Ｅｘｃｅｌマクロの活用
※本コラムは、2017/10/4に株式会社ジャストのコーポレートサイトへ投稿されたコラムの再掲となります。
私がExcelを初めて使ったのは２５年前のことで、出向先の企業で事務処理が手書きやワープロからパソコンへ移行し、仕事の都合上使わざるを得なくなった事がきっかけでした。 当時はExcel５が出たばかりで、操作方法がよくわからず、分厚い説明書を参考に、使いながら少しずつ覚えました。 また、業務上のデータ管理が必要でしたので、同時にExcel VBA（マクロ）を使い始め、簡単なプログラムを作って利用していました。 当時は現代と違いパソコンは私のような出向者には支給されず、パソコンの空いている時間を利用していたので、毎日のようには使えず「自前のパソコン購入」も考えましたが高価で買うことができず、基本の操作を修得するためにかなり時間がかかりました。
現在では、パソコンは１人１台が当たり前で、ほぼすべての人がExcelやWordを常識的に使用し、操作方法や関連情報の収集は本を買わなくともインターネットで簡単に調べることが出来、しかもパソコンの能力・機能が大幅にアップし、使いやすく便利になりました。
数多いソフトの中でExcelは計算・集計、関数やグラフ、テータベースの構築などで仕事の効率を高め、時間を短縮し、大いに役に立っています。 その上、更に仕事の時間短縮や大量のデータの自動処理などできるものがExcel VBAです。
面倒な写真の貼付け作業がデータベースからボタン一つで自由自在に処理することができ、また、最近では他のソフトとの連携も容易にできるようになりました。 しかしながら、表、グラフなどは型にはまった一定の処理をするので、レイアウト変更、文字の追記などは困難で、自由度はなくなります。
Excel VBAでプログラム作成を始めたころ、私もそうでしたが、
マクロの定義は英語だらけでよくわからない。
Excelを立ち上げてからどのように動かしいいのかわからない。
プログラムの定義が複雑すぎる。
など、最初の取り掛かりでつまずくこともありましたが、英単語を理解し、マクロ構成の方法やマクロの定義を本などで調べ、また、「マクロの記録」機能を活用したところ、何とか私でも使えるようになり、完成したプログラムが止まることなく動作したときは感動を覚えました。
ジャストに入社して間もなくこの経験を生かして、Excel VBAを使い「超音波探傷検査報告書作成システム」のソフト作成を始めましたが、ある程度まで出来上がると、使い勝手や機能の追加などについて名古屋営業所内で様々な要望が日々増え、最初に考えたイメージ以上の大きさや複雑さになってしまい、毎日現場を終わってから事務所に戻りたくないと思った時期もありました。（笑） 多数の要望の中でソフトの完成度に大きく貢献した部分は、データチェック機能で、これをマクロで自動処理したところ、人によるチェックの数十倍もの時間短縮が可能になり、ソフトウエアにはデータのチェック機能が欠かせないものであることを教わりました。
プログラムを作成するには少し時間がかかりますが、その分、完成すれば、業務の効率化を図る事が可能です。 これからの「働き方改革」の一つとして試してみてはどうでしょうか。
また、報告書作成のExcel VBAに興味がある方は是非声をかけてください。
これからはWordのマクロにも挑戦しようと思っています。
検査計画部
藤田