スライド作成時間の短縮のために行う3つのこと
自分のスライド(資料)作成時間がとても遅いことを知り、なぜ遅くなってしまったのか、そしてその改善方法をまとめました。
ちなみにスライドはこちらです。このスライドは、社外イベントの登壇のために作成したものです。
スライド作成時間が遅いことへの気づき
私は所属会社のCTOとの会話で、自分のスライド作成時間がとても遅いことに気づきました。上記のスライドについてCTOと話していたのですが、(引かないでほしいのですが)私はスライド作成に40時間~50時間くらいかけたのに対して、CTOは以前私よりもっと長い登壇時間のスライドを10時間未満で作成したそうです。私はとても長い時間をかけて資料を作成していたことになります。今後そういった時間を短縮することができないと、かなりの時間を費やしてしまうことになります。
作成時間が遅い原因を考えた
そこでなぜスライドの作成が遅いのか、2つの視点から考えてみました。
1つ目は自分の体験からの視点です。自分がスライドを作成した時に気づいた原因や改善点を元にしています。
2つ目は外部の知識からの視点です。1冊の本を参考にしつつ、自分の作業過程やスライドと照らし合わせて出てきた気づきを元にしています。参考にした本はこちらです。社内とありますが、社外にも利用できるノウハウも多く書かれています。
原因と対策
それらの視点から考えてみると、大きく3つのことが原因となっていることが分かりました。
1. スライドで何を伝えたいかを明確にしていなかった
私は今回の資料を作る際に、最初からいきなり発表できるネタをたくさん洗い出して、それをグルーピングして資料を作っていました。なぜそこから行ったか振り返ってみると「登壇時間に値する量の資料」を完成させることを目標にしていたことが起因かもしれません。登壇時間は25分あり、個人的にその時間量の発表は初めてだったので、不安などもありました。
ここで2つの問題点がありました。
1つ目は闇雲な作業を繰り返してしまったことです。文言の各ページで伝えたいポイントが明確でないために、書いた後に違和感を感じるが修正のための正解が分からず、ただひたすら修正作業を長時間繰り返してしまいました。
2つ目は余分な資料を作成していたことです。資料を作成した後に読み返すと、そもそも前後の文脈や全体として関わりが薄かったり、リスナーが別に知ろうとしていない余分なページも数多くありました。そういった不要なページの作成にも多くの時間をとってしまったと思います。
解決策としては、まずスライド作成ツールを開くのは禁止して、スライドの構成を落とし込むことです。これは参考にした本だけでなく、巷でもよく言われていますが、「何を伝えたいか、そのための構成の順序はどのようにするか、その過程でこのページはどの役目を持っているのか」を考える時間を取ることで、結果的に資料作成が早く終わります。
そしてどこまで落とし込めばいいのかというと、私は「ページごとの概要」までがいいと思っています。私は途中から実践しましたが、大まかな構成を用意しても、結局ページごとの繋がりが原因で何度も修正することが多くありました。ページごとの文言は実際作成するときに考えればいいと思いますが、ページごとの概要まではあらかじめ考えてもいいと思います。
構成を落とし込むための手法としては付箋に書いて並べ変えてみたり、フレームワークを用いるのも良いと思います。手法に関しては自分もまだ試行錯誤している段階です。
2. スライドの各要素や構成のガイドラインを明確に定めておらず、調整が必要になった
ここでいう要素や構成は以下のような一例になります。
## 各要素
- タイトル
- 本文
- 本文の中で強調させたい言葉・単語
- 階層化された箇条書きのサイズ
- 吹き出し文字
## 構成
- ブリッジスライドを含めるかどうか
- 構成図 + 箇条書き の構成
- 文章 + 構成図 の構成
ここでの問題点としては、こういった要素、構成のカラー、サイズ、配置を明確に決めておらず、毎回ページごとで見やすいように作ったり、最後にスライド全体で統一させるために各ページで調整作業が必要になってしまいました。
この解決策としては、自分の作ったスライドのノウハウを貯蓄したり、他の人の資料を参考にすることしかないと思っています。
できることであれば構成のリストやガイドラインを全てまとめ、それに従って書くことができればいいと思います。しかし、経験が少なかったり参考にするものがない状態で、構成のリストを並べてガイドラインを決めることは厳しいと思っています。なのでできることは、自分が作った資料のページの構成や要素をリスト化しておいたり、良いと思ったページをテンプレートとして残しておいて応用することや、他人が作った資料の良いと思った構成をそのまま模倣してみて、自分のテンプレートの1つにしてしまうことだと思っています。その過程で自分なりのガイドラインが完成し、次回作成する資料に簡単に導入できると思います。
3. 外部ツールで設計図を作成したので、本資料との調整に時間がかかった
今回のスライドは、「文章」と「システム設計図」が存在します。本スライドはGoogleSpreadシートを使用して文章を書き入れています。それとは異なりシステム構成図はdraw.ioで作成し、それを画像出力してシートに貼り付けています。なぜdraw.ioを使ったかというと、アイコンや機能が充実していて構成図を作成しやすく、業務で利用していたからです。
ここでの問題点は1つあります。それは、draw.ioから出力した画像サイズと、本スライドを調整することにとても時間がかかってしまうことです。draw.ioで設計図を完成させても、それを本スライドに落とし込もうとすると、サイズ調整の影響で設計図が見にくくなることがあります。また、後々ページの構成を変更した場合は、もう一度draw.io側で修正を行う必要があり、とても手間がかかります。
解決策としては、設計図も大きな理由がない限り本スライド内の機能を使って書くことです。幸いにも、AWSのシステム設計図に用いることができる公式アイコン集があります。また、GoogleSpreadシートでも構成図を書く際の機能に不足はないので、GoogleSpreadシート内で完結することができそうです。次回からはそれらを使いこなそうと思います。
今後
次回資料を作成するときは上記の3つのことを心がけるようにします。
また、資料や文章作成が手間なくできるように、これからも改善を重ねていきたいです。
理由は2つで、「コンテンツ」の質に時間をかけられるから、そしてアウトプットの量を増やすことができるからです。アウトプットの際に一番重視すべきは「コンテンツ」であり、資料や文章の作成はあくまでアウトプットの手段だと思っています。(もちろん手段も「伝え方」としてとても重要であり軽視しているわけではありませんが、)手段自体が重荷にならないことで、コンテンツ自体の質を向上させたり、アウトプットの量を増やすことができます。毎回改善を重ねて資料や文章作成が手間なくできるようにし、1番大事な技術力をもっと高めていきたいです。