担当者がいなくても仕事が回るようにする業務改善案５選

ワークライフバランスが会社で推奨されるが、思う様にお休みが取れない事が多い。
その理由は業務に対して内容を詳しく知っている人が少ないからだと思う。
前回、自分や職場の同僚などから日ごろ相談を受ける事を一覧でまとめてみたが、その中で特定の担当者がいなくても仕事が回る仕組みを選び、どのようにしたら解決できるのかを詳しく考えてみた。

前回の記事は以下のnoteを参考

１．名前がわからなくても検索する仕組みが欲しい

・課題
店舗には無数の機器が存在しているが、同じ様な機器でも問い合わせ先が違う。
また名前がわからず「動画を見るためのiPad」などの抽象的な話になってしまい、表を作っても本当にわからない人に利用してもらえない。
コールセンターも存在しているが社員ではないため、細かい説明をすることができず、結局本部に問い合わせしないと解決しない。

・誰のため
店舗スタッフ（社員、パート含む）
システムの担当部署

・いつ発生するか？
機器が故障した時。
質問をしたい時。

・なぜ解決するのか？
問い合わせのための問い合わせのコール数削減を削減するため。
単純な問い合わせが増加する事で、重要な問い合わせが後回しになってしまうから。

・どうやって解決するのか？
画像認識によって機器名前とそれの利用用途、それに対応する問い合わせ先を表示する。

・現場の悩みをヒアリング
Q.わからない機器を説明する時どうしているか
A.スマートフォンで画像データを送っているが、メールも使い勝手が悪い上、画像データが重いと会社のメールサーバーではじかれてしまうので効率が悪い。
また、外部の端末をPCに接続できないため、使い慣れたPCに画像データを送って編集するもできない。

２．レジでお客様を待たせない仕組みが欲しい

・課題
店舗では使える商品券と使えない商品券があるが、簡易的な資料でも10ページに及ぶため、全て把握できない。
わからない場合、社員が呼ばれるため、お客様をお待たせする事になる。
珍しい商品券の場合、本部社員が判断する事になるが、実物を見られないため、判断が難しい。

・誰のため
店舗スタッフ（社員、パート含む）、経理部
年齢：１０代～６０代

・いつ発生するか？
お客様が商品券をお持ちになった時。

・なぜ解決するのか？
社員教育時間の削減につながる。
またお客様をお待たせする事が無くなるため、レジの回転率の向上が見込める。

・どうやって解決するのか？
画像認識によって商品の画像から有効な商品券かを判断。

３．作業を覚えて他社に共有する仕組みが欲しい

・課題
システム部の業務は専門的な内容が多い。
メンバー全体で同じレベルの回答が出来るよう努力はしているが、どうしてもバラつきが出てしまう。
会社として休暇中は仕事をしないように言われているが、特定の人がいないと業務が回らない現実がある。

・誰のため
本部社員（年齢：２０代～３０代）

・いつ発生するか？
休暇中や打ち合わせ中

・なぜ解決するのか？
休みや打ち合わせに集中したい。
特に最近は年次も上がり打ち合わせ機会が増えたので、自分がいない時に「○○はどうすればいいですか？」という様な質問を減らしたい。

・どうやって解決するのか？
自分が過去に対応した事例を一覧にまとめ、単語で検索するとその回答や進捗情報などが抜き出されるツール。
そこまで高度ではなくとも、マニュアルのありかを教えてくれるものでもよい。

４．機械的な申請書類は自動で作成してほしい

・課題
機器の手配をする時に様々な取引先に情報を渡さないといけないが、1か月に何店舗も新規と改装があり、その都度同じ書式で申請書を手書きするため、非常に手間がかかる。
手入力になっているので間違いも発生しやすい。

・誰のため
年齢：２０代～５０代

・いつ発生するか？
新店や改装店舗が発生した時。

・なぜ解決するのか？
取引先のフォームに合わせた申請書の書き方を教えるのはかなり大変で、一人でできるようになるまでは半年ほどかかる。
担当者以外に頼むことができないのに、申請も毎週のように発生する。
手作業のため、間違いが発生する。

・どうやって解決するのか？
Power Automateの様な自動化のツールを利用し、該当項目を見つけ出して、それを申請書に書き写す。
書類には余計な文字（例えば３台※４台の可能性あり）の様な場合、多い方を依頼しているので、そのあたりも加味してくれるようなツールになるとチェックの必要もなくなるはず。

・現場の悩みをヒアリング
Q.実際に利用するとしたらどのような機能を実装してほしいか？
A.資料を読み込めば必要項目抜き出して、申請フォーマットに落とし込んでほしい。
オープン日を参照して、特定の日付分の申請書を作成してほしい。
住所によってフォームが違うので自動で判別してほしい。
貸し出し用の機器を調べるのもping疎通が出来ない端末で自動判別してほしい。

５．定期的な進捗表は自動で作成できる仕組みが欲しい

・課題
本部社員には定期的にBIを利用して出力したデータを加工して、アップロードをしているが、特定の人が手作業で実施しているため、担当者が不在だとその作業が止まってしまう。
ピポッドテーブルでは表せない形式の資料も多く、長い間その形式を使っているため、運用を変える事が難しい。

・誰のため
本部社員（年齢３０代）

・いつ発生するか？
各部署に売上データ等を配信する時

・なぜ解決するのか？
BIで出力したデータをそのまま利用するのではなく、各部署に適した形式にして一覧にするが、そのやり方を一部の人しか知らないため、その人が休みになると作業が止まってしまう。

・どうやって解決するのか？
Power Automateを使ってBIから出力したデータを自動で加工してその後に関係部署にも送付する。
欲を言えばBIの出力までも自動でやってくれると検索条件も継承する必要がなくなるので、作業はさらに楽になる。