『もう答え出てますやん、、、』

そうなんですよね。

もう答え出てるんですよね。

結構こうゆうことってあります。

アイデアはある。

けど、実行まで時間がかかる。

もしくは、やらずになかったことになるってこと。

結構あります。

アイデアは実行してこそ価値があります。

（良かったらこの記事も見てください『アイデアは実行してこそ価値がある』）

なので、『今すぐやっちゃおう』

ということで、業務フローのたたき台を2人で作成しました。

20％でフィードバックもらう

15分くらいで業務フローのたたき台を作成しました、、、

って言っても

「『時間』と『勤務種類』しか書いてないやんけ！」

と思われるかもしれません。

これには理由があります。

20％ぐらいで一旦上司にフィードバックをもらうため

です。

じゃあ、何故20％ぐらいで一旦上司にフィードバックをもらうのか？？

今回、この『統一後の業務フローをつくろう』というのは、元々僕たち2人で勝手に始めたものです。

誰の指示もありません。

『100％作り切ったぜ』状態で、上司に提案したとします。

もしかするとその上司は

『そんなん要らんよ』

以上。

みたいなこともあり得ます。

そうすると、実行したことの100％が無駄です。

もしくは

『この部分はこーして、あーして』的なフィードバックがめちゃくちゃいっぱいあるかもしれません。

（そのフィードバックは、的を得ている可能性だってめっちゃあります）

そうすると、作成物の大部分を変更する必要があります。

最初に方向性を間違えると後で『メンドクせー』なのです。

なので、とりあえず作ってみて

『まあ、これで提案材料くらいにはなるかな？？』

くらいの段階でフィードバックをもらうようにしています。

明日、僕の友人は、この『時間』と『勤務種類』だけが書かれたシートをもって上司のところへ行くそうです。

友人の行動が、良い結果を生みますように。

きっと僕の友人の『行動（提案）』と他者からのフィードバックが合わさって、より高次で具体的なアクションプランができあがることと思います。

自分だけで考えた拙いアイデアが、より高次なものに昇華していくのって素晴らしいですよね。

（良かったらこの記事も見てください『あうふへーべん』）

少しずつ進展していくであろう？？友人の業務改善を応援したいと思います。