Gmailでメールの誤送信防止対策どうしたら良いか
企業においてGoogle Workspaceを導入していてGmailを利用している企業が多くあると思います。メールは非常に便利なコミュニュケーションツールの1つです。ただ、便利であるが故、企業からするとリスクがあるツールであることも事実です。例えば、メールの誤送信をきっかけとして情報漏洩が起こったり、本来送るべき人ではない人にメールを送ってしまって、混乱を与えたりなど、セキュリティ事故の事例は枚挙にいとまがない状態です。この記事ではメール誤送信の影響やGmailを利用する際の誤送信防止対策について記載していきます。
メール誤送信の種類とその影響
メール誤送信には様々な種類のものがあります。代表的なものが宛先間違え、添付ファイル間違え、宛先に大量の送付先を入れての同時送信です。これらはどれも企業の情報資産や顧客情報などの個人情報流出に繋がります。
これらの誤送信が原因となり、機密情報の漏洩、個人情報の漏洩、社内的信用の失墜などが起こります。メール1つで会社に多大な不利益を被る場合があるということです。また場合によっては損害賠償の請求がされる場合もあります。そこから裁判に発展するような事例もあります。企業におけるメールの誤送信対策は早いうちに対策をしておくべきです。
Gmailでの誤送信対策
Gmailの標準機能での誤送信防止の対策として「送信取り消し」という機能があります。この機能は送信取り消しまでの時間を指定することができます。5秒から30秒まで指定でき、この設定を行うことで指摘した秒数の間送信を自動的に保留されます。この秒数の間に間違えに気づいた場合はキャンセルすることができます。
これにより誤送信を防止できる可能性もあるのですが、最大でも30秒しか設定できないことや内容を自分で能動的に再確認しない限りその間違えに気づけないため誤送信対策としてあまり有効ではない場合が多いです。Gmailの標準機能では限られた対策しかできないですが、Chromeのプラグインを入れることで誤送信防止を行えますので、下記に記載します。
GMailSend Address Checkerでの誤送信対策
Gmailの誤送信対策で検索すると一番上に表示されるのが「GMailSend Address Checker」です。このツールはウェブブラウザのChromeとFirefoxのプラグインとして提供されている誤送信防止のためのツールになります。GMailSend Address Checkerでは下記のような項目を送信前に確認することができます。
送り主のメールアドレス
送り先のメールアドレス
Ccで指定してあるメールアドレス
Bccで指定してあるメールアドレス
件名
添付ファイルの内容
これらの項目を送信前に確認して全ての項目にチェックマークをクリックする必要があります。そのため送信者は上記内容を送信前に必ず確認する必要があり、誤送信してしまう可能性を非常に低くすることができます。
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