デジタル化に駆け抜けた、この３か月を振り返る
こんにちは、naripokです。
この３か月の私の取り組みを振り返りながら、皆さまにもご紹介させていただきたいと思います。
私は社内でシステム部に所属しており、社内のシステムの導入や管理・運用を日々行っております。
ただ、私はシステムが作れません。プログラムもかけません。
「システム部に所属しているのにどうして？」という声が聞こえてきそうですが、弊社ではシステムは自前ではなく、社外で開発、または、社外で調達してくるものなので、必須ではないのです。
しかし、社内の簡単な業務課題に対する対応となると、自分で解決してくる知識が必要です。
そこで、私は業務課題を自力で解決するデジタル化への挑戦を2023年11月より開始しました。
ノーコードツールでデジタル化にチャレンジ
社内の課題とは
まずは「社内の課題って何？」ということから、社内の聞き込みをおこない、「こんな課題もあるんだ！」と再認識をしました。
ノーコードツールでデジタル化
ただすぐには課題解決するツールは作れません。
まずは身近な課題や社内で課題と考える簡単なものをノーコードツールを使い、いくつか作成しました。
いくつか作成していく中で、「ノーコードツールって知らないだけで、使ってみると結構なんでもできちゃうんだ！」ってことに感動をしたのをつい先日のように覚えています。
(初めて使う場合は、調べたりうまく動かなかったりかなり時間を要しますが、慣れると意外にサクサク作れるようになるので、おススメ！)
多様な意見
職場の方の意見やアドバイスを力に
ある程度、理解も進んだ年末、本格的にデジタルツールを使い、社内の課題を解決しようと、職場の方たちに私が考える社内の課題と対策について、共有し率直な意見をいただきました。本当に忙しい中、協力してくれた社内の仲間たちには感謝です。
その中で解決できそうな、かつ、解決したい社内の課題を選定し、2024年1月より作成を開始しました。
毎月の定期的な業務の自動化を目指す
解決したい業務
店舗を管轄している部署で、毎月同じような作業をおこなっており、「この作業をどうにかできないか」という耳にしました。
その部署では、とある理由から、あるフランチャイズ形態の店舗について、対象店舗分のデータを社内システムから抜き出し、オーナー宛てに毎月メールを送っているという事です。※細かい話をすれば、もっと細かい作業が中に含まれていますが、ここでは割愛します。
自動化をおこなう
ローカルアプリケーションや、Webアプリケーションを自動化できるPower automate desktopを主に使用し自動化に挑戦しました。
(Power automate desktopは、office内の操作だけでなく、パソコンのローカル上の操作も設定でき、幅広くRPAを使用できます。)
自動化をおこなったのは、「起動した社内システムに必要な情報を入力し、データを出力する事」、「出力し貯めこんだ対象店舗分のデータを各オーナー宛てに自動で送信する事」です。
簡単に自動化のフローを書いておりますが、「社内システムへの検索条件入力」や「フォルダへのデータの落とし込み」など、作成にはかなりの時間お苦労を費やしました。(最終的に完成して本当に良かった(´；ω；`))
この作成した自動化ツールを実際の担当部署や私の周りの方に使ってもらい、声をきいたところ、「出力から実行までできるのはすごい」「他の業務にも拡大できそう」というお褒めの言葉をもらうことができました。
当然ながら、要望や意見もいただいており、例えば、「自動で定期実行してほしい」や「オーナー別にデータを少し加工してほしい」「完了通知がほしい」という要望もいただいています。
改善できそうな箇所はすでに対応済みです。
実際の効果
実際の本格導入にはまだ至っておりませんが、導入したことによる自動化の効果は、現在の作業時間より月間で５時間、年換算で60時間の業務が削減できると考えております。
年間で考えると、かなりのインパクトで私としてはぜひ社内に導入していければと考えております。
今後として
今回自動化ツールを作成しましたが、以下課題をもっております。
私個人が作成したもので、私に何かあった際の対応が誰もできません。導入が本格的に進むようであれば、社内に知識の共有化を進めていくことが必要です。
また、今回は今やっている作業を自動実行する事で業務改善につなげましたが、あくまで付け焼刃のものです。その作業が発生している根本的原因は、「店舗でデータを分析・加工できない」事です。その根本的原因を解決することが本当の解決だと思っています。こちらで満足することなく、今後もデジタル化の知識をつけ、根本解決に向けた対応を進めてまいります。
最後に
このデジタル化にチャレンジした３か月、想像以上に大変道も険しいもので、正直何度も「もう限界だ！」と思っておりました。しかし、チャレンジ自体はとても有意義なもので、率直にやってみて良かったなと今では思えます。
また、この中で大変な経験を一緒に乗り越えた仲間にも出会えることができ、とても濃く、良い３か月でした。
これからもここで終わる事なく、デジタル化への飽くなきチャレンジを続けていきたいと思います。
ここまで読んでいただきありがとうございました。
それでは、また！