納期に間に合え！私の仕事管理術～ガントチャート手帳
納期がタイトなIT業界で働く時短ワーママな私。今回は愛用している手帳の話を書こうと思う。それは、ガントチャート手帳だ。
ガントチャート手帳とは
ガントチャート手帳は、縦軸に日付・横軸に作業内容を書ける手帳。
メリットは、月や年といった長い単位で俯瞰してスケジュールを立てられること。
私が使っているのはこちら。
※スクリーンショットは商品ページからの転載
見開き1ページで1ヶ月が俯瞰できるようになっている。
使う目的
私はこの手帳、スケジュール管理の目的では使っていない。会社のwebスケジューラーを使えばよいからだ。
ではガントチャート手帳を使う目的は何かというと、スケジュール管理でなくて立案をするためだ。
納期から逆算して今日や明日のTODOを決めるのに、日単位のwebスケジューラーや通常の手帳では俯瞰しづらくやりづらくなってしまった。
ここに至るには切実な事情がある。
私はITシステム開発会社で係長をしていて、
去年めでたく第一子が生まれて今年から時短勤務で業務復帰した…のはいいのだけれど、これがなかなか大変で。
私の仕事には納期があるが、遅延すれば取引先にも影響がでてしまう。
なのに時短勤務で勤務時間は短いうえ、遅れても残業で取り返すのも難しい。さらにはまだ幼い娘はよく風邪をひき、突発で休まないといけなくなることがある。(とほほ…)
この逆境をくぐり抜けるためには
どれだけ数こなしたか効率よくやるかを追及するだけでは人間の限界があって届かない。
必要最低限やらないといけないことやバッファを見極めることが大事だ。
そんなわけで月単位で俯瞰できるガントチャート手帳を活用するようになったのだ。
私の使い方
具体的にはこんな感じで使っている。
ステップ1:可処分時間を可視化する
①横軸を上から3分類に分ける。
「事務手続き」「会議」「業務」
②「業務」に主たるプロジェクトを記入。
・作業期間(いつからいつまで⇔)
・納期(✕)
③「事務手続き」「会議」に
避けられない事務処理と会議を記入。
ほかにも②で書いた業務以外に受けたなら、
それも「業務」②の下に記入。
ステップ1完了後は、
横軸=作業内容ベースの視点から
縦軸=営業日ベースで捉える視点にとらえ直してみると、
②で書いた作業に集中できる縦軸が空白になっている日付=可処分時間が可視化される。
ステップ2:時間内にはまる段取りをつくる
①ステップ1で書き込んだ納期(✕)より
更に早い日付に「完了目標(○)」を記入。
=コンチプラン
②「思ったより時間ないやんけ…」と
ボーゼンと現実をひととき直視する。
《ガントチャート手帳最大の効果》
③現実を受け止め、あれもこれもやりたい、
仕上がりを万全にしたい欲を断捨離。
最短、最低限のTODOを記入する。
以上でスケジュール立案がめでたく完了だ。
スケジュールが崩壊する要因は
一言で言ってしまえば見積もりの甘さ。
・主たるプロジェクト以外のことをやる時間を
考慮してない。
・うまくいかなかったときのバッファを
想定してない。
・なのに期限から遠いうちは
「なんとかなるやろ、あとでなんとかしよ」
で見て見ぬふりをする。
ガントチャート手帳を活用することで、
このような無意識にやってしまう見積もりの甘さを机上でデバッグしている私だ。
ちなみにガントチャート手帳あれこれの前に、
「自分が注力する主たるプロジェクトをひとつに絞る」のが一番のミソで難しいスキルだったりする。
ワーママ生活に七転八倒する過去noteのお品書きはこちら。