社内 LT 会運営の人の話
はじめに
こんにちは！デザインリードのつくもです。
自身がはたらく株式会社PHONE APPLI ( 以下 PA ) で、去年の秋から半年の間に月 1 回ほどの頻度で社内 LT ( ライトニングトーク ) 会を開催していました。
今回は、社内 LT 会の運営と登壇を行った経験から、その経緯や学んだことをシェアしたいと思います。
運営のきっかけ
今期は何をしようかと考えていた時に、自分自身の学びをインプット・アウトプットする機会が欲しかったことと、社内のつよつよエンジニアに知識共有をしてほしかったことから、その場所となる LT 会を企画・運営する人になろう！そして自分も登壇しちゃおう！となりました。
ありがたいことに私の上司 ( だけでなく PA の文化的に ) は、手を挙げるとたいていの事はやらせてくれるため、今回も快く背中を押してもらい、LT 会の実施に踏み出すことができました。
ちなみに上司は登壇もしてくれました。感謝・・・！
実施までにやったこと・決めたこと
今回やりたいこととしては「インプット・アウトプット機会の創出」だったため、複数回 LT 会を行うことを前提に準備しました。
運営メンバーの募集
ひとりで企画・運営をやりつつ登壇までこなすのは厳しいだろうということで、一緒に LT 会を運営してくれる仲間を探しました。
PA には組織貢献につながる活動などを有志をつのり工数を割くことのできる共同プロジェクトという制度があり、その有志募集ページに求人を出していました。
その結果、先輩エンジニアがこの LT 会プロジェクトへの参加表明をしてくれました。
また、プロジェクトメンバーとしてではないですが、社内 LT 会の運営経験がある先輩社員にもプロジェクト立ち上げの際にご協力いただきました。（ お二方とも、本当にありがとうございます！ )
人手が集まったので、実施に向けて募集要項、開催場所、開催日程を決めていきました。
特に参加募集対象については、後に全社向けの告知文に含める内容になるため、わかりやすくコンパクトに、そしてこのプロジェクトに前向きな印象を持ってもらえるように検討しました。
募集要項
PHONE APPLI で働くすべての人、として以下のような人物像をあげました。
自分で調べるだけでは出会わない知識を得られることに価値を感じてくれる人
アウトプットの技術を磨きたい人
自分の知識や考えを他の人に共有することで新たなコミュニケーションを生みたい人
開催場所・方法
告知やオンライン会議を開催する Teams チャネルを決めて、スレッドを立てました。
オフライン開催時でも、登壇中の質問募集やチャットでのにぎやかし、録画を残すことなどを考えて、Teams Meeting などのオンライン会議ツールを併用するのがよいと思います。
開催日程
定期開催か不定期開催かを決めるために、それぞれのメリットデメリットを出して比較検討しました。
定期開催には、覚えてもらいやすかったり準備がルーティン化できて楽といったメリットがありますが、開催曜日や時間帯を固定してしまうと、そこに定期的な会議がすでに入っている人がリアルタイムで参加できないといったデメリットがありました。
結果、今回のプロジェクトでは LT 会の運営におけるベストプラクティスを探るためにも、都度アンケートをとる方式の不定期開催にしてみよう、となりました。
以下の 2 つについて Teams のスレッドにアンケートを投げました。
参加しやすい時期 ( 月初 / 月中 / 月末 )
参加しやすい時間帯 ( 午前 / 午後2時間刻み / 定時後 )
LT 会実施期間にやったこと
プロジェクトの大枠が決まったら、いざ LT 会開催に向けて動き出します。
一回の LT 会の準備から振り返りまでの流れは以下の通りです。
事前アンケート
全社向けの告知
登壇者の募集・フォロー
LT 会当日に使うものの準備
参加記念 POAP の発行・配布
録画・発表資料の保存と保存場所の周知
参加後アンケートの集計・振り返り
これらについて簡単に説明していきます。
1. 事前アンケート
前の項ですこし触れた開催日程、その回で話したい・聞きたいテーマについてアンケートを実施しました。
Teams を使っている場合、投票のみなら Polls アプリを使うのが楽ですが、なにか案の募集をしつつ投票を行うようなアンケートの場合は Loop コンポーネントが使いやすいです。
2. 全社向けの告知
開催前、開催日当日、開催後に Teams スレッドで周知を行いました。
特に当日の周知が大事で、開催前の告知見逃してた！や参加できない予定だったけど直前で予定が空いたから見てみよう！という人を集めることができました ( 参加後アンケートからの知見 ) 。
3. 登壇者の募集・フォロー
開催日決定の告知を出すタイミングでアンケートによる募集を行いました。
だいたい 1 時間で 3 〜 4 人がちょうど良いです。それより多ければ開催日程を増やしたり、逆に少なければ 悩み中・・・ の方に声掛けをしたりして調整します。
4. LT 会当日に使うものの準備
LT 会の趣旨の説明、テーマと登壇者の紹介をするための全体投影用のスライド資料を準備しました。
前述した運営経験のある先輩社員からスライドのテンプレートをいただいたものを流用できたため、そこまで負担は大きくなかったです。
また、Forms を使用した参加後アンケートもここで用意しました。
アンケートページの QR をスライドの最後に含めておくと参加者を誘導しやすいです。
当日のチャットや質問の場として、会議チャットを使用する場合は特に用意は必要ないですが、Slido など別途ツールを使う場合は忘れずに準備しましょう。
5. 参加記念 POAP の発行・配布
必須でやるものではありませんが、参加後アンケートに回答してくれた方々に POAP という NFT を配布しました。
POAP については過去に書いた Qiita の記事があるので、興味があれば読んでみてください。
6. 録画・発表資料の保存と保存場所の周知
リアタイで見られなかった人や後から見返したい人のために、保存場所を用意して都度周知を行いました。
また、全 4 回の LT 会実施期間が終わったあとも、定期的に録画視聴の周知を行いました。
7. 参加後アンケートの集計・振り返り
オンラインホワイトボードツール使って、アンケートの集計とそれを踏まえた振り返り (KPT) を行いました。
これを元に次の LT 会の開催日時や告知方法などの改善を繰り返していきました。
わかったこと
意外だったのは、毎回の LT 会での登壇希望者が一定数おり、全然登壇者がいない！声掛けが大変！ということがほぼなかったことです。
( 第一回目以降はむしろ希望者が多く、2 日間にわけて開催していたくらいでした ) 。
よって、社内で LT 会の文化を根付かせるには登壇よりも運営のハードルを下げないといけないな・・・と痛感しました。
今後はだれでも運営できるような、というか運営が不要なシステムをつくれるとよいのかなと考えています。
おわりに
長くなってしまいましたが、最後までお読みいただきありがとうございます！
この記事が LT 会をやってみたいと考えている方の一助になることを願っています。
また、この記事を通して PA 社内の雰囲気を感じとってもらえたなら幸いです。
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